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Mantenere relazioni produttive e di fiducia con clienti e colleghi può essere difficile se non incontri mai la persona con cui stai lavorando. Eppure già prima del Covid era frequente avere rapporti di lavoro continuativi, spesso per diversi anni, con persone che non si erano mai fisicamente incontrate. Il lavoro "virtuale" è quello con chi non ha una vera e propria base di lavoro (un venditore per esempio) o con chi sta in un'altra città o in un altro paese. Questo tipo di lavoro era già da anni in forte aumento: il rapporto Gallup 2017 diceva che il 43% degli americani lavorava da remoto, o all'interno di una squadra con membri di culture e nazionalità diverse.
Il lavoro da remoto richiede un insieme di capacità sociali e interpersonali ancora più forti che nel lavoro face to face: saper gestire in modo proattivo le interazioni, stabilire norme di comunicazione, costruire un rapporto con i colleghi, dimostrare cooperazione.Mentre la tecnologia e il lavoro virtuale sono progrediti enormemente negli ultimi anni, la nostra preparazione a questo modo di lavorare non è andata di pari passo. Ma se guardiamo gli studi condotti negli ultimi 30 anni sul virtual work, vediamo che i lavoratori più efficaci si impegnano in una serie di strategie e comportamenti che Barbara Z. Larson and Erin E. Makarius chiamiamo “Intelligenza Emotiva Virtuale".
Due set di abilità contribuiscono all'Intelligenza Emotiva Virtuale: 1) stabilire "regole di ingaggio" 2) costruire e mantenere la fiducia. Questi due set di abilità sono rilevanti per tutte le persone che lavorano da remoto, compresi i colleghi dello stesso ufficio che interagiscono virtualmente. 1) STABILIRE "REGOLE DI INGAGGIO" Quando si lavora con qualcuno face to face le "regole di ingaggio" normalmente si definiscono ed evolvono in modo spontaneo e naturale: si impara a conoscersi, si hanno tante occasioni per interagire, si capisce come avere incontri o riunioni produttivi. Nel lavoro virtuale, invece, queste "regole di ingaggio" richiedono una conversazione dedicata, e i colleghi virtuali dovrebbero discuterle e definirle insieme. Ecco alcuni ambiti ovvi su cui concordare regole:Strumenti di comunicazione. Una volta che sai che lavorerai virtualmente con qualcuno su base regolare, perchè non avere una conversazione per condividere la tecnologia disponibile e i mezzi di comunicazione che userete per restare in contatto? Ad esempio “ci invieremo un'e-mail per questioni semplici e non urgenti, useremo Zoom o Teams quando c'è qualcosa di complesso da condividere. I messaggini serviranno solo per messaggi urgenti, o per aspetti logistici e di calendario, ma non devono diventare una modalità di confronto." Momenti della giornata Possiamo chiarire con i colleghi quali ore del giorno sono migliori per chiamare, vedersi in video o scriversi.Forse ci sono addirittura alcuni giorni della settimana da evitare, per qualche specifica ragione. Stabilire queste regole di base all'inizio di una relazione di lavoro virtuale permette il rispetto reciproco e consente di risparmiare tempo, evitando inutili tentativi di contatto. File condivisi Se si sta collaborando su documenti o altri file elettronici, occorre stabilire un processo che eviti di eliminare inavvertitamente aggiornamenti o creare più versioni dello stesso file. I servizi cloud di file sharing aiutano a monitorare le revisioni dei file comuni, ma è comunque saggio avere un protocollo per evitare lavori persi o duplicati. 2) COSTRUIRE E MANTENERE LA FIDUCIA Due tipi di fiducia sono importanti nel lavoro virtuale: - la fiducia relazionale (posso fidarmi delle intenzioni e della collaborazione di questa persona) - la fiducia sulle competenze (posso fidarmi che questa persona sia competente e affidabile) Costruire la fiducia relazionale
E' indispensabile introdurre elementi umani, di empatia, nel lavoro virtuale. Alcune persone lo fanno iniziando le conversazioni con domande non legate al lavoro, tipo “come vanno le cose?" o " com'è andato il weekend?" Evitiamo di fare domande troppo personali o di sopraffare il collega con dettagli sulla nostra vita, ma ricordiamoci che la relazione va costruita non solo sul piano della To Do List. Questo è vero anche nei rapporti face to face, ma in remoto diventa fondamentale.Manteniamo un approccio professionale, ma proviamo a far sentire un pò della nostra "autenticità". Costruire la fiducia sulle competenze
-Possiamo condividere il nostro background e le nostre esperienze, se aiutano a portare avanti il lavoro. Ad esempio, su un progetto di sviluppo di nuovi prodotti, qualcuno potrebbe dire: “vorrei occuparmi dell'analisi di mercato, perchè si concentra su un settore che ho studiato l'anno scorso in un altro progetto." -Dobbiamo essere proattivi nel portare avanti le nostre attività e nell'aggiornare regolarmente gli altri su dove siamo. In questo modo mostriamo rispetto e interesse. -Dobbiamo rispondere alle e-mail in modo rapido e appropriato. E dobbiamo scrivere delle mail chiare ed efficaci, mettendoci sempre nei panni del ricevente. Sembra ovvio, ma moltissime relazioni di lavoro virtuali sono difficili e faticose a causa di una modalità di scambio incoerente, intempestiva, negativa o addirittura assente. Il silenzio fa molto in fretta a distruggere la fiducia. Il consiglio è di rispondere alle e-mail non urgenti entro un giorno lavorativo (prima, se urgenti), e comunque, se non si può rispondere subito, di mandare un breve riscontro di ricezione, lasciando che il collega sappia che abbiamo visto la sua richiesta e che avrà una risposta entro il ... ! E' necessario fare uno sforzo tutti insieme per sviluppare queste abilità, per collaborare in un mondo che è sempre più virtuale e mutevole. La maggior parte di noi è stata abituata a dinamiche che si evolvevano naturalmente all'interno di uno spazio fisico comune, ma oramai questo non funziona più.
www.giuliasirtori.com The Colours of Coaching#coaching #smartworking #virtualmeetings #intelligenzaemotiva #tecnologiaallavoro #trust #fiducia #remoteworking #teamwork #leadership #teamleadership
Il lavoro da remoto richiede un insieme di capacità sociali e interpersonali ancora più forti che nel lavoro face to face: saper gestire in modo proattivo le interazioni, stabilire norme di comunicazione, costruire un rapporto con i colleghi, dimostrare cooperazione.Mentre la tecnologia e il lavoro virtuale sono progrediti enormemente negli ultimi anni, la nostra preparazione a questo modo di lavorare non è andata di pari passo. Ma se guardiamo gli studi condotti negli ultimi 30 anni sul virtual work, vediamo che i lavoratori più efficaci si impegnano in una serie di strategie e comportamenti che Barbara Z. Larson and Erin E. Makarius chiamiamo “Intelligenza Emotiva Virtuale".
Due set di abilità contribuiscono all'Intelligenza Emotiva Virtuale: 1) stabilire "regole di ingaggio" 2) costruire e mantenere la fiducia. Questi due set di abilità sono rilevanti per tutte le persone che lavorano da remoto, compresi i colleghi dello stesso ufficio che interagiscono virtualmente. 1) STABILIRE "REGOLE DI INGAGGIO" Quando si lavora con qualcuno face to face le "regole di ingaggio" normalmente si definiscono ed evolvono in modo spontaneo e naturale: si impara a conoscersi, si hanno tante occasioni per interagire, si capisce come avere incontri o riunioni produttivi. Nel lavoro virtuale, invece, queste "regole di ingaggio" richiedono una conversazione dedicata, e i colleghi virtuali dovrebbero discuterle e definirle insieme. Ecco alcuni ambiti ovvi su cui concordare regole:Strumenti di comunicazione. Una volta che sai che lavorerai virtualmente con qualcuno su base regolare, perchè non avere una conversazione per condividere la tecnologia disponibile e i mezzi di comunicazione che userete per restare in contatto? Ad esempio “ci invieremo un'e-mail per questioni semplici e non urgenti, useremo Zoom o Teams quando c'è qualcosa di complesso da condividere. I messaggini serviranno solo per messaggi urgenti, o per aspetti logistici e di calendario, ma non devono diventare una modalità di confronto." Momenti della giornata Possiamo chiarire con i colleghi quali ore del giorno sono migliori per chiamare, vedersi in video o scriversi.Forse ci sono addirittura alcuni giorni della settimana da evitare, per qualche specifica ragione. Stabilire queste regole di base all'inizio di una relazione di lavoro virtuale permette il rispetto reciproco e consente di risparmiare tempo, evitando inutili tentativi di contatto. File condivisi Se si sta collaborando su documenti o altri file elettronici, occorre stabilire un processo che eviti di eliminare inavvertitamente aggiornamenti o creare più versioni dello stesso file. I servizi cloud di file sharing aiutano a monitorare le revisioni dei file comuni, ma è comunque saggio avere un protocollo per evitare lavori persi o duplicati. 2) COSTRUIRE E MANTENERE LA FIDUCIA Due tipi di fiducia sono importanti nel lavoro virtuale: - la fiducia relazionale (posso fidarmi delle intenzioni e della collaborazione di questa persona) - la fiducia sulle competenze (posso fidarmi che questa persona sia competente e affidabile) Costruire la fiducia relazionale
E' indispensabile introdurre elementi umani, di empatia, nel lavoro virtuale. Alcune persone lo fanno iniziando le conversazioni con domande non legate al lavoro, tipo “come vanno le cose?" o " com'è andato il weekend?" Evitiamo di fare domande troppo personali o di sopraffare il collega con dettagli sulla nostra vita, ma ricordiamoci che la relazione va costruita non solo sul piano della To Do List. Questo è vero anche nei rapporti face to face, ma in remoto diventa fondamentale.Manteniamo un approccio professionale, ma proviamo a far sentire un pò della nostra "autenticità". Costruire la fiducia sulle competenze
-Possiamo condividere il nostro background e le nostre esperienze, se aiutano a portare avanti il lavoro. Ad esempio, su un progetto di sviluppo di nuovi prodotti, qualcuno potrebbe dire: “vorrei occuparmi dell'analisi di mercato, perchè si concentra su un settore che ho studiato l'anno scorso in un altro progetto." -Dobbiamo essere proattivi nel portare avanti le nostre attività e nell'aggiornare regolarmente gli altri su dove siamo. In questo modo mostriamo rispetto e interesse. -Dobbiamo rispondere alle e-mail in modo rapido e appropriato. E dobbiamo scrivere delle mail chiare ed efficaci, mettendoci sempre nei panni del ricevente. Sembra ovvio, ma moltissime relazioni di lavoro virtuali sono difficili e faticose a causa di una modalità di scambio incoerente, intempestiva, negativa o addirittura assente. Il silenzio fa molto in fretta a distruggere la fiducia. Il consiglio è di rispondere alle e-mail non urgenti entro un giorno lavorativo (prima, se urgenti), e comunque, se non si può rispondere subito, di mandare un breve riscontro di ricezione, lasciando che il collega sappia che abbiamo visto la sua richiesta e che avrà una risposta entro il ... ! E' necessario fare uno sforzo tutti insieme per sviluppare queste abilità, per collaborare in un mondo che è sempre più virtuale e mutevole. La maggior parte di noi è stata abituata a dinamiche che si evolvevano naturalmente all'interno di uno spazio fisico comune, ma oramai questo non funziona più.
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