I PILASTRI DELLA FIDUCIA. ANCHE NEI TEAM “DISPERSI”

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by Lane 4 - Stephen Covey - Patrick Lencioni
È vero che la tecnologia ha reso possibile il lavoro a distanza, ma ha anche generato conseguenze non sempre positive, che meritano attenzione e devono essere gestite. Uno degli aspetti più importanti da affrontare è la diminuzione del livello di fiducia, e la fiducia è la base del lavoro in team.
Lencioni, di Covey, e l' Aristoteles Study di Google non fanno che ribadire che la fiducia è il singolo fattore che distingue i team eccellenti: senza fiducia, un team non è un team, è solo un gruppo di persone sedute intorno a un tavolo, o di fronte a un pc. Quando ti fidi dei tuoi colleghi, dedichi meno tempo a coprirti le spalle, condividi più volentieri le informazioni, sei più proattivo e più focalizzato nel lavoro, sei più ottimista. Dai e chiedi più volentieri feedback, e costruisci insieme agli altri una performance superiore.
Il fatto è che la fiducia non è una cosa che accade, come il meteo: va costruita e manutenuta. Ci può voler tanto tempo per crearla, e può bastare un attimo per distruggerla. Quali sono allora i componenti della fiducia? E come attivarci per costruirli e mantenerli nel tempo?Secondo la "TRUST EQUATION" distillata da Covey e molti altri, questa è più o meno la formula: TRUST = ( CREDIBILITY+RELIABILITY+INTIMACY ) / PERSONAL INTEREST
C'è da dire subito una cosa, che riprenderò più avanti: per ognuno di noi questi elementi possono essere importanti in modo diverso.
Alcuni privilegiamo l'affidabilità e possono soprassedere sugli altri due aspetti; per altri l'intimacy è indispensabile, e credibility e reliability da sole non saranno mai sufficienti. Dobbiamo parlarci, confrontarci, per capire cosa ci accomuna e cosa ci differenzia, in modo da dare a ciascuno ciò gli/le serve di più.

CREDIBILITY - Credibilità Sei credibile se sei preparato e onesto intellettualmente- sai quello che dici- approfondisci con curiosità, studi, ti informi sul lavoro degli altri- parli con chiarezza e sintesi, senza "fare fumo"- ammetti quando non sai e non ti arrampichi sugli specchi- riconosci i tuoi errori- sei coerente, non cambi idea ogni momento- se cambi idea, spieghi perchè- chiedi e dai feedback
La credibilità è un lavoro di preparazione, di studio e di onestà e chiarezza di comunicazione. E' un pò più semplice faccia a faccia, perché molte informazioni rischiano di perdersi tra email, telefonate, web conferences confuse, dunque va particolarmente curata.
RELIABILITY - Affidabilità Sei affidabile se rispetti gli impegni e sei autentico:- fai quello che dici- dici quello che fai- mantieni le promesse- rispetti le scadenze- tieni le persone aggiornate su quello che fai e a che punto sei- dici quello che pensi - difendi le tue posizioni- esprimi dissenso con rispetto- chiedi e dai feedback
Quando lavori nello stesso ufficio è un po' più facile sapere se le persone stanno lavorando, capire cosa stanno facendo e quanto impegno ci stanno mettendo, anche se non è affatto scontatio. A distanza è di sicuro fondamentale creare meccanismi che permettano di tenersi allineati, dare responsabilità, far rispettare gli impegni.
INTIMACY - Empatia / VicinanzaSei empatico se ti interessi agli altri: - chiedi con interesse- ascolti con interesse- accetti la diversità- apprezzi la diversità- apprezzi gli altri in generale, noti il buono che c'è- ti metti nei panni altrui - dai aiuto - parli di te, dici cosa ti capita , difficoltà, dubbi, paure- chiedi e dai feedback- riconosci e celebri gli altri
L'empatia è forse l'elemento più delicato, perchè siamo essere emozionali e la vicinanza fisica aiuta enormemente a stabilire quella connessione su cui si costruisce la fiducia.Ma le emozioni passano anche attraverso la voce, lo sguardo, la postura, dunque gli strumenti digitali ci consentono comunque di lavorarci, ed è proprio su questo che la nostra attenzione deve concentrarsi, proprio perchè è l'area più delicata.
Check List per costruire fiducia in un team remoto?
1. Farsi un self check quotidianoSe prendiamo la Trust equation, vediamo che la fiducia non è una cosa magica, che accade chissà come: è fatta di comportamenti precisi e concreti, e si costruisce e distrugge ogni giorno, in un processo continuo. Può essere distrutta anche da un solo gesto.Allora ogni giorno possiamo prendere la descrizione della Trust Equation e chiederci:Io cosa ho fatto oggi per dimostrare credibilità? Io cosa ho fatto oggi per dimostrare affidabilità? Io cosa ho fatto oggi per dimostrare empatia? Cosa posso fare domani meglio di oggi?
2. Riconoscere e rispettare le persone e le loro differenzeI team dispersi mostrano differenze culturali, dato che sono distribuiti in più paesi del mondo ed esprimono culture, stili e approcci diversi. Ci sono culture, come quella anglosassone per esempio, in cui la fiducia è basata sullo svolgimento dei compiti, e si costruisce attraverso le attività di business e le azioni pratiche.In altre culture, come quella brasiliana o cinese, la fiducia è invece molto più legata ad aspetti relazionali, e ha bisogno di essere costruita con attività extra business. Dobbiamo essere consapevoli di queste differenze, e adattare il nostro comportamento ai diversi membri del nostro team. Se non è che se siamo tutti sullo stesso fuso orario e nella stessa nazione allora questo non vale: indagare, riconoscere e rispettare le differenze è sempre importante.
3. Entrare in connessione su un piano più personale nelle riunioni on lineLe conversazioni alla macchina del caffè connettono i colleghi anche su un piano personale, creano vicinanza, permettono di stabilire le similarità gli uni con gli altri. Ma un team remoto non può avere conversazioni alla macchina del caffè. Quindi, un buon modo per ottenere lo stesso risultato è dedicare del tempo, all'inizio di ogni online meeting, per permettere alle persone di condividere le cose più importanti successe di recente, sia su un piano professionale sia su un piano personale, così da consentire ai partecipanti di entrare in connessione gli uni con gli altri ad un livello più profondo, rafforzando la fiducia reciproca.
4. Essere trasparenti e lineari su priorità e informazioni. Chiedere a tutti di esserloI team remoti hanno meccanismo di interazione più complessi. Ci possono essere, ancora più che in ufficio, scambi privati, che rimangono sotto traccia, causando rabbia o frustrazione o confusione, e a un certo punto vengono alla superficie, impattando negativamente sull'efficacia del team.I leader possono prevenire questi fenomeni essendo, innanzitutto loro, assolutamente trasparenti, comunicando chiaramente e ripetutamente le priorità e le linee guida del lavoro, e tenendo tutti sempre aggiornati sugli avanzamenti dei progetti, sui cambiamenti che emergono e sulle ragioni di questi cambiamenti.E devono invitare ogni team member ad essere altrettanto chiaro e trasparente in riunione, chiedendo a ciascuno, e dando a ciascuno la parola.Infine, deve trovare un modo per assicurarti che le persone si parlino frequentemente, si tengano regolarmente aggiornate e in contatto, fuori dalle riunioni comuni.
5. Essere rigorosiE' fondamentale, a distanza ancora più che in ufficio, darsi delle regole di interazione, decidere insieme "Le nostre regole per lavorare bene insieme".Ed è fondamentale rispettarle, quelle regole, con attenzione e rispetto. E' compito del team leader, ed è compito di ogni membro del team ricordarle, agirle, e farle rispettare.Potete / Dovete decidere insieme il vostro "Patto di team", i valori chiave che volete ispirino le vostre riunioni e le vostre interazioni a distanza, e anche i comportamenti concreti e pratici da cui vedrete che li state rispettando.E poi, ogni volta che fate un meeting on line, utilizzate i primi minuti per mostrare di nuovo la slide con quelle regole, e poi fermatevi, ogni 20' per rimettere quella slide, e chiedere a ciascuno: "che voto diamo a come stiamo lavorando insieme?" "stiamo rispettando le nostre regole?" "cosa vogliamo aggiustare da qui in avanti?". Invitate, durante la riunione, chiunque noti che non state rispettando una regola importante, ad alzare la mano e attirare l'attenzione degli altri.
E questo vale anche per tutte le interazioni 1-1. Per esempio, serve essere molto molto molto attenti con l'uso delle mail e delle chat nel chiedere aiuto alle persone. Questo vale nella vita face to face in ufficio, ed è ancora più vero lavorando da remoto. Le persone non sono a nostra disposizione quando abbiamo bisogno di qualcosa, e noi non siamo il centro del mondo, anche se siamo il capo. Dunque che ne dite di indicare SEMPRE nei vostri messaggi per quando avete bisogno di una risposta? Ovviamente non potete pensare che tutto sia urgente, per ora, per ieri. Perchè non lo è. Dobbiamo rispetto e fiducia alle persone che lavorano con noi! E che dite di segnarvi tutti i quesiti che vi vengono, per poi decidere quando e se inviarli, invece che pingarli uno dopo l'altro, a caso, quando vi vengono in mente?
Questa modalità è stressante, confusiva, disturbante e inefficace. E di certo non aumenta il livello di fiducia.

6. Delegare bene, e dare vero empowerment alle persone I capi maniaci del controllo impazziscono in condizioni di lavoro a distanza, ma dopo un pò capiscono che c'è un solo modo per creare fiducia e ottenere risultati: delegare bene, decidere quali e quanti check point faremo, e permettere alla gente di fare il suo lavoro.Gli episodi di "costante presenza on line" , costante contatto, riunioni appiccicate le une alle altre, continuo scambio via chat sono malsani, e rendono evidenti quante siano malsane le abitudini che abbiamo preso nel lavoro "dal vivo"!! Dobbiamo abbandonare queste modalità, per il bene della nostra e altrui salute mentale, e per il bene del risultato che vogliamo produrre insieme.
7. CelebrareRiconoscere chi fa un buon lavoro, in 1-1 e in pubblico; festeggiare un successo, o gli step di un successo. Quanto lo facciamo nel mondo "live"? Poco.Ecco, già non va bene nel mondo reale, figuriamoci nel mondo virtuale, dove tutto rischia di essere veloce, transazionale, confuso!

Fine della Check List.
Vi suggerisco di prendervi un po' di tempo per riflettere sui vostri comportamenti e sulle dinamiche del vostro team.
Vi suggerisco di condividere le vostre riflessioni col vostro team
E poi Agite!


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