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Chiunque di noi per lavorare DEVE sapere scrivere, un team leader in modo particolare.Le mail sono uno strumento di comunicazione che è fondamentale utilizzare con sapienza e maestria. E lo sono ancora di più in una condizione di lavoro a distanza. Ecco qualche indicazione molto preziosa, da parte di Mindtools per allenarci a prestare attenzione, con poco sforzo, ad aspetti piccoli ma molto importanti, che rischiano di minare l'attenzione rivolta ai nostri messaggi virtuali, la loro comprensione, e quello che ne seguirà o meno in termini di azioni concrete.
REGOLA N° 1: UTILIZZATE IL GIUSTO TONOSi può essere tentati di inviare una email velocemente quando si ha fretta, senza pensare attentamente a chi la riceverà, a quello che sta dicendo, a come verrà percepito il messaggio. Quindi è importante considerare a chi si sta "parlando" e quale azione si desidera da quella persona, prima di iniziare a scrivere. Una buona regola da seguire è di rivolgersi alle persone in una mail come si farebbe di persona. Per esempio, fare una richiesta veloce o dare istruzioni senza un "ciao" o un "grazie" sarà probabilmente considerato scortese e irriguardoso verso l’impegno altrui. Quindi, assicuratevi che tutti i vostri messaggi di posta elettronica siano cortesi e rispettosi, iniziate sempre con un saluto, evitate di scrivere in maiuscolo, cosa che suggerisce rabbia e aggressività, evitate le emoticons (salvo con le poche persone con cui c’è un rapporto personale consolidato e se la mail è solo per quella persona), chiudete sempre con un saluto.
REGOLA N° 2: USATE "REPLY" NON "REPLY ALL"Quante volte siete stati messi in copia in uno scambio di email che non era per voi rilevante, o che non richiedeva la vostra azione? Ci sono sicuramente buone probabilità che questo sia accaduto spesso, e si sa come può essere frustrante."Reply All» è uno strumento utile per mantenere più membri di un team nel loop, o per documentare le decisioni del gruppo, ma molte persone lo usano senza considerare chi dovrebbe ricevere le loro mail. Quindi, valutate se è necessario fare «Reply ALL" o se basta rispondere solo al mittente. E pensate, quando a scrivere siete voi, se l'utilizzo del "cc" (copia carbone) o "ccn" (copia carbone nascosta) è utile, e se lo è , mettete in copia solo le persone cui è veramente utile ricevere quella mail.
REGOLA N° 3: KEEP IT SHORTEmail brevi e concise che contengono solo i dettagli importanti sono molto più efficaci di quelle lunghi o prolisse. Se state facendo fatica a scrivere un messaggio breve, considerate anche se la materia non è troppo complessa. Forse c’è un altro modo di comunicare, più efficace della mail? Forse un incontro face-to-face o una telefonata renderebbero la cosa più chiara e semplice? Forse è meglio mettere le informazioni in un documento specifico?
REGOLA N° 4: RICORDATEVI GLI ALLEGATIQuante volte avete mandato una mail senza allegare il documento in questione? O avete inserito un link che non funzionava? O allegato il file sbagliato?Questi errori possono spesso essere risolti rapidamente con una mail di follow-up, ma essa si aggiungerà al gran volume di messaggi che le persone ricevono ogni giorno, e potrà apparire poco professionale o da smemorati.Consiglio di aggiungere i file appena iniziate la stesura del vostro messaggio, e di controllare sempre tutti i link con attenzione. E siate sicuri di aver messo l’allegato giusto controllandolo sempre prima di spedire
REGOLA N° 5: SCRIVETE ALLA PERSONA GIUSTAOggi i provider di posta elettronica utilizzano sempre più sistemi di "auto-filling," testo predittivo e "thread" (o "visualizzazione per conversazione"), che possono aumentare il rischio di inviare il messaggio alla persona sbagliata.Questo può essere imbarazzante, ma significa anche che la vostra mail non arriva al vero destinatario, a meno che qualcuno vi segnali l’errore. Più seriamente, è a rischio la distribuzione di informazioni sensibili alle persone sbagliate, con danni la reputazione della vostra organizzazione. Così, controlla bene gli indirizzi prima di inviare.
REGOLA N° 6: SIATE CALMI E CENTRATIUna delle cose buone delle mail è che non è necessario rispondere immediatamente.È particolarmente importante rinviare nel tempo la risposta quando siete stressati, arrabbiati o turbati – se inviate un messaggio "nel furore del momento", non è più possibile tornare indietro (anche se alcuni client di posta elettronica hanno una limitata possibilità di "annullare" o "recuperare" il messaggio). Queste e-mail possono danneggiare i vostri rapporti di lavoro, o anche essere usate come prova contro di voi. Quindi attendete fino a quando vi siete calmati e siete in grado di pensare chiaramente e razionalmente.
REGOLA N° 7: METTETE LE MAIL IN BOZZA PRIMA DI INVIARLE Può dare soddisfazione inviare una email appena finito di scriverla, in modo da «toglierla dalla to do list»Ma considerate attentamente l’effetto che può fare a chi riceve la vostra mail vedere che l’avete mandata di notte o nel week end .Che opinione si faranno del vostro modo di gestire il tempo? I vostri collaboratori si sentiranno sotto pressione e obbligati a rispondere fuori dell'orario di lavoro? Molti email providers consentono un invio ritardato o un invio programmato, e questa funzione può essere particolarmente utile. Usatela!
REGOLA N° 8: UTILIZZATE TITOLI PRECISICome abbiamo detto, la posta elettronica è più efficace quando il messaggio è breve e va dritto al punto. Dunque è importante iniziare con un oggetto chiaro, in modo che la gente sappia cosa aspettarsi quando apre la mail. Di cosa parla la vostra mail? C'è una scadenza importante? Volete che chi la riceve faccia qualcosa entro un certo tempo? È urgente o non urgente? Personalizzate il vostro titolo in modo che il destinatario possa dare alla mail il giusto livello di attenzione
REGOLA N° 9: RILEGGETE, RILEGGETE, RILEGGETERileggere e correggere le tue mail è una delle cose più importanti da fare.Ci vogliono solo pochi minuti, ed aiuta a trovare errori di grammatica, di ortografia e di punteggiatura, che danno sempre alle mail un tono poco professionale e sciatto insieme.Infine, non aggiungete l'elenco dei destinatari fino a quando la mail non è finita! Mettete i nomi dei destinatari SOLO alla fine, quando è pronta. Questo vi mette al riparo dal rischio di inviare accidentalmente un messaggio prima che sia completo, prima di aver aggiunto l’ allegato, e prima di avere ricontrollato e corretto tutto ciò che richiede una correzione.
REGOLA N° 10: NON INVIATE MAIL NON NECESSARIESiccome l'e-mail è così facile e veloce, può diventare il vostro metodo di comunicazione predefinito con il vostro Team. Tuttavia, è importante ricordare che la posta elettronica è anche impersonale, e se ne abusate rischiate di perdere il contatto con le persone. Le mail non sono un sostituto delle conversazioni face to face o dei colloqui telefonici.
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REGOLA N° 1: UTILIZZATE IL GIUSTO TONOSi può essere tentati di inviare una email velocemente quando si ha fretta, senza pensare attentamente a chi la riceverà, a quello che sta dicendo, a come verrà percepito il messaggio. Quindi è importante considerare a chi si sta "parlando" e quale azione si desidera da quella persona, prima di iniziare a scrivere. Una buona regola da seguire è di rivolgersi alle persone in una mail come si farebbe di persona. Per esempio, fare una richiesta veloce o dare istruzioni senza un "ciao" o un "grazie" sarà probabilmente considerato scortese e irriguardoso verso l’impegno altrui. Quindi, assicuratevi che tutti i vostri messaggi di posta elettronica siano cortesi e rispettosi, iniziate sempre con un saluto, evitate di scrivere in maiuscolo, cosa che suggerisce rabbia e aggressività, evitate le emoticons (salvo con le poche persone con cui c’è un rapporto personale consolidato e se la mail è solo per quella persona), chiudete sempre con un saluto.
REGOLA N° 2: USATE "REPLY" NON "REPLY ALL"Quante volte siete stati messi in copia in uno scambio di email che non era per voi rilevante, o che non richiedeva la vostra azione? Ci sono sicuramente buone probabilità che questo sia accaduto spesso, e si sa come può essere frustrante."Reply All» è uno strumento utile per mantenere più membri di un team nel loop, o per documentare le decisioni del gruppo, ma molte persone lo usano senza considerare chi dovrebbe ricevere le loro mail. Quindi, valutate se è necessario fare «Reply ALL" o se basta rispondere solo al mittente. E pensate, quando a scrivere siete voi, se l'utilizzo del "cc" (copia carbone) o "ccn" (copia carbone nascosta) è utile, e se lo è , mettete in copia solo le persone cui è veramente utile ricevere quella mail.
REGOLA N° 3: KEEP IT SHORTEmail brevi e concise che contengono solo i dettagli importanti sono molto più efficaci di quelle lunghi o prolisse. Se state facendo fatica a scrivere un messaggio breve, considerate anche se la materia non è troppo complessa. Forse c’è un altro modo di comunicare, più efficace della mail? Forse un incontro face-to-face o una telefonata renderebbero la cosa più chiara e semplice? Forse è meglio mettere le informazioni in un documento specifico?
REGOLA N° 4: RICORDATEVI GLI ALLEGATIQuante volte avete mandato una mail senza allegare il documento in questione? O avete inserito un link che non funzionava? O allegato il file sbagliato?Questi errori possono spesso essere risolti rapidamente con una mail di follow-up, ma essa si aggiungerà al gran volume di messaggi che le persone ricevono ogni giorno, e potrà apparire poco professionale o da smemorati.Consiglio di aggiungere i file appena iniziate la stesura del vostro messaggio, e di controllare sempre tutti i link con attenzione. E siate sicuri di aver messo l’allegato giusto controllandolo sempre prima di spedire
REGOLA N° 5: SCRIVETE ALLA PERSONA GIUSTAOggi i provider di posta elettronica utilizzano sempre più sistemi di "auto-filling," testo predittivo e "thread" (o "visualizzazione per conversazione"), che possono aumentare il rischio di inviare il messaggio alla persona sbagliata.Questo può essere imbarazzante, ma significa anche che la vostra mail non arriva al vero destinatario, a meno che qualcuno vi segnali l’errore. Più seriamente, è a rischio la distribuzione di informazioni sensibili alle persone sbagliate, con danni la reputazione della vostra organizzazione. Così, controlla bene gli indirizzi prima di inviare.
REGOLA N° 6: SIATE CALMI E CENTRATIUna delle cose buone delle mail è che non è necessario rispondere immediatamente.È particolarmente importante rinviare nel tempo la risposta quando siete stressati, arrabbiati o turbati – se inviate un messaggio "nel furore del momento", non è più possibile tornare indietro (anche se alcuni client di posta elettronica hanno una limitata possibilità di "annullare" o "recuperare" il messaggio). Queste e-mail possono danneggiare i vostri rapporti di lavoro, o anche essere usate come prova contro di voi. Quindi attendete fino a quando vi siete calmati e siete in grado di pensare chiaramente e razionalmente.
REGOLA N° 7: METTETE LE MAIL IN BOZZA PRIMA DI INVIARLE Può dare soddisfazione inviare una email appena finito di scriverla, in modo da «toglierla dalla to do list»Ma considerate attentamente l’effetto che può fare a chi riceve la vostra mail vedere che l’avete mandata di notte o nel week end .Che opinione si faranno del vostro modo di gestire il tempo? I vostri collaboratori si sentiranno sotto pressione e obbligati a rispondere fuori dell'orario di lavoro? Molti email providers consentono un invio ritardato o un invio programmato, e questa funzione può essere particolarmente utile. Usatela!
REGOLA N° 8: UTILIZZATE TITOLI PRECISICome abbiamo detto, la posta elettronica è più efficace quando il messaggio è breve e va dritto al punto. Dunque è importante iniziare con un oggetto chiaro, in modo che la gente sappia cosa aspettarsi quando apre la mail. Di cosa parla la vostra mail? C'è una scadenza importante? Volete che chi la riceve faccia qualcosa entro un certo tempo? È urgente o non urgente? Personalizzate il vostro titolo in modo che il destinatario possa dare alla mail il giusto livello di attenzione
REGOLA N° 9: RILEGGETE, RILEGGETE, RILEGGETERileggere e correggere le tue mail è una delle cose più importanti da fare.Ci vogliono solo pochi minuti, ed aiuta a trovare errori di grammatica, di ortografia e di punteggiatura, che danno sempre alle mail un tono poco professionale e sciatto insieme.Infine, non aggiungete l'elenco dei destinatari fino a quando la mail non è finita! Mettete i nomi dei destinatari SOLO alla fine, quando è pronta. Questo vi mette al riparo dal rischio di inviare accidentalmente un messaggio prima che sia completo, prima di aver aggiunto l’ allegato, e prima di avere ricontrollato e corretto tutto ciò che richiede una correzione.
REGOLA N° 10: NON INVIATE MAIL NON NECESSARIESiccome l'e-mail è così facile e veloce, può diventare il vostro metodo di comunicazione predefinito con il vostro Team. Tuttavia, è importante ricordare che la posta elettronica è anche impersonale, e se ne abusate rischiate di perdere il contatto con le persone. Le mail non sono un sostituto delle conversazioni face to face o dei colloqui telefonici.
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