5 REGOLE DI BUONA COMUNICAZIONE NEI TEAM REMOTI
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Le tecnologie che permettono di collaborare a distanza sono sempre più numerose ed efficienti, dunque la tentazione di adottare strumenti sempre più sofisticati per far comunicare i nostri collaboratori sale. Ma gli studi condotti a livello globale sulle principali organizzazioni multinazionali rivelano che non sono le tecnologie ad aiutare la performance, bensì il modo in cui le persone le utilizzano.Lo studio condotto da Sharon Hill e Kathryn M Bartol di MIT Sloan ha individuato 5 fattori chiave che determinano il livello di performance di un team, quando lavora a distanza, e sono stati individuati intervistando sia i membri dei team sia i loro leader.
Tutti e 5 i fattori attengono alla capacità dei Team di comunicare in maniera efficace.
1. Scegli la tecnologia più adatta alla comunicazione che vuoi avere, anche se non è per te la più "comoda"Tutti i team hanno a disposizione molti strumenti di comunicazione tecnologica, dalle email alle piattaforme di chat, dalle web conference alle video conference. Le persone normalmente utilizzano lo strumento più semplice o più familiare, ma è certo che alcune tecnologie si prestano meglio ad alcune attività rispetto ad altre, e scegliere quella sbagliata può creare problemi. Bisogna essere molto attenti nel selezionare il mezzo di comunicazione più adatto allo scopo di ogni comunicazione. Possiamo usare le email, le chat o i bollettini informativi quando dobbiamo mandare informazioni unidirezionali, oppure quando abbiamo la necessità di raccogliere dati semplici o condividere idee veloci.Le web conference e le video conference sono più ricche, sono strumenti più interattivi, adatti ad attività complesse, come il problem solving e la negoziazione, perché permettono di scambiare in maniera estesa e articolata idee e prospettive diverse.Evita di risolvere questioni potenzialmente conflittuali per email o in generale per iscritto: scegli sempre mezzi "più ricchi" per navigare in territori sensibili. In breve, più l'attività è complessa, più la forma di comunicazione scelta deve essere "di vicinanza". E va da sè che guardarsi in faccia, se è possibile, è sempre l'opzione migliore.
2. Sii estremamente, ossessivamente, CHIAR@, quando scrivi. La maggior parte delle nostre comunicazioni oggi è scritta. E sfortunatamente quando scriviamo lasciamo troppo spazio all'interpretazione dell'altro, e i pregiudizi o le assunzioni sbagliate possono causare incomprensioni e portare a conflitti non utili per la performance di team.Le nostre intenzioni si perdono all'interno di un testo scritto, per molte ragioni:- La gente tende a essere più aggressiva e più negativa quando scrive. Quando non possiamo vedere la reazione di chi riceve il messaggio, è più facile dire cose che non diremmo di persona. Per iscritto è più facile esprimere rabbia, lamentarsi, insultare e lanciare concetti negativi.- La negatività è a due vieLa persona dall'altra parte del filo tende ad interpretare sempre in maniera più negativa quello che riceve, rispetto a quanto farebbe di persona, perché non riesce ad individuare chiaramente le emozioni nel messaggio ricevuto: è il "negativity bias" in azione. Le ricerche mostrano che, quando le email vengono scritte con un'intenzione assolutamente positiva, tendono ad essere interpretate in modo neutro, mentre quando vengono scritte con un'intenzione leggermente infastidita, vengono interpretate in modo decisamente negativo.- La gente legge attraverso lenti diverse da chi scrive.Nei messaggi scritti diamo per scontato che gli altri si focalizzeranno sulle parole che NOI consideriamo importanti, ma sopravvalutiamo la nostra capacità di essere chiari nell'esprimere ciò che per noi è una priorità. Infatti molto spesso le informazioni cruciali non vengono capite o non vengono nemmeno viste.Per prevenire questi bias dobbiamo assicurarci che le nostre intenzioni nel comunicare siano di una chiarezza cristallina. E' indispensabile rivedere i messaggi importanti più volte prima di mandarli, per assicurarci di avere scelto le poche parole davvero importanti, e di avere usato il tono più utile per far passare l'emozione che vogliamo fare arrivare dall'altra parte. Si possono utilizzare anche gli Emoji per rafforzare un messaggio positivo che rischia di essere male interpretato; si possono utilizzare le maiuscole, i grassetti o colori diversi per sottolineare le cose chiave; bisogna scrivere con estrema attenzione il titolo della mail in modo che sia rilevante e orientato all'azione.
3. Trova attivamente modi per stare in sync, al di là delle riunioni ufficialiQuando i team non interagiscono regolarmente faccia a faccia, sale il rischio di perdere contatto, perdere momentum, e andare fuori sincrono.Non essere nello stesso posto rende difficile capire quando i messaggi sono stati ricevuti o letti, a meno di non mettere sempre una ricevuta di ritorno.È possibile che le comunicazioni non arrivino a tutti, semplicemente per dimenticanza, e alcune persone possono sentirsi escluse per questo, senza dircelo.Il non vedersi regolarmente crea un effetto "lontano dagli occhi lontano dal cuore", per cui i colleghi possono essere più facilmente distratti dalle richieste o emergenze di persone più vicine, rispetto a quelle dei colleghi più lontani. Nel momento in cui le comunicazioni si interrompono, uno dei due si chiede che cosa sta succedendo, e potrebbe ipotizzare il peggio.
4. Sii solerte nel rispondere e nell'aiutareIl paradosso nei Team dispersi è che la fiducia è più critica per il buon funzionamento rispetto ai Team tradizionali, ed è anche più difficile da costruire. La fiducia tra i team member che lavorano nello stesso luogo è influenzata in gran parte dalla familiarità e dall'apprezzamento reciproco.Incoraggia dunque tutti i team member a rispondere velocemente alle richieste dei loro colleghi, a dare regolarmente feedback, suggerimenti, soluzioni, e a mantenere un tono positivo e supportivo in tutte le comunicazioni.
5. Sii aperto, rispettosamente curioso e inclusivo verso approcci,culture, stili diverso dal tuoNei team dispersi ci sono persone di diverse culture, background ed esperienze. La diversità può produrre una grande varietà di idee, che spinge in alto la creatività e la performance. Ma le comunicazioni virtuali a volte scoraggiano le persone dal fare proposte o dire la propria: se io non vedo la reazione ai miei contributi dei miei colleghi, posso essere disincentivato ad offrirli. Oppure un'altra cosa che accade è che si lavora per latitudini, si comunica per sottogruppi vicini, perdendo occasioni di connessione meno scontate o meno facili. Gli stessi team leader a volte fanno inavvertitamente dei favoritismi, semplicemente a causa della loro collocazione geografica.Per sfruttare tutti i benefici della diversità del tuo team virtuale devi focalizzarti su una comunicazione aperta e inclusiva il più possibile. Coinvolgi tutto il team nelle comunicazioni e nelle decisioni importanti. Sollecita attivamente e frequentemente la prospettiva e il punto di vista di tutti i membri del team, specialmente quelli più lontani da dove sei tu, dimostrando apertura alle idee diverse e ai diversi approcci. E quando lavorate per risolvere una divergenza di opinioni, fai in modo di integrare il meglio di ogni idea che emerge.Ecco alcuni link per approfondire gli studi MIT Sloanhttps://sloanreview.mit.edu/article/converting-email-from-drain-to-gain/https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.12.3.346.10098https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.14.6.615.24872
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Tutti e 5 i fattori attengono alla capacità dei Team di comunicare in maniera efficace.
1. Scegli la tecnologia più adatta alla comunicazione che vuoi avere, anche se non è per te la più "comoda"Tutti i team hanno a disposizione molti strumenti di comunicazione tecnologica, dalle email alle piattaforme di chat, dalle web conference alle video conference. Le persone normalmente utilizzano lo strumento più semplice o più familiare, ma è certo che alcune tecnologie si prestano meglio ad alcune attività rispetto ad altre, e scegliere quella sbagliata può creare problemi. Bisogna essere molto attenti nel selezionare il mezzo di comunicazione più adatto allo scopo di ogni comunicazione. Possiamo usare le email, le chat o i bollettini informativi quando dobbiamo mandare informazioni unidirezionali, oppure quando abbiamo la necessità di raccogliere dati semplici o condividere idee veloci.Le web conference e le video conference sono più ricche, sono strumenti più interattivi, adatti ad attività complesse, come il problem solving e la negoziazione, perché permettono di scambiare in maniera estesa e articolata idee e prospettive diverse.Evita di risolvere questioni potenzialmente conflittuali per email o in generale per iscritto: scegli sempre mezzi "più ricchi" per navigare in territori sensibili. In breve, più l'attività è complessa, più la forma di comunicazione scelta deve essere "di vicinanza". E va da sè che guardarsi in faccia, se è possibile, è sempre l'opzione migliore.
2. Sii estremamente, ossessivamente, CHIAR@, quando scrivi. La maggior parte delle nostre comunicazioni oggi è scritta. E sfortunatamente quando scriviamo lasciamo troppo spazio all'interpretazione dell'altro, e i pregiudizi o le assunzioni sbagliate possono causare incomprensioni e portare a conflitti non utili per la performance di team.Le nostre intenzioni si perdono all'interno di un testo scritto, per molte ragioni:- La gente tende a essere più aggressiva e più negativa quando scrive. Quando non possiamo vedere la reazione di chi riceve il messaggio, è più facile dire cose che non diremmo di persona. Per iscritto è più facile esprimere rabbia, lamentarsi, insultare e lanciare concetti negativi.- La negatività è a due vieLa persona dall'altra parte del filo tende ad interpretare sempre in maniera più negativa quello che riceve, rispetto a quanto farebbe di persona, perché non riesce ad individuare chiaramente le emozioni nel messaggio ricevuto: è il "negativity bias" in azione. Le ricerche mostrano che, quando le email vengono scritte con un'intenzione assolutamente positiva, tendono ad essere interpretate in modo neutro, mentre quando vengono scritte con un'intenzione leggermente infastidita, vengono interpretate in modo decisamente negativo.- La gente legge attraverso lenti diverse da chi scrive.Nei messaggi scritti diamo per scontato che gli altri si focalizzeranno sulle parole che NOI consideriamo importanti, ma sopravvalutiamo la nostra capacità di essere chiari nell'esprimere ciò che per noi è una priorità. Infatti molto spesso le informazioni cruciali non vengono capite o non vengono nemmeno viste.Per prevenire questi bias dobbiamo assicurarci che le nostre intenzioni nel comunicare siano di una chiarezza cristallina. E' indispensabile rivedere i messaggi importanti più volte prima di mandarli, per assicurarci di avere scelto le poche parole davvero importanti, e di avere usato il tono più utile per far passare l'emozione che vogliamo fare arrivare dall'altra parte. Si possono utilizzare anche gli Emoji per rafforzare un messaggio positivo che rischia di essere male interpretato; si possono utilizzare le maiuscole, i grassetti o colori diversi per sottolineare le cose chiave; bisogna scrivere con estrema attenzione il titolo della mail in modo che sia rilevante e orientato all'azione.
3. Trova attivamente modi per stare in sync, al di là delle riunioni ufficialiQuando i team non interagiscono regolarmente faccia a faccia, sale il rischio di perdere contatto, perdere momentum, e andare fuori sincrono.Non essere nello stesso posto rende difficile capire quando i messaggi sono stati ricevuti o letti, a meno di non mettere sempre una ricevuta di ritorno.È possibile che le comunicazioni non arrivino a tutti, semplicemente per dimenticanza, e alcune persone possono sentirsi escluse per questo, senza dircelo.Il non vedersi regolarmente crea un effetto "lontano dagli occhi lontano dal cuore", per cui i colleghi possono essere più facilmente distratti dalle richieste o emergenze di persone più vicine, rispetto a quelle dei colleghi più lontani. Nel momento in cui le comunicazioni si interrompono, uno dei due si chiede che cosa sta succedendo, e potrebbe ipotizzare il peggio.
4. Sii solerte nel rispondere e nell'aiutareIl paradosso nei Team dispersi è che la fiducia è più critica per il buon funzionamento rispetto ai Team tradizionali, ed è anche più difficile da costruire. La fiducia tra i team member che lavorano nello stesso luogo è influenzata in gran parte dalla familiarità e dall'apprezzamento reciproco.Incoraggia dunque tutti i team member a rispondere velocemente alle richieste dei loro colleghi, a dare regolarmente feedback, suggerimenti, soluzioni, e a mantenere un tono positivo e supportivo in tutte le comunicazioni.
5. Sii aperto, rispettosamente curioso e inclusivo verso approcci,culture, stili diverso dal tuoNei team dispersi ci sono persone di diverse culture, background ed esperienze. La diversità può produrre una grande varietà di idee, che spinge in alto la creatività e la performance. Ma le comunicazioni virtuali a volte scoraggiano le persone dal fare proposte o dire la propria: se io non vedo la reazione ai miei contributi dei miei colleghi, posso essere disincentivato ad offrirli. Oppure un'altra cosa che accade è che si lavora per latitudini, si comunica per sottogruppi vicini, perdendo occasioni di connessione meno scontate o meno facili. Gli stessi team leader a volte fanno inavvertitamente dei favoritismi, semplicemente a causa della loro collocazione geografica.Per sfruttare tutti i benefici della diversità del tuo team virtuale devi focalizzarti su una comunicazione aperta e inclusiva il più possibile. Coinvolgi tutto il team nelle comunicazioni e nelle decisioni importanti. Sollecita attivamente e frequentemente la prospettiva e il punto di vista di tutti i membri del team, specialmente quelli più lontani da dove sei tu, dimostrando apertura alle idee diverse e ai diversi approcci. E quando lavorate per risolvere una divergenza di opinioni, fai in modo di integrare il meglio di ogni idea che emerge.Ecco alcuni link per approfondire gli studi MIT Sloanhttps://sloanreview.mit.edu/article/converting-email-from-drain-to-gain/https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.12.3.346.10098https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.14.6.615.24872
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