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Le giornate lavorative sono sempre più lunghe, le riunioni sono sempre di più, la gente lavora sempre di più nei week-end per portare a termine quello che non riesce a fare nel "normale tempo di lavoro" . È possibile ottimizzare il modo di lavorare, per per avere più lucidità e meno caos?
E' la domanda a cui i due imprenditori Jason Fried e David Heinemeier Hansson hanno deciso di dare una risposta, dopo avere fondato BaseCamp.
La loro esperienza è poi diventata l'oggetto di un libro che nel 2010 venne accolto come una stella cometa: ReWork: Change the Way You Work Forever"BaseCamp è una società che si occupa di sviluppo di applicazioni Cloud, basata a Chicago. Per quasi vent'anni abbiamo lavorato per renderla una società non alimentata dal "as soon as possible", dalla fretta, dalle nottate insonni, dalle promesse impossibili, da progetti che sembrano non avere mai fine. Ci sono momenti stressanti? Certo! Così come è normale nella vita di tutti. Ogni giorno è bilanciato e perfetto? Sicuramente no. Mentiremmo se lo dicessimo. Ma facciamo del nostro meglio perché questi momenti stressanti siano delle eccezioni, piuttosto che la regola. E per ottenere questo risultato abbiamo fatto delle scelte intenzionali, volte a mantenere la nostra società nella lucidità."
Ecco 4 strategie che BaseCamp utilizza per massimizzare la qualità del lavoro: coinvolgono ovviamente il modo di organizzare e gestire i meeting.
1. Le riunioni si fanno solo per discutere, creare, decidere. Non per aggiornare! Le aziende proteggono i marchi, informazioni riservate, budget, ma non proteggono la cosa più importante, preziosa e vulnerabile che hanno: il tempo e l'attenzione dei loro dipendenti. Spendono il tempo e l'attenzione dei collaboratori come se fossero infiniti, e non costassero nulla, mentre sono risorse molto scarse. I meeting spezzano il tempo e la concentrazione. Eliminare quelli inutili permette alle persone di dedicare un tempo più prolungato ad attività ad alto valore aggiunto. Il tempo e l'attenzione sono spesi in blocchi più grandi, invece che sparpagliati in piccole cose, e ciò consente di fare lavoro di maggiore qualità e quantità.
In Basecamp i meeting considerati inutili sono i meeting di aggiornamento, cioè quei meeting in cui c'è una persona che condivide con gli altri quello che è stato fatto su un certo progetto e poi si siede e dà la parola a un'altra, che farà la stessa cosa su un altro progetto. Questo tipo di meeting sono considerati una totale perdita di tempo. Anche se può sembrare efficiente avere tutti insieme nello stesso momento nella stessa stanza, in realtà non lo è. È costoso invece. Troppo costoso. 8 persone in una stanza per un'ora non costano un'ora: costano 8 ore.
Si richiede invece alle persone di scrivere degli update giornalieri o settimanali sulla nostra piattaforma di social sharing, per tutti coloro che sono coinvolti nei progetti, in modo che essi li possano leggere quando hanno un momento libero.Questo risparmia dozzine di ore alla settimana e permette alla gente di avere blocchi più lunghi di lavoro ininterrotto.
2. Le riunioni si fanno SOLO se sono state preparate da tutti, e solo per confrontarsi.In azienda molte persone ogni giorno dedicano tempo ed energia a mettere insieme una presentazione, riservare una meeting room o creare un meeting su Teams o Zoom, presentare la loro idea. A volte nessuno le interrompe, e tutto sembra andare bene. Ma poi si scopre, spesso per caso, che nessuno era attento, o che dubbi o richieste di chiarimento non sono emerse durante la riunione. A volte le interruzioni iniziano subito, perchè ci sono cose poco chiare che potevano essere chiarite prima, o perchè qualcuno fa deragliare il flusso.
In BaseCamp chi convoca i meeting, e vuole esplorare insieme ai colleghi un'idea, prepara e invia con sufficiente anticipo ai colleghi tutti i materiali utili. Quando si vuole presentare un lavoro, esso è descritto o illustrato in modo accurato in un documento di alcune pagine. Questo documento viene pubblicato su una piattaforma di social working, o inviato via mail a tutti i partecipanti alla riunione, in modo che ognuno di loro sia chiamato a leggere, informarsi e riflettere in modo completo PRIMA che la riunione abbia luogo.
Chiunque abbia domande o dubbi le fa prima. Ogni tanto, quando qualcuno propone idee molto innovative, può capitare che ci sia silenzio per qualche giorno. Questo va bene, è normale, ce lo si aspetta. Di quel silenzio le persone coinvolte hanno bisogno per riflettere su ciò che poi andranno a dire in riunione.
Quando ci si ritrova in riunione, ci si va per dire la propria, non per assorbire informazioni.
Tutti arrivano preparati, e senza troppi preamboli iniziano a dibattere. Si pretende che durante la riunione ci sia scambio, non spiegazione. Sennò la riunione salta, e viene riprogrammata. Con conseguenze ovviamente non piacevoli.Questo è il modo usato in BaseCamp per fare riunioni che abbiano un senso e un outcome concreto. Il momento della riunione serve solo per il confronto, per condividere i feedback, e a quel punto ovviamente tutti i partecipanti avranno il loro spazio.
3. Si rispetta in modo ossessivo il tempo. Si apprezza il valore e la qualità di 1 oraCi sono molti modi di fare a fette 60 minuti: 1x60; 2x30; 4x15; 25+10+5+20 ....Sono tutte ore di 60 minuti, eppure sono ore molto diverse. Il numero è lo stesso, ma la qualità no.Un'ora spezzata non è veramente un'ora: è un casino di minuti. Come si può lavorare bene e produrre qualcosa di valore in un tempo così sbriciolato?Il nostro cervello in questi continui cambiamenti di attenzione e attività sovrapposte non ha nessun margine di riposo per passare da un argomento all'altro, ed è esattamente così che si arriva in fondo alle giornate chiedendosi "ma oggi che cosa ho fatto?" .
Se guardando le ore della tua giornata media ti rendi conto che è fatta di frazioni, chiediti: chi fa questa divisione in frazioni? sono gli altri che ti distraggono? sei tu che ti distrai ? che cosa puoi cambiare? su quante cose lavori mediamente in un'ora ?
In BaseCamp la raccomandazione è di fare una cosa alla volta, e ciò non significa fare moltissime cose in rapidissima successione, fare una cosa importante per almeno un'ora, seguita da un'altra.
4. Si crede fermamente nel contrario di “a qualunque costo”A qualunque costo! Che espressione carica di ispirazione e ambizione! Quasi fossimo generali in guerra o chirurghi d'urgenza.Peccato che mediamente nessuno di noi stia conquistando una collina sulle spiagge della Normandia, o salvando un paziente a cuore aperto.E nessuno ci farà un busto nell'atrio se muoriamo sul campo, come diceva una mia cara amica e collega anni fa.
Le aspettative ragionevoli e sensate, per quanto sfidanti, restano sempre fuori dalla porta, quando diamo spazio all'espressione "a qualunque costo". Chi lavora da abbastanza tempo in posizioni importanti sa che ci sono davvero pochi momenti in cui il qualunque costo è veramente necessario.Sono le situazioni in cui si rischia di non poter pagare gli stipendi oppure quelle in cui la reputazione aziendale è in gioco.Il business di tutti i giorni non ha queste caratteristiche e non richiede il qualunque costo.Dunque quello che fanno in BaseCamp è chiedersi a vicenda, di lato, verso il basso, verso l'alto: Quanto ci vuole ? Che cosa serve ?
E sono i leader in primis a fare questa domanda alle loro squadre. Queste domande invitano ad uno scambio sulle strategie, a fare scelte, a semplificare gli approcci, a decidere anche a volte che ... non ne vale la pena.Altro che "a qualunque costo!"
www.giuliasirtori.com The Colours of Coaching#coaching #riunioni #meeting #teamwork #leadership #ruoli #responsabilità #autonomia #decisioni #decisionmaking #problemsolving
E' la domanda a cui i due imprenditori Jason Fried e David Heinemeier Hansson hanno deciso di dare una risposta, dopo avere fondato BaseCamp.
La loro esperienza è poi diventata l'oggetto di un libro che nel 2010 venne accolto come una stella cometa: ReWork: Change the Way You Work Forever"BaseCamp è una società che si occupa di sviluppo di applicazioni Cloud, basata a Chicago. Per quasi vent'anni abbiamo lavorato per renderla una società non alimentata dal "as soon as possible", dalla fretta, dalle nottate insonni, dalle promesse impossibili, da progetti che sembrano non avere mai fine. Ci sono momenti stressanti? Certo! Così come è normale nella vita di tutti. Ogni giorno è bilanciato e perfetto? Sicuramente no. Mentiremmo se lo dicessimo. Ma facciamo del nostro meglio perché questi momenti stressanti siano delle eccezioni, piuttosto che la regola. E per ottenere questo risultato abbiamo fatto delle scelte intenzionali, volte a mantenere la nostra società nella lucidità."
Ecco 4 strategie che BaseCamp utilizza per massimizzare la qualità del lavoro: coinvolgono ovviamente il modo di organizzare e gestire i meeting.
1. Le riunioni si fanno solo per discutere, creare, decidere. Non per aggiornare! Le aziende proteggono i marchi, informazioni riservate, budget, ma non proteggono la cosa più importante, preziosa e vulnerabile che hanno: il tempo e l'attenzione dei loro dipendenti. Spendono il tempo e l'attenzione dei collaboratori come se fossero infiniti, e non costassero nulla, mentre sono risorse molto scarse. I meeting spezzano il tempo e la concentrazione. Eliminare quelli inutili permette alle persone di dedicare un tempo più prolungato ad attività ad alto valore aggiunto. Il tempo e l'attenzione sono spesi in blocchi più grandi, invece che sparpagliati in piccole cose, e ciò consente di fare lavoro di maggiore qualità e quantità.
In Basecamp i meeting considerati inutili sono i meeting di aggiornamento, cioè quei meeting in cui c'è una persona che condivide con gli altri quello che è stato fatto su un certo progetto e poi si siede e dà la parola a un'altra, che farà la stessa cosa su un altro progetto. Questo tipo di meeting sono considerati una totale perdita di tempo. Anche se può sembrare efficiente avere tutti insieme nello stesso momento nella stessa stanza, in realtà non lo è. È costoso invece. Troppo costoso. 8 persone in una stanza per un'ora non costano un'ora: costano 8 ore.
Si richiede invece alle persone di scrivere degli update giornalieri o settimanali sulla nostra piattaforma di social sharing, per tutti coloro che sono coinvolti nei progetti, in modo che essi li possano leggere quando hanno un momento libero.Questo risparmia dozzine di ore alla settimana e permette alla gente di avere blocchi più lunghi di lavoro ininterrotto.
2. Le riunioni si fanno SOLO se sono state preparate da tutti, e solo per confrontarsi.In azienda molte persone ogni giorno dedicano tempo ed energia a mettere insieme una presentazione, riservare una meeting room o creare un meeting su Teams o Zoom, presentare la loro idea. A volte nessuno le interrompe, e tutto sembra andare bene. Ma poi si scopre, spesso per caso, che nessuno era attento, o che dubbi o richieste di chiarimento non sono emerse durante la riunione. A volte le interruzioni iniziano subito, perchè ci sono cose poco chiare che potevano essere chiarite prima, o perchè qualcuno fa deragliare il flusso.
In BaseCamp chi convoca i meeting, e vuole esplorare insieme ai colleghi un'idea, prepara e invia con sufficiente anticipo ai colleghi tutti i materiali utili. Quando si vuole presentare un lavoro, esso è descritto o illustrato in modo accurato in un documento di alcune pagine. Questo documento viene pubblicato su una piattaforma di social working, o inviato via mail a tutti i partecipanti alla riunione, in modo che ognuno di loro sia chiamato a leggere, informarsi e riflettere in modo completo PRIMA che la riunione abbia luogo.
Chiunque abbia domande o dubbi le fa prima. Ogni tanto, quando qualcuno propone idee molto innovative, può capitare che ci sia silenzio per qualche giorno. Questo va bene, è normale, ce lo si aspetta. Di quel silenzio le persone coinvolte hanno bisogno per riflettere su ciò che poi andranno a dire in riunione.
Quando ci si ritrova in riunione, ci si va per dire la propria, non per assorbire informazioni.
Tutti arrivano preparati, e senza troppi preamboli iniziano a dibattere. Si pretende che durante la riunione ci sia scambio, non spiegazione. Sennò la riunione salta, e viene riprogrammata. Con conseguenze ovviamente non piacevoli.Questo è il modo usato in BaseCamp per fare riunioni che abbiano un senso e un outcome concreto. Il momento della riunione serve solo per il confronto, per condividere i feedback, e a quel punto ovviamente tutti i partecipanti avranno il loro spazio.
3. Si rispetta in modo ossessivo il tempo. Si apprezza il valore e la qualità di 1 oraCi sono molti modi di fare a fette 60 minuti: 1x60; 2x30; 4x15; 25+10+5+20 ....Sono tutte ore di 60 minuti, eppure sono ore molto diverse. Il numero è lo stesso, ma la qualità no.Un'ora spezzata non è veramente un'ora: è un casino di minuti. Come si può lavorare bene e produrre qualcosa di valore in un tempo così sbriciolato?Il nostro cervello in questi continui cambiamenti di attenzione e attività sovrapposte non ha nessun margine di riposo per passare da un argomento all'altro, ed è esattamente così che si arriva in fondo alle giornate chiedendosi "ma oggi che cosa ho fatto?" .
Se guardando le ore della tua giornata media ti rendi conto che è fatta di frazioni, chiediti: chi fa questa divisione in frazioni? sono gli altri che ti distraggono? sei tu che ti distrai ? che cosa puoi cambiare? su quante cose lavori mediamente in un'ora ?
In BaseCamp la raccomandazione è di fare una cosa alla volta, e ciò non significa fare moltissime cose in rapidissima successione, fare una cosa importante per almeno un'ora, seguita da un'altra.
4. Si crede fermamente nel contrario di “a qualunque costo”A qualunque costo! Che espressione carica di ispirazione e ambizione! Quasi fossimo generali in guerra o chirurghi d'urgenza.Peccato che mediamente nessuno di noi stia conquistando una collina sulle spiagge della Normandia, o salvando un paziente a cuore aperto.E nessuno ci farà un busto nell'atrio se muoriamo sul campo, come diceva una mia cara amica e collega anni fa.
Le aspettative ragionevoli e sensate, per quanto sfidanti, restano sempre fuori dalla porta, quando diamo spazio all'espressione "a qualunque costo". Chi lavora da abbastanza tempo in posizioni importanti sa che ci sono davvero pochi momenti in cui il qualunque costo è veramente necessario.Sono le situazioni in cui si rischia di non poter pagare gli stipendi oppure quelle in cui la reputazione aziendale è in gioco.Il business di tutti i giorni non ha queste caratteristiche e non richiede il qualunque costo.Dunque quello che fanno in BaseCamp è chiedersi a vicenda, di lato, verso il basso, verso l'alto: Quanto ci vuole ? Che cosa serve ?
E sono i leader in primis a fare questa domanda alle loro squadre. Queste domande invitano ad uno scambio sulle strategie, a fare scelte, a semplificare gli approcci, a decidere anche a volte che ... non ne vale la pena.Altro che "a qualunque costo!"
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