GESTIRE I COMPORTAMENTI SCORRETTI IN RIUNIONE
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I comportamenti disfunzionali o scorretti in riunione non sono uno scherzo: le conversazioni laterali, le persone che arrivano in ritardo, la negatività possono provocare ansia nel team e bloccare l'efficacia di una riunione. Senza una preparazione adeguata, facilitare un meeting può diventare veramente faticoso.
Due cose sono certe sui comportamenti disfunzionali o scorretti:
- non scompaiono da soli, se ignorati
- sono sintomo di qualcosa che richiede attenzione
Michael Wilkinson di Leadership Strategies ci aiuta a mettere a fuoco 3 importanti aspetti da ricordare per gestirlo al meglio
1. È il comportamento a essere disfunzionale non la persona.Un team member può essere abitualmente attivo e cooperativo, ma nel contesto della riunione il suo comportamento può diventare disfunzionale.E in realtà la transizione tra funzionale e disfunzionale può avvenire più volte nello stesso meeting .
2. Il comportamento disfunzionale può essere conscio o inconscio.Spesso le persone danno segni di fastidio e non sono consapevoli del loro atteggiamento; altre volte sono intenzionali, nello sforzo di farsi notare, produrre un cambiamento, interrompere qualcosa che non piace.
3. La disfunzione è comunque sempre un modo di esprimere dispiacere o disaccordo: rispetto alla riunione, al modo in cui viene gestita, ai suoi partecipanti, o a fattori esterni
Ci sono molti tipi di disfunzioni, e al crescere della loro intensità, crescerà la negatività dell'impatto sulla riunione.Le forme precoci e lievi di disfunzione sono allontanarsi con la sedia dal tavolo o guardare il cellulare durante la riunione. Potresti anche non accorgertene.Le forme intermedie di disfunzione sono segnali udibili di disaccordo, azioni irritanti ma non di totale rottura (ad esempio sbuffare, alzare gli occhi al cielo, parlottare...).Le forme più intense di disfunzione sono gli attacchi fisici e verbali, e sono ovviamente il segno che la rottura è in atto.È intuitivo riconoscere che al crescere della disfunzione deve crescere anche l'intensità dell' intervento. Affrontare disfunzioni come il silenzio o il cellulare è relativamente facile; affrontare le forme intermedie di disfunzione è un pochino più difficile; decidere cosa fare di fronte ad attacchi pesanti è una sfida molto importante.
Prevenzione consapevoleÈ importante identificare le potenziali disfunzioni prima di iniziare la riunione, così da aumentare la possibilità di prevenirle.Possiamo porci le seguenti domande, e per rispondervi può essere utile cercare il confronto con dei colleghi:- Ci saranno partecipanti che non sono d'accordo con la riunione ?- Ci sono partecipanti che temono di perdere qualcosa ?- Ci sono partecipanti che non si apprezzano?- Ci sono partecipanti che tendono a sottolineare sempre i problemi invece che portare soluzioni?- ....Rispondere a queste domande può aiutare a sviluppare strategie preventive, per eliminare le disfunzioni prima che accadano. Per esempio possiamo parlare prima della riunione con le persone che temiamo abbiano posizioni dirompenti, spiegare meglio alcune cose a tutti prima di iniziare, vedere le persone separatamente invece che obbligarle a stare tutte nella stessa stanza...etc...
Riconoscimento precoceSe le disfunzioni non possono essere prevenute, la cosa migliore è individuarle appena emergono. Chi gestisce una riunione deve essere costantemente concentrato sui più piccoli segnali di coinvolgimento o demotivazione dei partecipanti. Quando le persone sono attivamente ingaggiate, stanno bene, e difficilmente adottano comportamenti spiacevoli. Ugualmente, quando le persone non sono ingaggiate nel lavoro che stanno facendo, è molto più probabile che adottino atteggiamenti non utili e sgradevoli.Segni di inizio di disingaggio sono la scarsa partecipazione alla discussione, le lamentele / obiezioni, scuotere la testa, allontanarsi dal tavolo, spegnere il video ....Si tratta di segnali fisici che vanno presi con la giusta attenzione, perché potrebbero anche essere causati da qualcos'altro, e non da una vera ostilità verso la riunione in corso.In ogni caso, prestare attenzione ci permette di verificare se un primo sintomo può essere interpretato come l'inizio di un comportamento disfunzionale.
Soluzione pulitaLa maniera per affrontare le disfunzioni varia a seconda della natura della disfunzione stessa, del numero delle persone impattate, della causa, ma in linea generale Wilkinson ci dice che è possibile seguire questi quattro step:
1. Approccia la persona in privato. Se vuoi farlo in pubblico, fai riferimento al comportamento disfunzionale in termini generali e di regole condivise.Spesso è più utile parlare privatamente con il collega durante un break, dato che affrontarlo di persona potrebbe peggiorare il conflitto.Se però il comportamento è diffuso, come per esempio il fatto che molte persone sono arrivate in ritardo, è assolutamente possibile e opportuno sottolineare questo aspetto con l'intero gruppo, senza puntare il dito su qualcuno in particolare.
2. Sviluppa empatiaQuando le persone si comportano in un modo disfunzionale, la nostra tendenza potrebbe essere quella di dire " smetti, comportati bene!". Sfortunatamente la maggior parte degli adulti non risponde bene a questo tipo di approccio. È invece più utile provare empatia verso la situazione, ed esprimerla mostrando preoccupazione riguardo allo stato in cui versa la persona, o dando un feedback apprezzativo rispetto a qualche altro suo comportamento utile.
"Davide ti ho visto contestare diversi punti con veemenza, quando di solito cerchi sempre di trovare una sintesi. Cosa succede? Cosa c'è di importante a cui dobbiamo dare attenzione?"
3. Affronta la radice del problema Una volta stabilita empatia col sintomo, il passo successivo è affrontare la causa, e per riuscirci occorre fare domande.Ecco un esempio: " Ho davvero bisogno della tua attenzione e del tuo contributo: cosa è importante per te?"
4. Concorda una soluzioneQuesto step finale permette di definire un modo in cui gestiremo la conversazione da lì in avanti.
Ecco in conclusione un esempio che include i 4 passaggi Situazione : il sussurratore, quello che tiene aperte conversazioni a latereI 4 step di Wilkinson:1. Ricordare al gruppo le regole di base della riunione, per esempio parlare uno per volta e rispettare chi sta parlando2. Andare vicino al sussurratore, se capita ancora: spesso la tua stessa vicinanza lo farà smettere3. Discretamente fare un cenno per invitarlo a seguire 4. Discutere in privato durante il break per capire e trovare una soluzione
Due cose sono certe sui comportamenti disfunzionali o scorretti:
- non scompaiono da soli, se ignorati
- sono sintomo di qualcosa che richiede attenzione
Michael Wilkinson di Leadership Strategies ci aiuta a mettere a fuoco 3 importanti aspetti da ricordare per gestirlo al meglio
1. È il comportamento a essere disfunzionale non la persona.Un team member può essere abitualmente attivo e cooperativo, ma nel contesto della riunione il suo comportamento può diventare disfunzionale.E in realtà la transizione tra funzionale e disfunzionale può avvenire più volte nello stesso meeting .
2. Il comportamento disfunzionale può essere conscio o inconscio.Spesso le persone danno segni di fastidio e non sono consapevoli del loro atteggiamento; altre volte sono intenzionali, nello sforzo di farsi notare, produrre un cambiamento, interrompere qualcosa che non piace.
3. La disfunzione è comunque sempre un modo di esprimere dispiacere o disaccordo: rispetto alla riunione, al modo in cui viene gestita, ai suoi partecipanti, o a fattori esterni
Ci sono molti tipi di disfunzioni, e al crescere della loro intensità, crescerà la negatività dell'impatto sulla riunione.Le forme precoci e lievi di disfunzione sono allontanarsi con la sedia dal tavolo o guardare il cellulare durante la riunione. Potresti anche non accorgertene.Le forme intermedie di disfunzione sono segnali udibili di disaccordo, azioni irritanti ma non di totale rottura (ad esempio sbuffare, alzare gli occhi al cielo, parlottare...).Le forme più intense di disfunzione sono gli attacchi fisici e verbali, e sono ovviamente il segno che la rottura è in atto.È intuitivo riconoscere che al crescere della disfunzione deve crescere anche l'intensità dell' intervento. Affrontare disfunzioni come il silenzio o il cellulare è relativamente facile; affrontare le forme intermedie di disfunzione è un pochino più difficile; decidere cosa fare di fronte ad attacchi pesanti è una sfida molto importante.
Prevenzione consapevoleÈ importante identificare le potenziali disfunzioni prima di iniziare la riunione, così da aumentare la possibilità di prevenirle.Possiamo porci le seguenti domande, e per rispondervi può essere utile cercare il confronto con dei colleghi:- Ci saranno partecipanti che non sono d'accordo con la riunione ?- Ci sono partecipanti che temono di perdere qualcosa ?- Ci sono partecipanti che non si apprezzano?- Ci sono partecipanti che tendono a sottolineare sempre i problemi invece che portare soluzioni?- ....Rispondere a queste domande può aiutare a sviluppare strategie preventive, per eliminare le disfunzioni prima che accadano. Per esempio possiamo parlare prima della riunione con le persone che temiamo abbiano posizioni dirompenti, spiegare meglio alcune cose a tutti prima di iniziare, vedere le persone separatamente invece che obbligarle a stare tutte nella stessa stanza...etc...
Riconoscimento precoceSe le disfunzioni non possono essere prevenute, la cosa migliore è individuarle appena emergono. Chi gestisce una riunione deve essere costantemente concentrato sui più piccoli segnali di coinvolgimento o demotivazione dei partecipanti. Quando le persone sono attivamente ingaggiate, stanno bene, e difficilmente adottano comportamenti spiacevoli. Ugualmente, quando le persone non sono ingaggiate nel lavoro che stanno facendo, è molto più probabile che adottino atteggiamenti non utili e sgradevoli.Segni di inizio di disingaggio sono la scarsa partecipazione alla discussione, le lamentele / obiezioni, scuotere la testa, allontanarsi dal tavolo, spegnere il video ....Si tratta di segnali fisici che vanno presi con la giusta attenzione, perché potrebbero anche essere causati da qualcos'altro, e non da una vera ostilità verso la riunione in corso.In ogni caso, prestare attenzione ci permette di verificare se un primo sintomo può essere interpretato come l'inizio di un comportamento disfunzionale.
Soluzione pulitaLa maniera per affrontare le disfunzioni varia a seconda della natura della disfunzione stessa, del numero delle persone impattate, della causa, ma in linea generale Wilkinson ci dice che è possibile seguire questi quattro step:
1. Approccia la persona in privato. Se vuoi farlo in pubblico, fai riferimento al comportamento disfunzionale in termini generali e di regole condivise.Spesso è più utile parlare privatamente con il collega durante un break, dato che affrontarlo di persona potrebbe peggiorare il conflitto.Se però il comportamento è diffuso, come per esempio il fatto che molte persone sono arrivate in ritardo, è assolutamente possibile e opportuno sottolineare questo aspetto con l'intero gruppo, senza puntare il dito su qualcuno in particolare.
2. Sviluppa empatiaQuando le persone si comportano in un modo disfunzionale, la nostra tendenza potrebbe essere quella di dire " smetti, comportati bene!". Sfortunatamente la maggior parte degli adulti non risponde bene a questo tipo di approccio. È invece più utile provare empatia verso la situazione, ed esprimerla mostrando preoccupazione riguardo allo stato in cui versa la persona, o dando un feedback apprezzativo rispetto a qualche altro suo comportamento utile.
"Davide ti ho visto contestare diversi punti con veemenza, quando di solito cerchi sempre di trovare una sintesi. Cosa succede? Cosa c'è di importante a cui dobbiamo dare attenzione?"
3. Affronta la radice del problema Una volta stabilita empatia col sintomo, il passo successivo è affrontare la causa, e per riuscirci occorre fare domande.Ecco un esempio: " Ho davvero bisogno della tua attenzione e del tuo contributo: cosa è importante per te?"
4. Concorda una soluzioneQuesto step finale permette di definire un modo in cui gestiremo la conversazione da lì in avanti.
Ecco in conclusione un esempio che include i 4 passaggi Situazione : il sussurratore, quello che tiene aperte conversazioni a latereI 4 step di Wilkinson:1. Ricordare al gruppo le regole di base della riunione, per esempio parlare uno per volta e rispettare chi sta parlando2. Andare vicino al sussurratore, se capita ancora: spesso la tua stessa vicinanza lo farà smettere3. Discretamente fare un cenno per invitarlo a seguire 4. Discutere in privato durante il break per capire e trovare una soluzione