FAR PASSARE IL MESSAGGIO: LA "PIRAMIDE ROVESCIATA"
www.shutterstock.com
Una delle abilità che io apprezzo maggiormente nelle persone è l'essere in grado di riferire una storia o raccontare un concetto chiaramente, brevemente e in modo da tenere la mia attenzione accesa dall'inizio alla fine: lo apprezzo nel giornalismo, dove fatico a trovarlo; lo apprezzo enormemente nelle comunicazioni via mail e nel parlare.
Raccontare una storia in modo chiaro e ingaggiante, nel minor numero di parole possibile è fondamentale in un mondo che va sempre più veloce, in cui la soglia di attenzione si abbassa di giorno in giorno.
Raccontare una storia in modo chiaro e ingaggiante, nel minor numero di parole possibile è fondamentale in un mondo che va sempre più veloce, in cui la soglia di attenzione si abbassa di giorno in giorno.
Questo stile di racconto è chiamato la "Piramide Rovesciata", e un articolo della University of Leicester mi ha aiutato a scoprirlo, con i suoi pro e i suoi contro.
Nel modello della Piramide Rovesciata le informazioni più importanti vanno per prime: questo è chiamato «front loading – carica frontale». La sezione di apertura di un articolo, nota tecnicamente come sommario, deve riassumere il messaggio completo in poche frasi. I paragrafi successivi poi presenteranno informazioni meno cruciali, in ordine decrescente di importanza. In questo modo anche il lettore con poco tempo, avrà ottenuto subito le informazioni più rilevanti.
E' quello che in azienda si chiama "management summary": ogni presentazione, report o email deve iniziare così, dal fondo potremmo dire.
Lo scopo di qualunque forma di vostra comunicazione è che il vostro messaggio venga ricevuto e compreso, e dunque se voi usate il «front loading» nei vostri report o nelle e-mail, il vostro lettore immediatamente vedrà i punti che vi stanno più a cuore. Inoltre, i vostri messaggi spiccheranno nella massa di informazioni confuse, pesanti e prolisse che riceviamo ogni giorno, e i lettori avranno più voglia di leggere le vostre comunicazioni in futuro.
Nel modello della Piramide Rovesciata le informazioni più importanti vanno per prime: questo è chiamato «front loading – carica frontale». La sezione di apertura di un articolo, nota tecnicamente come sommario, deve riassumere il messaggio completo in poche frasi. I paragrafi successivi poi presenteranno informazioni meno cruciali, in ordine decrescente di importanza. In questo modo anche il lettore con poco tempo, avrà ottenuto subito le informazioni più rilevanti.
E' quello che in azienda si chiama "management summary": ogni presentazione, report o email deve iniziare così, dal fondo potremmo dire.
Lo scopo di qualunque forma di vostra comunicazione è che il vostro messaggio venga ricevuto e compreso, e dunque se voi usate il «front loading» nei vostri report o nelle e-mail, il vostro lettore immediatamente vedrà i punti che vi stanno più a cuore. Inoltre, i vostri messaggi spiccheranno nella massa di informazioni confuse, pesanti e prolisse che riceviamo ogni giorno, e i lettori avranno più voglia di leggere le vostre comunicazioni in futuro.
Usare la Piramide RovesciataLa Piramide Rovesciata è l'ideale per scrivere le email, e anche per la parte di management summary dei report . Ecco i quattro semplici passaggi per utilizzare la Piramide Rovesciata.
1. Scegli le Informazioni più importantiIndividua la parte più importante del messaggio, e la quantità minima di informazioni di cui hai bisogno per dare al destinatario la possibilità di capire. Decidi quali dettagli sono via via meno importanti, e progetta un "ordine di apparizione" per le informazioni nel tuo pezzo
2. Usa il «Front Loading» con un sommario breve e forte.Imposta un massimo di 30 parole per la tua sezione di apertura, o comunque un numero di parole che consenta di leggere tutto senza fare scroll down. Limitati ad un paio di brevi paragrafi o frasi che riassumano l'argomento chiave.In questa sezione non va bene inserire tutti e 6 i W+H della storia (what, who, where, when, why, how): la priorità sono il What e il Who.
Il «Where" e «When" possono venire dopo, e ancora più giù il Why e il How.
Ricordati di essere semplice: usa un linguaggio colloquiale, quotidiano, ed evita i gerghi.
3. Aggiungi le Informazioni a Supporto e i DettagliQuesto è il posto dove includere la maggior parte delle tue informazioni, ampliare il tuo argomento, descrivere i problemi, o fornire materiale a supporto. Le illustrazioni, le citazioni e le statistiche possono andare qui. Tali informazioni aiuteranno il lettore, ma non sono essenziali per la comprensione del messaggio. Tieni questa sezione chiara e concisa: la tua comunicazione può avere più «respiro» qui che nel sommario, ma ricordati che vuoi mantenere alta l’attenzione dei tuoi lettori e non vuoi perderli, dunque evita di travolgerli di dettagli che a loro non servono.
Dividi i punti in paragrafi distinti, e usa il criterio del «front-loading» in ogni paragrafo.
4. Chiudi Il pezzo con il background o le informazioni aggiuntive.Puoi chiudere la mail con dati o informazioni che anche non direttamente collegati al soggetto principale, ma potenzialmente utili a capire ancora meglio. Per esempio il background e i dettagli storici.
Questo approccio è sempre utile? Dipende dal tuo scopoLa Piramide Rovesciata è uno strumento di scrittura molto versatile, ma non è universale e può presentare anche alcuni effetti collaterali.Se non costruisci il messaggio a regola d’arte, puoi rischiare di confondere il lettore, eliminando troppe cose, e contromettendo la comprensione.C’è anche il rischio di essere fin troppo bravi, e perdere i vostri lettori dopo il Sommario iniziale, mentre volevate tenere la loro attenzione un pò più a lungo. A volte, si vuole costruire un avvincente step-by-step nel discorso, oppure si sa che l'audience si aspetta di essere accompagnata in modo più didascalico.
Altre volte semplicemente si è condizionati dal dover seguire un determinato template prefissato.
In generale però, l'approccio della Piramide Rovesciata presenta più vantaggi che rischi, specialmente sul lavoro, perché ci obbliga a chiarire prima di tutto a noi stessi cosa vogliamo che l’altro sappia, dovesse avere a disposizione anche solo pochi minuti. Ci rende agli occhi dei nostri interlocutori un manager focalizzato, orientato al risultato, capace di gestire il tempo proprio e degli altri e di mettersi nei loro panni. E ciò è sempre e solo positivo.
www.giuliasirtori.com The Colours of Coaching#coaching #communication #comunicazioneefficace #publicspeaking #scriverebene #piramiderovesciata
1. Scegli le Informazioni più importantiIndividua la parte più importante del messaggio, e la quantità minima di informazioni di cui hai bisogno per dare al destinatario la possibilità di capire. Decidi quali dettagli sono via via meno importanti, e progetta un "ordine di apparizione" per le informazioni nel tuo pezzo
2. Usa il «Front Loading» con un sommario breve e forte.Imposta un massimo di 30 parole per la tua sezione di apertura, o comunque un numero di parole che consenta di leggere tutto senza fare scroll down. Limitati ad un paio di brevi paragrafi o frasi che riassumano l'argomento chiave.In questa sezione non va bene inserire tutti e 6 i W+H della storia (what, who, where, when, why, how): la priorità sono il What e il Who.
Il «Where" e «When" possono venire dopo, e ancora più giù il Why e il How.
Ricordati di essere semplice: usa un linguaggio colloquiale, quotidiano, ed evita i gerghi.
3. Aggiungi le Informazioni a Supporto e i DettagliQuesto è il posto dove includere la maggior parte delle tue informazioni, ampliare il tuo argomento, descrivere i problemi, o fornire materiale a supporto. Le illustrazioni, le citazioni e le statistiche possono andare qui. Tali informazioni aiuteranno il lettore, ma non sono essenziali per la comprensione del messaggio. Tieni questa sezione chiara e concisa: la tua comunicazione può avere più «respiro» qui che nel sommario, ma ricordati che vuoi mantenere alta l’attenzione dei tuoi lettori e non vuoi perderli, dunque evita di travolgerli di dettagli che a loro non servono.
Dividi i punti in paragrafi distinti, e usa il criterio del «front-loading» in ogni paragrafo.
4. Chiudi Il pezzo con il background o le informazioni aggiuntive.Puoi chiudere la mail con dati o informazioni che anche non direttamente collegati al soggetto principale, ma potenzialmente utili a capire ancora meglio. Per esempio il background e i dettagli storici.
Questo approccio è sempre utile? Dipende dal tuo scopoLa Piramide Rovesciata è uno strumento di scrittura molto versatile, ma non è universale e può presentare anche alcuni effetti collaterali.Se non costruisci il messaggio a regola d’arte, puoi rischiare di confondere il lettore, eliminando troppe cose, e contromettendo la comprensione.C’è anche il rischio di essere fin troppo bravi, e perdere i vostri lettori dopo il Sommario iniziale, mentre volevate tenere la loro attenzione un pò più a lungo. A volte, si vuole costruire un avvincente step-by-step nel discorso, oppure si sa che l'audience si aspetta di essere accompagnata in modo più didascalico.
Altre volte semplicemente si è condizionati dal dover seguire un determinato template prefissato.
In generale però, l'approccio della Piramide Rovesciata presenta più vantaggi che rischi, specialmente sul lavoro, perché ci obbliga a chiarire prima di tutto a noi stessi cosa vogliamo che l’altro sappia, dovesse avere a disposizione anche solo pochi minuti. Ci rende agli occhi dei nostri interlocutori un manager focalizzato, orientato al risultato, capace di gestire il tempo proprio e degli altri e di mettersi nei loro panni. E ciò è sempre e solo positivo.
www.giuliasirtori.com The Colours of Coaching#coaching #communication #comunicazioneefficace #publicspeaking #scriverebene #piramiderovesciata