Usare la Piramide RovesciataLa Piramide Rovesciata è l'ideale per scrivere le email, e anche per la parte di management summary dei report . Ecco i quattro semplici passaggi per utilizzare la Piramide Rovesciata.
1. Scegli le Informazioni più importantiIndividua la parte più importante del messaggio, e la quantità minima di informazioni di cui hai bisogno per dare al destinatario la possibilità di capire. Decidi quali dettagli sono via via meno importanti, e progetta un "ordine di apparizione" per le informazioni nel tuo pezzo
2. Usa il «Front Loading» con un sommario breve e forte.Imposta un massimo di 30 parole per la tua sezione di apertura, o comunque un numero di parole che consenta di leggere tutto senza fare scroll down. Limitati ad un paio di brevi paragrafi o frasi che riassumano l'argomento chiave.In questa sezione non va bene inserire tutti e 6 i W+H della storia (what, who, where, when, why, how): la priorità sono il What e il Who.
Il «Where" e «When" possono venire dopo, e ancora più giù il Why e il How.
Ricordati di essere semplice: usa un linguaggio colloquiale, quotidiano, ed evita i gerghi.
3. Aggiungi le Informazioni a Supporto e i DettagliQuesto è il posto dove includere la maggior parte delle tue informazioni, ampliare il tuo argomento, descrivere i problemi, o fornire materiale a supporto. Le illustrazioni, le citazioni e le statistiche possono andare qui. Tali informazioni aiuteranno il lettore, ma non sono essenziali per la comprensione del messaggio. Tieni questa sezione chiara e concisa: la tua comunicazione può avere più «respiro» qui che nel sommario, ma ricordati che vuoi mantenere alta l’attenzione dei tuoi lettori e non vuoi perderli, dunque evita di travolgerli di dettagli che a loro non servono.
Dividi i punti in paragrafi distinti, e usa il criterio del «front-loading» in ogni paragrafo.
4. Chiudi Il pezzo con il background o le informazioni aggiuntive.Puoi chiudere la mail con dati o informazioni che anche non direttamente collegati al soggetto principale, ma potenzialmente utili a capire ancora meglio. Per esempio il background e i dettagli storici.
Questo approccio è sempre utile? Dipende dal tuo scopoLa Piramide Rovesciata è uno strumento di scrittura molto versatile, ma non è universale e può presentare anche alcuni effetti collaterali.Se non costruisci il messaggio a regola d’arte, puoi rischiare di confondere il lettore, eliminando troppe cose, e contromettendo la comprensione.C’è anche il rischio di essere fin troppo bravi, e perdere i vostri lettori dopo il Sommario iniziale, mentre volevate tenere la loro attenzione un pò più a lungo. A volte, si vuole costruire un avvincente step-by-step nel discorso, oppure si sa che l'audience si aspetta di essere accompagnata in modo più didascalico.
Altre volte semplicemente si è condizionati dal dover seguire un determinato template prefissato.
In generale però, l'approccio della Piramide Rovesciata presenta più vantaggi che rischi, specialmente sul lavoro, perché ci obbliga a chiarire prima di tutto a noi stessi cosa vogliamo che l’altro sappia, dovesse avere a disposizione anche solo pochi minuti. Ci rende agli occhi dei nostri interlocutori un manager focalizzato, orientato al risultato, capace di gestire il tempo proprio e degli altri e di mettersi nei loro panni. E ciò è sempre e solo positivo.
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