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Le riunioni hanno sempre lasciato grande spazio alla distrazione individuale, ma quando siamo insieme nella stessa stanza spesso compensiamo con il contatto visivo le possibili tentazioni: i partecipanti sentono l'obbligo di fingere interesse (anche se stanno sbirciando i loro telefonini). In situazioni in cui non è possibile richiedere attenzione con il contatto visivo diretto, dobbiamo imparare a fare ciò che avremmo dovuto in ogni caso fare: creare un impegno volontario. Detto in altri termini, è necessario creare opportunità strutturate perchè i partecipanti possano / debbano impegnarsi appieno, e per far questo le riunioni vanno preparate e progettate con cura.
Justin Hale, Joseph Grenny, fondatori di VitalSmarts, ci ricordano che il presupposto di ogni meeting, qualunque sia il suo scopo, è creare / favorire / chiedere l'impegno volontario di ognuno degli invitati. Sennò a che scopo avere tante persone in una stanza? reale o virtuale che sia?
Dopo diversi anni di studio sulle sessioni di formazione in remoto, hanno individuato 5 Regole che, se applicate, fanno si che l' 86% dei partecipanti riferisca livelli di impegno elevati, in alcuni casi addirittura più alti che nelle riunioni in presenza. Per spiegarcele prendono l'esempio di un manager che stia per fare una presentazione virtuale di 15 minuti a 16 dei suoi peers, sparsi dal Nord al Sud America, con lo scopo di
convincerli a identificare tutte le possibili opportunità di vendita globali nei loro portafogli-cliente locali, e poi di spingerli a cooperare nel perseguirli.
Per evitare una riunione top down e creare una riunione coinvolgente per tutto il gruppo, ecco le regole che deve seguire.
REGOLA # 1. Come prima cosa, far si che il gruppo "senta empaticamente" il "tema" su cui lavoreremo insiemeMai coinvolgere un gruppo nella soluzione di un problema se non siamo sicuri che tutti i partecipanti capiscano e sentano il problema stesso. Dunque nei primi momenti della riunione fate sì che "sentano" il problema. Ci si può aiutare con delle statistiche scioccanti o provocatorie, con racconti reali oppure metafore, tutto quello che può servire a enfatizzare il tema.Ad esempio, il manager succitato potrebbe mostrare una statistica che evidenzia le dimensioni globali di un concorrente importante, così da far provare ai colleghi un senso di inferiorità. Oppure potrebbe raccontare di un cliente frustrato, che ha interrotto gli ordini perché l'azienda non era in grado di offrire prezzi e supporto globali. Oppure potrebbe usare una metafora, e parlare delle balene, che si nutrono in modo molto più efficace quando lavorano insieme circondando in gruppo grandi banchi di krill, e poi mangiando a turno. Non importa quale tattica si utilizza, l' obiettivo è quello di assicurarvi che il gruppo "senta empaticamente" il problema o l'opportunità, prima di entrare in azione
REGOLA #2. Piena Responsabilità IndividualeQuando le persone entrano in qualunque setting sociale, scelgono o hanno bisogno di definire il loro ruolo. Quando entri in un cinema definisci che sei per guardare e tuffarti in una storia; quando entri in palestra decidi che sei una persona attiva che è lì per allenarsi.Il più grande errore, se vogliamo partecipanti attivi, è consentire ai singoli di decidere di assumere il ruolo di osservatore disingaggiato. Per contrastare questo tipo di decisione, serve creare un'esperienza di responsabilità già ben prima della riunione, o comunque all'inizio di essa.E non basta dire "Voglio che questa sia una conversazione, non un monologo. Ho bisogno che tutti voi siate coinvolti." Questo raramente funziona!Invece, serve creare l'opportunità e anche il dovere per ognuno di esprimersi, attraverso giri di tavolo strutturati, oppure attraverso quel che propone la regola #3
REGOLA # 3. SottogruppiCi sono studi sociologici che rivelano che una persona che sembra avere un attacco di cuore sulla metropolitana ha meno probabilità di ricevere aiuto più sono le persone sul treno. E' un fenomeno che viene chiamato "diffusione della responsabilità": se tutti sono responsabili, nessuno si sente responsabile.Nelle vostre riunioni dovete evitare che questo accada, reali o virtuali che siano.Una volta chiarito e condiviso il problema da risolvere, dividete le persone in gruppi di due o tre (max), per esempio attraverso delle virtual rooms separate, e invitateli a trovare una soluzione nel sottogruppo, o a elencare tutti i loro dubbi e domande, o a proporre una decisione circostanziata.
E date loro un lasso di tempo sufficiente ma non troppo esteso: se la domanda è circoscritta, 3-5 minuti sono il tempo corretto perchè le persone sentano responsabilità e "urgenza" .Il manager di cui sopra, potrebbe mostrare una slide con i sotto-gruppi, e dire " Avete 5 minuti in ogni gruppo per raccogliere il maggior numero di esempi di clienti con cui negli ultimi 12 mesi avreste potuto fare degli accordi molto più interessanti se aveste avuto la possibilità di lavorare su logica di collaborazione globale. Solo i nomi e poche parole chiave "Una volta che tutti sono rientrati dai sottogruppi, potrebbe chiedere a tutti di digitare le loro risposte nella chat, o aprire il microfono a un rappresentante di ogni gruppo.
REGOLA # 4. Minimo Powerpoint PossibileNulla disingaggia una persona quanto una successione infinita di slide piene di bullet points. Non importa quanto sia intelligente o sofisticato il gruppo, se il tuo obiettivo è l'impegno, il coinvolgimento o anche l'apprendimento, devi mescolare fatti e storie. L'invito è di usare il minimo numero di slide possibile, di evitare come la peste tabelle di excel piene di numeri, di usare immagini e di avere grafici semplicissimi. IMPORTANTE!!! Questa regola non vale solo in virtuale, ma il virtuale ce la rende imprescindibile.Il vantaggio secondario di questa regola è che ci costringe a chiamare in causa i partecipanti. Se hai troppe diapositive, ti senti schiavo di "farle vedere tutte" , se ne hai di meno, è più facile avere momenti di scambio.
REGOLA #5. 5' Non lasciate passare mai più di 5 minuti senza cambiare argomento o senza dare al gruppo qualcosa di diverso da fare.I partecipanti sono sparpagliati in luoghi diversi, che non conosciamo e non vediamo, pieni di distrazioni. Se non sosteniamo un coinvolgimento continuo, si ritireranno in quel seducente ruolo di osservatore passivo e dovrebbe essere molto più faticoso riportarli dentro. Bisogna alternare sollecitazioni diverse: sondaggi, break-out rooms, uso chat, giri di tavolo, video, slide da comporre insieme....
Justin Hale e Joseph Grenny di VitalSmarts ci offrono queste 5 preziose regole.E rinnovo la convinzione fortissima che dovrebbero essere applicate normalmente nel nostro modo di fare qualunque riunione.
La speranza è che la necessità di adottarle in un contesto virtuale, ci renda più bravi anche quando siamo nel mondo reale, face to face nella stessa stanza.
www.giuliasirtori.com The Colours of Coaching#coaching #virtualmeeting #riunioniefficaci #onlinemeeting #riunionionline #teamwork #leadership #teammanagement
Justin Hale, Joseph Grenny, fondatori di VitalSmarts, ci ricordano che il presupposto di ogni meeting, qualunque sia il suo scopo, è creare / favorire / chiedere l'impegno volontario di ognuno degli invitati. Sennò a che scopo avere tante persone in una stanza? reale o virtuale che sia?
Dopo diversi anni di studio sulle sessioni di formazione in remoto, hanno individuato 5 Regole che, se applicate, fanno si che l' 86% dei partecipanti riferisca livelli di impegno elevati, in alcuni casi addirittura più alti che nelle riunioni in presenza. Per spiegarcele prendono l'esempio di un manager che stia per fare una presentazione virtuale di 15 minuti a 16 dei suoi peers, sparsi dal Nord al Sud America, con lo scopo di
convincerli a identificare tutte le possibili opportunità di vendita globali nei loro portafogli-cliente locali, e poi di spingerli a cooperare nel perseguirli.
Per evitare una riunione top down e creare una riunione coinvolgente per tutto il gruppo, ecco le regole che deve seguire.
REGOLA # 1. Come prima cosa, far si che il gruppo "senta empaticamente" il "tema" su cui lavoreremo insiemeMai coinvolgere un gruppo nella soluzione di un problema se non siamo sicuri che tutti i partecipanti capiscano e sentano il problema stesso. Dunque nei primi momenti della riunione fate sì che "sentano" il problema. Ci si può aiutare con delle statistiche scioccanti o provocatorie, con racconti reali oppure metafore, tutto quello che può servire a enfatizzare il tema.Ad esempio, il manager succitato potrebbe mostrare una statistica che evidenzia le dimensioni globali di un concorrente importante, così da far provare ai colleghi un senso di inferiorità. Oppure potrebbe raccontare di un cliente frustrato, che ha interrotto gli ordini perché l'azienda non era in grado di offrire prezzi e supporto globali. Oppure potrebbe usare una metafora, e parlare delle balene, che si nutrono in modo molto più efficace quando lavorano insieme circondando in gruppo grandi banchi di krill, e poi mangiando a turno. Non importa quale tattica si utilizza, l' obiettivo è quello di assicurarvi che il gruppo "senta empaticamente" il problema o l'opportunità, prima di entrare in azione
REGOLA #2. Piena Responsabilità IndividualeQuando le persone entrano in qualunque setting sociale, scelgono o hanno bisogno di definire il loro ruolo. Quando entri in un cinema definisci che sei per guardare e tuffarti in una storia; quando entri in palestra decidi che sei una persona attiva che è lì per allenarsi.Il più grande errore, se vogliamo partecipanti attivi, è consentire ai singoli di decidere di assumere il ruolo di osservatore disingaggiato. Per contrastare questo tipo di decisione, serve creare un'esperienza di responsabilità già ben prima della riunione, o comunque all'inizio di essa.E non basta dire "Voglio che questa sia una conversazione, non un monologo. Ho bisogno che tutti voi siate coinvolti." Questo raramente funziona!Invece, serve creare l'opportunità e anche il dovere per ognuno di esprimersi, attraverso giri di tavolo strutturati, oppure attraverso quel che propone la regola #3
REGOLA # 3. SottogruppiCi sono studi sociologici che rivelano che una persona che sembra avere un attacco di cuore sulla metropolitana ha meno probabilità di ricevere aiuto più sono le persone sul treno. E' un fenomeno che viene chiamato "diffusione della responsabilità": se tutti sono responsabili, nessuno si sente responsabile.Nelle vostre riunioni dovete evitare che questo accada, reali o virtuali che siano.Una volta chiarito e condiviso il problema da risolvere, dividete le persone in gruppi di due o tre (max), per esempio attraverso delle virtual rooms separate, e invitateli a trovare una soluzione nel sottogruppo, o a elencare tutti i loro dubbi e domande, o a proporre una decisione circostanziata.
E date loro un lasso di tempo sufficiente ma non troppo esteso: se la domanda è circoscritta, 3-5 minuti sono il tempo corretto perchè le persone sentano responsabilità e "urgenza" .Il manager di cui sopra, potrebbe mostrare una slide con i sotto-gruppi, e dire " Avete 5 minuti in ogni gruppo per raccogliere il maggior numero di esempi di clienti con cui negli ultimi 12 mesi avreste potuto fare degli accordi molto più interessanti se aveste avuto la possibilità di lavorare su logica di collaborazione globale. Solo i nomi e poche parole chiave "Una volta che tutti sono rientrati dai sottogruppi, potrebbe chiedere a tutti di digitare le loro risposte nella chat, o aprire il microfono a un rappresentante di ogni gruppo.
REGOLA # 4. Minimo Powerpoint PossibileNulla disingaggia una persona quanto una successione infinita di slide piene di bullet points. Non importa quanto sia intelligente o sofisticato il gruppo, se il tuo obiettivo è l'impegno, il coinvolgimento o anche l'apprendimento, devi mescolare fatti e storie. L'invito è di usare il minimo numero di slide possibile, di evitare come la peste tabelle di excel piene di numeri, di usare immagini e di avere grafici semplicissimi. IMPORTANTE!!! Questa regola non vale solo in virtuale, ma il virtuale ce la rende imprescindibile.Il vantaggio secondario di questa regola è che ci costringe a chiamare in causa i partecipanti. Se hai troppe diapositive, ti senti schiavo di "farle vedere tutte" , se ne hai di meno, è più facile avere momenti di scambio.
REGOLA #5. 5' Non lasciate passare mai più di 5 minuti senza cambiare argomento o senza dare al gruppo qualcosa di diverso da fare.I partecipanti sono sparpagliati in luoghi diversi, che non conosciamo e non vediamo, pieni di distrazioni. Se non sosteniamo un coinvolgimento continuo, si ritireranno in quel seducente ruolo di osservatore passivo e dovrebbe essere molto più faticoso riportarli dentro. Bisogna alternare sollecitazioni diverse: sondaggi, break-out rooms, uso chat, giri di tavolo, video, slide da comporre insieme....
Justin Hale e Joseph Grenny di VitalSmarts ci offrono queste 5 preziose regole.E rinnovo la convinzione fortissima che dovrebbero essere applicate normalmente nel nostro modo di fare qualunque riunione.
La speranza è che la necessità di adottarle in un contesto virtuale, ci renda più bravi anche quando siamo nel mondo reale, face to face nella stessa stanza.
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