Gestire il tempo. la not to do list

Ascolta una “versione podcast” di questo articolo, in forma di piacevole dialogo. La velocità ideale è 1.25.

Gestire il tempo: tema a cui sono stati dedicati migliaia di libri in tutto il mondo, che regolarmente restano sullo scaffale o sul comodino a prendere polvere. Ivan Blatter nel suo podcast ci invita a riconoscere che nella pratica è impossibile applicare i metodi di Time Management classici.
Sono troppo complicati, troppo onerosi, troppo inflessibili, e rubano tempo!
Non c’è una formula magica e non c’è il suggerimento rivoluzionario, però abbiamo dentro di noi il potere di lavorare più produttivamente, e Blatter chiama questo approccio l’ “anti-time management”

Gestire meglio il tempo è indispensabile, ma molte condizioni lo rendono difficile
– A volte non è chiaro quello che è veramente importante, o non sappiamo precisamente cosa vogliamo
– I fattori da considerare sono troppi
– L’inaspettato spesso accade
– Gli altri hanno un peso, e non siamo liberi di decidere di tutto il nostro tempo.
– Siamo umani: procrastiniamo, siamo inefficienti, a volte non abbiamo abbastanza voglia, facciamo errori. – Siamo costantemente distratti, “always-on” a causa della tecnologia, coi suoi pro e i suoi contro.

Per gestire meglio il nostro tempo, e aumentare la nostra produttività sul lavoro, c’è fondamentalmente una cosa da fare: PRENDERE DECISIONI CONSAPEVOLI, SEMPRE.
Quando non prendiamo decisioni consce, ci ritroviamo sbattuti qua e là come una pallina da flipper.
In realtà prendiamo decisioni continuamente, solo che le decisioni che prendiamo tendono ad essere più inconsce di quanto ci rendiamo conto. E se non prendiamo le nostre decisioni consciamente, sono gli altri a decidere per noi:colleghi, capi, collaboratori, figli, familiari…
Allenare con disciplinare quotidiana la Mindfulness è la prima strategia per un time management efficace: QUI trovate esercizi brevi e semplici che letteralmente “cambiano il cervello“.

Se ci alleniamo ad essere sempre presenti a noi stessi, e notare le nostre reazioni fisiche, le nostre emozioni e i nostri pensieri, saremo in grado di porci continuamente con regolarità durante le giornate questa domanda: Qual è la cosa più importante, per me, adesso?
Per rispondere a questa domanda dobbiamo avere lucidità sulle fondamenta nostre e del nostro lavoro:
Che cosa voglio fare?
Che cosa è importante per me ?
Quali valori contano per me?
Quali ruoli voglio interpretare ?
Quali ruoli devo interpretare?
Quali ruoli non voglio interpretare più
Chi voglio essere?
…

Man mano che consolidiamo la consapevolezza e mettiamo a fuoco i nostri aspetti fondativi, saremo pronti per implementare alcuni suggerimenti di Ivan Blatter, che forse non saranno “rocket science”, ma sono utili nella pratica. Alcuni vengono ribaditi anche da Matt Plummer, fondatore di Zarvana, società che vuole aiutare i manager ad avere un rapporto più intelligente e sano con le email

La Not to do List
La lista include le cose che non c’è bisogno che facciamo, che non sono utili al nostro scopo e non abbiamo più voglia di fare.
Per scrivere questa lista prestate particolare attenzione alle attività che vi trattengono dal raggiungere i vostri obiettivi.
E fate un check di questa lista tutte le settimane.

Dire NO
Prendere decisioni significa anche essere capaci di dire di no. Non importa quante ore abbiamo durante la giornata, non avremo mai abbastanza tempo per tutto.
Essere in grado di dire no è una forma di autodifesa: è l’arte di prendere la giusta decisione, nel momento giusto, e con il tono giusto: con tatto e con moderazione puoi dire no al tuo capo e al tuo cliente.

Togliere tutte le Notifiche
Una cosa a cui dire no è la distrazione costante, che danneggia il cervello, l’energia, la concentrazione.
Non c’è nulla di più semplice che togliere tutte le notifiche, ed andare a controllare la mail o i messaggi o le chat solo quando si ha tempo ed energia per farlo!
Compartimentare il tempo dedicato a consultare le mail, i messaggi e tutte le fonti da cui possono arrivare informazioni e richieste è una misura di efficacia, efficienza e salute mentale.

Tenere pulita la casella e-mail
Se pensiamo al nostro inbox come una cassetta delle lettere, quello che facciamo quotidianamente è abbastanza assurdo: andiamo una ventina di volte ad aprire la cassetta delle lettere, tiriamo fuori la posta, apriamo le lettere nuove, le guardiamo brevemente e poi le rimettiamo dentro, poi riprendiamo le lettere vecchie e le rimettiamo nelle loro buste, poi richiudiamo la cassetta delle lettere. Folle, no?
Non penseremmo mai di usare in questo modo la nostra cassetta delle lettere, eppure lo facciamo col nostro Inbox.
Trattiamo le mail come delle vere lettere!
Leggiamo ogni mail una volta e decidiamo che cosa è utile farci: dopo questa decisione non ci sarà più nessun’altra decisione da prendere, e la mail potrà essere archiviata o cancellata.
In fin dei conti non ci sono molte cose che possiamo fare con una mail :
– cancellarla se non è rilevante
– leggerla, capire che non c’è niente da fare, archiviarla in un opportuno folder se serve, o gettarla
– leggerla, capire che serve fare qualcosa per cui bastano meno di 5 minuti. Farlo, e dopo cancellarla o archiviarla in opportuno folder, se serve tenerla
– leggerla, capire che serve fare qualcosa che prende più di 5 minuti, dunque metterla in una cartella che si chiama To Do