La chiave per una produttivita’ profittevole

Ascolta una “versione podcast” di questo articolo, in forma di piacevole dialogo. La velocità ideale è 1.25.

Come possiamo aumentare la nostra produttività, se pensiamo di lavorare già al massimo della nostra capacità? Eben Pagan, imprenditore ed esperto mondiale sul tema del time management, autore di diversi best seller, ci racconta di essere riuscito a fare dei grandi cambiamenti nella sua produttività solo nel momento in cui ha cambiato alcune abitudini chiave:

• ha cominciato a lavorare in blocchi di tempo focalizzati e senza interruzioni
• ha scelto di concentrarsi sulle attività di maggior valore per il suo business
• ha smesso di controllare email e messaggi come prima cosa la mattina, dedicandosi invece all’esercizio fisico e alla costruzione della giornata.

Ecco allora i 3 cardini del Metodo Pagan

2. Dedica tempo alla rigenerazione profonda.
Rigenerarsi è necessario per alimentare l’energia, il focus e il flow . Se non ci dedichiamo alla nostra rigenerazione, non avremo abbastanza energia; e se non abbiamo energia non avremo focus; e se non abbiamo focus non avremo produttività.
Ed è meglio dedicarsi ad una sola attività di profonda rigenerazione, piuttosto che a mille cose.
Pagan suggerire 30 minuti di relax vero / rigenerazione, ogni 2 ore di lavoro. Non per tutti sarà possibile un ritmo del genere, ma il concetto è chiaro e confermato non solo dall’esperienza ma anche da studi neuroscientifici sul multitasking.

1. Metti i “sassi grossi” in agenda per primi, sennò la sabbia occuperà tutto lo spazio.
Questo concetto chiave è spiegato benissimo dal video del vaso di vetro, che esiste in molte versioni.
Quali sono le attività a maggior valore aggiunto nelle vostre settimane? Come potete dedicar loro più tempo ?

L’ errore da evitare assolutamente è entrare in azione senza conoscere il valore di un’azione, senza sapere la differenza tra un’attività che porta un piccolo risultato ora, e una che aumenta il valore del tuo lavoro o del tuo business. Se abbiamo chiara questa differenza, siamo più capaci di organizzare le nostre giornate e le nostre vite, assicurandoci che le cose di valore vengano portate a termine.
Quali sono le mie High Lifetime Value Activities?
Quali sono le mie High Dollar per Hour Activities?
Quali sono le mie Low Dollar per Hour Activities?
Quali sono le mie Zero – Negative Value Activities?

Pagan ci suggerisce di usare la Productivity Pyramid per identificare le attività che generano il valore più alto per noi nel medio lungo termine, e di fare questo esercizio regolarmente: rivedere, chiarire, cambiare, in modo che ogni giorno sia dedicato alle high value/high dollar activities come prima cosa.

3. Passare da un compito all’altro è inefficiente. Servono blocchi di tempo dedicati.
Ci vogliono 20 minuti per riportare la concentrazione al livello in cui era prima di essere interrotti. E se si viene interrotti ogni 20 minuti, si finisce la giornata con la sensazione di non aver prodotto niente di utile.
Ecco alcune soluzioni di buon senso:
Attivare la segreteria telefonica e ascoltare i messaggi in orari fissi.
Non rispondere alle email immediatamente ma in certi slot dedicati durante la giornata
Mettere in agenda un paio di “momenti multitasking pianificati”
Togliere le notifiche da qualunque app: sono una distrazione e una tentazione terribile e inutile.

Gli studi di Pagan dimostrano che siamo 10 volte più produttivi se ci dedichiamo alle attività ad alto valore in blocchi focalizzati di tempo, privi di interruzioni.
Questo significa che, se scopriamo che al momento dedichiamo solo il 20% del tempo ad attività ad alto valore, possiamo raddoppiare la tua produttività senza grandi impatti e con facilità.

Il metodo 60 60 30 consiste nel lavorare in due blocchi di tempo di un’ora focalizzati senza interruzioni, per poi prendersi 30 minuti di pausa.
Ma la durata dei blocchi è soggettiva. L’ importante è fissarseli e rispettarli quanto più possibile.

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