La check list per buoni meeting on line

Ecco una breve lista di raccomandazioni pratiche e di buon senso per ottenere il meglio dalle riunioni, in particolare quelle on line. Sono regole sulla preparazione, sull’apertura e sulla conduzione di un meeting, che dovremmo seguire e far rispettare anche in presenza (e non lo facciamo) ma on line fanno proprio la differenza tra la soddisfazione per un buon meeting e il desiderio di non parteciparvi mai più.

Leadership Strategies ha fatto un enorme lavoro per distillare suggerimenti utili a coinvolgere e responsabilizzare tutti i partecipanti ad un meeting virtuale.
Ma dopo che li avrete letti, credo vi renderete conto che si tratta di raccomandazioni fondamentali anche per fare meeting efficaci intorno allo stesso tavolo.
Certo è che le riunioni virtuali ci obbligano, letteralmente ci obbligano, a rispettarle, per avere efficacia e partecipazione. Ma son certa ne trarrete spunti utili anche per il face to face.

Una raccomandazione in più: queste regole dovrebbero essere sempre rispettate e messe in pratica da chi organizza meeting on-line
Ma se così non fosse, anche ogni invitato ha il diritto e il dovere di chiedere che lo siano: il tempo di tutti è in gioco, durante una riunione.
Cosa ne dite, come primissima cosa,di organizzare un meeting incui condividere levostre “Regole di tutti i Meeting futuri”?
Create il vostro “Patto di Team” per le riunioni virtuali, e pure per quelle face to face!

RACCOMANDAZIONI PER LA PREPARAZIONE DEI MEETING : LA COSA PIU’ IMPORTANTE
Prima di ogni riunione virtuale..

1. Invitate chi serve: ha informazioni rilevanti da portare? deve informare altri? deve e può decidere?
• riducete il numero dei partecipanti per massimizzare l’efficacia del meeting
• dite a ciascun partecipante che contributo vi aspettate da lui/lei, in che modo la sua presenza sarà utile

2. Costruite un’agenda “sensata” e “temporizzata”. Condivisa, ogni volta che ciò è possibile
• discutete prima (se possibile) con i partecipanti gli argomenti da trattare
• immaginate con cura quanto tempo serve per ogni argomento, inclusa la parte di dibattito
• limitate il numero di temi in agenda, in modo che la riunione duri al massimo due ore (se necessario spezzate la riunione in due tranche)

3. Distribuite leinformazioni rilevanti per tempo (almeno il giorno prima)
• gli orari di inizio e fine (nei vari fusi orari se necessario)
• gli obiettivi della riunione
• l’agenda, con indicazione dei tempi per ogni argomento e dell’outcome atteso per ogni punto
• i documenti da leggere e conoscere già quando inizia il meeting.
Siate chiari sul fatto che i documenti inviati non verranno letti insieme, ma verranno discussi in riunione per prendere decisioni!!!

4. Dite ai partecipanti che vi aspettate che arrivino preparati alla riunione:
• mandate documenti da leggere prima del meeting: il meeting deve servire per discutere, confrontarsi e decidere, non per vedere insieme le slide
• chiedete di mandarvi input, domande e idee prima della riunione
• chiedete di preparare massimo 10 slide da 10’totali a testa, con i contenuti / messaggi chiave
• dite a ciascun partecipante che tipo di contributo vi aspettate da lui/lei, in che modo la sua presenza è utile

5. Preparate poche slide sintetiche, semplici, con contenuti rilevanti, ancor più che se foste dal vivo:
• usate tabelle super semplici
• evitate le animazioni: possono apparire in ritardo e rendono la fruizione difficile.
Piuttosto spezzate una slide in due, creando “artificialmente” un effetto animazione.

RACCOMANDAZIONI PER INIZIARE
All’inizio del vostro meeting virtuale…

6. Fate l'”appello”(se serve):
• create un elenco con i nomi e le location di ogni partecipante
• chiedete a ciascuno di dire il suo nome, il suo ruolo, il suo contributo al meeting

7. Fate un’apertura potente:
• ricordate lo scopo, il «purpose» del meeting
• ricordate l’agenda
• evidenziate i vantaggi per i partecipanti, quello che si porteranno via
• riconoscete il ruolo e la responsabilità di ciascuno dei partecipanti a quel meeting
• ricordate le regole di base di interazione (Es. parliamo uno per volta; usiamo la chat solo per problemi tecnici, mettiamo in muto quando non parliamo, usiamo un auricolare per evitare rimbombi e aumentare la concentrazione etc, decidiamo chi fa il time keeping, per favorenon una persona sola …)
• ricordate le regole di «galateo virtuale» (Es. annunciarsi quando si entra in riunione e quando si deve lasciare, chiedere la parola alzare la mano, dire il proprio nome quando si inizia a parlare,
spegnere il video solo in caso di connessione instabile …)

RACCOMANDAZIONI PER LA GESTIONE / CONDUZIONE DEL MEETING

8. Mantenete un’energia alta tutto il tempo.
A tal scopo prevedete piccoli momenti di break , almeno 5′ ogni 30′
E tenetene conto quando preparate l’agenda

9. Coinvolgete le persone una per una.
Ponete domande aperte su cui ciascuno possa/debba aprirsi e contribuire.
Chiedete a ognuno il suo contributo / opinione / suggerimento, anche ai più silenziosi.

10. Lanciate sondaggi on line, con domande di interesse condiviso, per avere una fotografia istantanea di una certa situazione, o per prendere una decisione.
Lanciate dei «giochi», per verificare cosa si è capito o imparato fino a quel momento, se si tratta di una riunione informativa.

11. Usate materiale video su cui fare commenti e condividere riflessioni e azioni.

12. Riassumete tutte le decisioni prese passo passo, e ricapitolatele alla fine

13. TENETE IL TEMPO.
Il che significa richiamare e rispettare l’agenda, arginare le deviazioni per rimandarle ad un altro momento, oppure decidere tutti insieme che si vuole deviare dall’agenda tracciata perchè qualcosa di più importante e urgente da trattare è emerso nella discussione.

Una riunione investe il tempo di tutti.
Chi la organizza dovrebbe tenere conto di questo, con il massimo rispetto e responsabilità.
Ma se non lo fa, è diritto – e oserei dire dovere – di chi partecipa di richiamare al rispetto di questi ragionevoli e utili principi di efficacia.

Questo articolo è stato redatto da Giulia Rosa Sirtori, Executive & Team Coach dal 2013, con credenziale MCC ICF e con 20 anni di esperienza executive in ambito marketing e vendite. Giulia aiuta i leader a ottenere il meglio da se stessi e dai loro team, facendo meno fatica e avendo più equilibrio ed energia. Lavora in italiano, inglese e francese