Idee semplici e dirompenti per gestire riunioni e tempo

Ascolta una “versione podcast” di questo articolo, in forma di piacevole dialogo. La velocità ideale è 1.25.

Le giornate lavorative sono sempre più lunghe, le riunioni sono sempre di più, la gente lavora sempre più spesso nei week-end per portare a termine quello che non riesce a fare nel “normale tempo di lavoro” . È possibile ottimizzare il modo di lavorare, per avere più lucidità e meno caos?

E’ la domanda a cui i due imprenditori Jason Fried e David Heinemeier Hansson hanno deciso di dare una risposta, dopo avere fondato BaseCamp. La loro esperienza è poi diventata l’oggetto di un libro che nel 2010 venne accolto come una stella cometa: ReWork: Change the Way You Work Forever.
Dicono Frief e Heinemeier Hansso: “BaseCamp è una società che si occupa di sviluppo di applicazioni Cloud, basata a Chicago. Per quasi vent’anni abbiamo lavorato per renderla una società non alimentata dal “as soon as possible”, dalla fretta, dalle nottate insonni, dalle promesse impossibili, da progetti che sembrano non avere mai fine. Ci sono momenti stressanti? Certo! Così come è normale nella vita di tutti. Ogni giorno è bilanciato e perfetto? Sicuramente no. Mentiremmo se lo dicessimo. Ma facciamo del nostro meglio perché questi momenti stressanti siano delle eccezioni, piuttosto che la regola. E per ottenere questo risultato abbiamo fatto delle scelte intenzionali, volte a mantenere la nostra società nella lucidità.”

Ecco 4 strategie che BaseCamp utilizza per massimizzare la qualità del lavoro: coinvolgono ovviamente il modo di organizzare e gestire i meeting.

1. Le riunioni si fanno solo per discutere, creare, decidere. Non per aggiornare!
Le aziende proteggono i marchi, informazioni riservate, budget, ma non proteggono la cosa più importante, preziosa e vulnerabile che hanno: il tempo e l’attenzione dei loro dipendenti. Spendono il tempo e l’attenzione dei collaboratori come se fossero infiniti, e non costassero nulla, mentre sono risorse molto scarse.
I meeting spezzano il tempo e la concentrazione: eliminare quelli inutili permette alle persone di dedicare un tempo più prolungato ad attività ad alto valore aggiunto. Il tempo e l’attenzione sono spesi in blocchi più grandi, invece che sparpagliati in piccole cose, e ciò consente di fare lavoro di maggiore qualità e quantità.

In Basecamp i meeting considerati inutili sono quelli di aggiornamento, quelli in cui una persona condivide quello che è stato fatto su un progetto, e poi si siede e dà la parola a un’altra persona che farà la stessa cosa su un altro progetto. Questo tipo di meeting è una totale perdita di tempo. Anche se può sembrare efficiente avere tutti insieme nello stesso momento nella stessa stanza, in realtà non lo è.
È costoso invece. Troppo costoso. 8 persone in una stanza per un’ora non costano un’ora: costano 8 ore.

Si chiede alle persone di scrivere degli update giornalieri o settimanali sulla piattaforma interna di social sharing, destinati a tutti coloro che sono coinvolti nei progetti, in modo che li possano leggere quando hanno deciso di farlo e hanno piena concentrazione.
Questo risparmia dozzine di ore di riunione alla settimana e permette alla gente di avere blocchi più lunghi di lavoro ininterrotto e più produttivo.

2. Le riunioni si fanno SOLO se sono state preparate da tutti, e SOLO per confrontarsi.
In azienda molte persone ogni giorno dedicano tempo ed energia a mettere insieme presentazioni, riservare una meeting room o creare un meeting su Teams o Zoom, presentare la loro idea. A volte nessuno le interrompe, e tutto sembra andare bene. Ma poi si scopre, spesso per caso, che nessuno era attento, o che dubbi o richieste di chiarimento non sono emerse durante la riunione. A volte le interruzioni iniziano subito, perchè ci sono cose poco chiare che potevano essere chiarite prima del meeting, o perchè qualcuno fa deragliare il flusso.

In BaseCamp chi convoca i meeting, e vuole esplorare insieme ai colleghi un’idea, prepara e condivide con sufficiente anticipo ai colleghi un documento di alcune pagine.
Questo documento viene pubblicato su una piattaforma interna di social working, o inviato via mail a tutti i partecipanti alla riunione, in modo che ognuno di loro legga, si informi, rifletta e chieda chiarimenti PRIMA che la riunione abbia luogo, e che arrivi pronto a dare la propria opinione, formulare una controproposta, ingaggiare un dibattito.
Si pretende che durante la riunione ci sia scambio, non spiegazione. Sennò la riunione salta, e viene riprogrammata. Con conseguenze ovviamente non piacevoli.
Questo è il modo usato in BaseCamp per fare riunioni che abbiano un senso e un outcome concreto.

3. Si rispetta il tempo di tutti in modo ossessivo
Ci sono molti modi di fare a fette 60 minuti: 1×60; 2×30; 4×15; 25+10+5+20 ….
Sono tutte ore di 60 minuti, eppure sono ore molto diverse. Il numero è lo stesso, ma la qualità no.
Come si può produrre qualcosa di valore in un tempo così sbriciolato?
Il nostro cervello in questi continui cambiamenti di attenzione e attività sovrapposte non ha margine di riposo, va in sovraccarico, perde lucidità: è esattamente così che si arriva in fondo alle giornate spompi chiedendosi “ma oggi che cosa ho fatto?” .

Se guardando le ore della tua giornata media ti rendi conto che è fatta di frazioni, chiediti:
– su quante cose lavori mediamente in un’ora ?
– chi decide questa divisione? sono gli altri che ti distraggono? sei tu che ti distrai ?
– che cosa puoi cambiare?

In BaseCamp la raccomandazione è di fare una cosa alla volta, e ciò non significa fare moltissime cose in rapidissima successione, fare una cosa importante per almeno un’ora, seguita da un’altra.

4. Si crede fermamente nel contrario di “a qualunque costo”
A qualunque costo! Che espressione carica di pathos! Neanche fossimo chirurghi d’urgenza.
Peccato che mediamente nessuno di noi sta salvando il mondo, o salvando un paziente a cuore aperto.
E nessuno ci farà un busto nell’atrio se muoriamo sul campo, come diceva una mia cara amica e collega negli anni ’90, quando la frenesia non aveva ancora i livelli odierni.

Chi lavora da abbastanza tempo in ruoli manageriali sa che ci sono davvero pochi momenti in cui attivare la modalità “a qualunque costo”: sono le situazioni in cui si rischia di non poter pagare gli stipendi oppure quelle in cui la reputazione aziendale è in gioco.
Il business di tutti i giorni non ha queste caratteristiche e non richiede questo approccio.
Dunque quello che fanno in BaseCamp è chiedersi a l’un l’altro, di lato, verso il basso, verso l’alto:
Quanto ci vuole ? Che cosa serve ?
E sono i leader in primis a fare questa domanda alle loro squadre.
Queste domande invitano ad uno scambio sulle strategie e sulle priorità, a fare scelte, a semplificare gli approcci, a decidere anche a volte che … non ne vale la pena.
Altro che “a qualunque costo!”