COME PERDERE MENO TEMPO IN RIUNIONE
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Gran parte della complessità nelle nostre agende viene dalla quantità e qualità delle riunioni. Passiamo ore della nostra vita in riunione: a volte le organizziamo noi, a volte sono organizzate da altri, ma un concetto che forse non è evidente è che le riunioni sono di tutti, non di chi le organizza: il tempo e l'energia di tutti è in gioco. Dunque tutti i partecipanti dovrebbero sapere che hanno il diritto e il dovere di contribuire al loro buon svolgimento.Non è detto che abbiamo avuto un "imprinting" utile e positivo riguardo ai meeting dai capi che abbiamo avuto, ma siamo sempre in tempo a migliorare le cose, se non funzionano.
Ecco qualche suggerimento da parte di Liz Cook e Rasheryl Mc Creary in caso vi accorgiate di disfunzioni durante la riunione a cui state partecipando, disfunzioni che inevitabilmente fanno perdere tempo a tutti.
QUANDO LA RIUNIONE INIZIA SENZA UN OBIETTIVO CHIARO potete dire:“Scusate, mi sono perso. Possiamo ridirci l'obiettivo che abbiamo, cosa vogliamo ottenere ? Mi è utile per rimanere concentrato e non perdermi le cose chiave."
IMPORTANTE: Non accusate mai, ma fate una domanda per fare chiarezza.
Ancor meglio!
PRIMA della riunione, nel momento in cui si riceve l'invito, se non c'è un'agenda o un obiettivo chiaro, quello è il momento di fare domande:
Qual è l'obiettivo della riunione, con cosa vogliamo uscire dalla riunione? che tipo di contributo ti aspetti da me?
Se sappiamo queste cose prima, possiamo prepararci. Se non le sappiamo arriviamo all'oscuro, e potremmo non essere nemmeno in grado di partecipare. E si perde tempo ed efficacia.
Chi organizza non fa queste cose? Non importa, chiedendole lo possiamo "educare"
QUANDO LA DISCUSSIONE «DERAGLIA» potete dire:“Quelli di cui stiamo discutendo sono ottimi punti. Dobbiamo tornare all’ argomento principale, ma non voglio perderli. Possiamo annotarli tra gli open points in modo da discuterli in un secondo momento, e adesso tornare al nostro argomento principale?”
QUANDO UNA PERSONA STA DOMINANDOSe il team leader o chi ha indetto la riunione consente ad una persona di dominare la discussione, potete dire : “Stiamo discutendo di un tema importante, e Giovanni ha apertamente condiviso il suo punto di vista. Mi interessa il parere di tutti gli altri. Facciamo un giro di tavolo ? "
QUANDO UNO O PIÙ PARTECIPANTI «ABBANDONANO» O NON PARTECIPANO“Stiamo discutendo di un tema importante. Mi piacerebbe sentire il parere di tutti. Possiamo fare un giro di tavolo e raccogliere tutte le opinioni e i suggerimenti? "
QUANDO LE DECISIONI O LE AZIONI NON VENGONO DOCUMENTATEMi sembra che abbiamo appena preso una decisione importante. Possiamo riassumerla e metterla per iscritto così resta nel meeting report ?
SE LA RIUNIONE STA PER FINIRE, E IL LEADER NON RIEPILOGA DECISIONI E AZIONI CONCORDATE"Abbiamo fatto una riunione molto positiva, mi piacerebbe ce ne andassimo avendo ben chiaro tutto quel che abbiamo deciso, e chi deve fare cosa. Possiamo riassumere? "
Queste semplici tecniche sono utili per far avanzare le cose, anche quando chi ha indetto la riunione non sta facilitando come dovrebbe. Ogni partecipante ha il diritto e il dovere di alzare la mano e parlare. Mi ripeto: la riunione appartiene ad ognuno dei partecipanti. E ognuno deve prendersi, per il bene suo e di tutti, la responsabilità di fare riunioni efficienti ed efficaci.
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Ecco qualche suggerimento da parte di Liz Cook e Rasheryl Mc Creary in caso vi accorgiate di disfunzioni durante la riunione a cui state partecipando, disfunzioni che inevitabilmente fanno perdere tempo a tutti.
QUANDO LA RIUNIONE INIZIA SENZA UN OBIETTIVO CHIARO potete dire:“Scusate, mi sono perso. Possiamo ridirci l'obiettivo che abbiamo, cosa vogliamo ottenere ? Mi è utile per rimanere concentrato e non perdermi le cose chiave."
IMPORTANTE: Non accusate mai, ma fate una domanda per fare chiarezza.
Ancor meglio!
PRIMA della riunione, nel momento in cui si riceve l'invito, se non c'è un'agenda o un obiettivo chiaro, quello è il momento di fare domande:
Qual è l'obiettivo della riunione, con cosa vogliamo uscire dalla riunione? che tipo di contributo ti aspetti da me?
Se sappiamo queste cose prima, possiamo prepararci. Se non le sappiamo arriviamo all'oscuro, e potremmo non essere nemmeno in grado di partecipare. E si perde tempo ed efficacia.
Chi organizza non fa queste cose? Non importa, chiedendole lo possiamo "educare"
QUANDO LA DISCUSSIONE «DERAGLIA» potete dire:“Quelli di cui stiamo discutendo sono ottimi punti. Dobbiamo tornare all’ argomento principale, ma non voglio perderli. Possiamo annotarli tra gli open points in modo da discuterli in un secondo momento, e adesso tornare al nostro argomento principale?”
QUANDO UNA PERSONA STA DOMINANDOSe il team leader o chi ha indetto la riunione consente ad una persona di dominare la discussione, potete dire : “Stiamo discutendo di un tema importante, e Giovanni ha apertamente condiviso il suo punto di vista. Mi interessa il parere di tutti gli altri. Facciamo un giro di tavolo ? "
QUANDO UNO O PIÙ PARTECIPANTI «ABBANDONANO» O NON PARTECIPANO“Stiamo discutendo di un tema importante. Mi piacerebbe sentire il parere di tutti. Possiamo fare un giro di tavolo e raccogliere tutte le opinioni e i suggerimenti? "
QUANDO LE DECISIONI O LE AZIONI NON VENGONO DOCUMENTATEMi sembra che abbiamo appena preso una decisione importante. Possiamo riassumerla e metterla per iscritto così resta nel meeting report ?
SE LA RIUNIONE STA PER FINIRE, E IL LEADER NON RIEPILOGA DECISIONI E AZIONI CONCORDATE"Abbiamo fatto una riunione molto positiva, mi piacerebbe ce ne andassimo avendo ben chiaro tutto quel che abbiamo deciso, e chi deve fare cosa. Possiamo riassumere? "
Queste semplici tecniche sono utili per far avanzare le cose, anche quando chi ha indetto la riunione non sta facilitando come dovrebbe. Ogni partecipante ha il diritto e il dovere di alzare la mano e parlare. Mi ripeto: la riunione appartiene ad ognuno dei partecipanti. E ognuno deve prendersi, per il bene suo e di tutti, la responsabilità di fare riunioni efficienti ed efficaci.
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