COME COSTRUIRE UNA BUONA AGENDA PER UN MEETING
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Molti dei problemi delle riunioni originano da un’ agenda mancante o mal fatta, come ci fa notare Roger Schwarz nel suo libro Smart Leaders, Smarter Teams.Un’agenda ben fatta setta aspettative chiare su quello che faremo e su ciò con cui ci aspettiamo di uscire da lì. Un’agenda ben fatta aiuta tutti a prepararsi, permette di entrare velocemente in argomento, consente di sapere quando la discussione ha raggiunto il suo scopo.
Ecco qualche spunto per costruire Agende migliori, che Schwarz ci invita ad utilizzare SEMPRE: che si tratti di un gruppo di 3 o di 50 persone, che si tratti di una riunione di 1 ora o 3 giorni, che ci troviamo on line o di persona. 1. CHIEDI INPUT AI PARTECIPANTI Per averli coinvolti, serve che abbiamo contribuito alla costruzione degli argomenti di cui si parlerà. E’ il ruolo del team leader decidere che alcuni temi non possano entrare in agenda, ma dovra' essere sempre chiaro nello spiegare perché .E la premessa, se si tratta di meeting ricorrenti, è che tutti i partecipanti abbiano concordato in un punto del tempo cosa finisce in riunione e cosa no, così che nessuno sia stupito da un rifiuto. 2. SELEZIONA ARGOMENTI CHE COINVOLGONO TUTTI I PRESENTI Il tempo è scarso per tutti, e le riunioni dovrebbero tenersi solo se utili. Sono tanto più utili, quanto più sono dedicate a “temi interdipendenti” . Lo scopo principe di un meeting è prendere decisioni su aspetti che coinvolgono o impattano tutti i presenti, risolvere problemi alla cui soluzione tutti possono contribuire.La partecipazione ad un meeting è direttamente proporzionale alla quantità di “interdependent issues” 3. SCRIVI I TEMI DELL’ AGENDA IN FORMA DI DOMANDA Invece che scrivere “riallocazione spazi uffici” oppure “aumenti di stipendio”, fai lo sforzo di scrivere la domanda a cui insieme dovrete dare una risposta, così che la gente possa venire preparata e focalizzata, e durante la riunione sia più facile distinguere i contributi utili da quelli che ci fanno “deragliare” Per esempio: “Quali criteri ci diamo per riallocare gli spazi negli uffici?” “In base a quali fattori chiave vogliamo premiare quest’anno i nostri collaboratori?” 4. DECIDI LO SCOPO DELLA RIUNIONE O DEL SINGOLO PUNTO IN AGENDA DECIDERE ?
RACCOGLIERE INPUT PER UNA DECISIONE IN UN SECONDO TEMPO ?
GENERARE NUOVE IDEE SU PRODOTTI, PROGETTI, PROCESSI?
ALLINEARCI SU UNA CERTA VISIONE E CONCORDARE UNA LINEA D'AZIONE? COORDINARE LE AZIONI TRA REPARTI DIVERSI?INFORMARE?
E’ difficile partecipare se non so cosa vengo a fare, e cosa ci si aspetta da me Devo solo ascoltare? Devo portare un contributo? Devo partecipare ad una decisione? E se dobbiamo decidere, con che criterio decideremo? Maggioranza? Unanimità ?E se non lo so, posso deciderlo per i fatti miei, e poi rimanere spiazzato durante l’incontro ?E’ compito di chi convoca la riunione chiarire a cosa serve quella riunione , o quel punto in agenda.Altrettanto, però, è compito di chi è invitato chiedere ciò che non è chiaro. 5. STIMA UN TEMPO REALISTICO PER OGNI ARGOMENTO, DECIDENDO IL PROCESSO CON CUI OGNI ARGOMENTO POTRA' ESSERE TRATTATO Quasi ogni agenda è farcita di un numero esagerato di argomenti. Quasi ogni meeting finisce senza avere esaurito gli argomenti in agenda.Come mai? Perché facendo l’agenda non pensiamo a come si svolgerà quel pezzo di riunione, e sottostimiamo regolarmente il tempo di cui avremo bisogno. Se siete in 10 e dovete decidere in base a quali criteri riallocare gli spazi degli uffici, probabilmente 10 minuti non saranno sufficienti. No? Dunque fate un lavoro di immaginazione accurata nello stimare il tempo che può servire, e fate challenge ai vostri colleghi e collaboratori in tal senso E come decidere il tempo che serve? Se abbiamo definito lo scopo di punto (vedi sopra), possiamo ipotizzare un processo per quella porzione di riunione.Tale processo va condiviso e spiegato a tutti. Ad esempio: passeremo 15’ a raccogliere tutte le info rilevanti, 15’ a selezionare possibili soluzioni, 15’ a discutere e individuare la soluzione a maggioranza. Ok per tutti? Una volta fissato il tempo ragionevole per sviscerare un certo argomento, dobbiamo averlo tutti chiaro e tutti impegnarci a rispettarlo. 6. SPECIFICA COME SERVE PREPARARSI AL MEETING Distribuisci l’agenda con sufficiente anticipo.Distribuisci materiale da leggere e su cui arrivare preparati.MAI, MAI, MAI dovremmo usare una riunione per leggere tutti insieme un documento che avrebbe benissimo essere letto e compreso prima!
Lo scopo di essere tutti in una stanza (fisica o virtuale che sia) è scambiare dubbi, domande, osservazioni su quel documento!E ricordati di chiarire il contributo che ti aspetti da ciascuno. 7. SCEGLI CHI TRATTERA’ OGNI ARGOMENTO Non è produttivo che il team leader guidi ogni punto dell'agenda, anzi, è controproducente. Il team leader non può sapere tutto, e non ha il tempo di prepararsi in dettaglio su tutto. I singoli responsabili saranno ingaggiati sull’individuare le poche cose necessarie a portare quel certo tema all’attenzione dei colleghi, e si alleneranno nell’esporre , coinvolgere, influenzare gli altri. 8. ANCHE CON AGENDA CONDIVISA, CHIEDI SEMPRE ALL’INIZIO SE C’E’ BISOGNO DI MODIFICARE QUALCOSA
9. CHIUDI IL MEETING CON UN MOMENTO DI FEEDBACK Cosa abbiamo fatto bene oggi? Cosa vogliamo fare diversamente la prossima volta? 15‘ minuti dedicati a questa attività, ogni volta, dando la parola a tutti, senza mai alzarsi dal tavolo senza averlo fatto, si riveleranno preziosissimi: miglioreranno la performance, le relazioni lavorative, la soddisfazione, l’ingaggio. Ecco alcune domande per individuare cosa abbiamo fatto bene o cosa dobbiamo migliorare, che riprendono i punti di questo articolo L’agenda è stata distribuita in tempo utile? Come ci siamo preparati al meeting? Quanto bene abbiamo stimato il tempo dedicato ad ogni argomento? Quanto tempo abbiamo dedicato a discutere e decidere, rispetto solo ad informare? Quanto siamo stati in tema su ogni argomento? Quanti hanno partecipato attivamente? Quanto è stato efficace il processo di discussione? Chiudo con un template che potrà essere utile usare. Piegatelo a vostro uso e consumo
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Ecco qualche spunto per costruire Agende migliori, che Schwarz ci invita ad utilizzare SEMPRE: che si tratti di un gruppo di 3 o di 50 persone, che si tratti di una riunione di 1 ora o 3 giorni, che ci troviamo on line o di persona. 1. CHIEDI INPUT AI PARTECIPANTI Per averli coinvolti, serve che abbiamo contribuito alla costruzione degli argomenti di cui si parlerà. E’ il ruolo del team leader decidere che alcuni temi non possano entrare in agenda, ma dovra' essere sempre chiaro nello spiegare perché .E la premessa, se si tratta di meeting ricorrenti, è che tutti i partecipanti abbiano concordato in un punto del tempo cosa finisce in riunione e cosa no, così che nessuno sia stupito da un rifiuto. 2. SELEZIONA ARGOMENTI CHE COINVOLGONO TUTTI I PRESENTI Il tempo è scarso per tutti, e le riunioni dovrebbero tenersi solo se utili. Sono tanto più utili, quanto più sono dedicate a “temi interdipendenti” . Lo scopo principe di un meeting è prendere decisioni su aspetti che coinvolgono o impattano tutti i presenti, risolvere problemi alla cui soluzione tutti possono contribuire.La partecipazione ad un meeting è direttamente proporzionale alla quantità di “interdependent issues” 3. SCRIVI I TEMI DELL’ AGENDA IN FORMA DI DOMANDA Invece che scrivere “riallocazione spazi uffici” oppure “aumenti di stipendio”, fai lo sforzo di scrivere la domanda a cui insieme dovrete dare una risposta, così che la gente possa venire preparata e focalizzata, e durante la riunione sia più facile distinguere i contributi utili da quelli che ci fanno “deragliare” Per esempio: “Quali criteri ci diamo per riallocare gli spazi negli uffici?” “In base a quali fattori chiave vogliamo premiare quest’anno i nostri collaboratori?” 4. DECIDI LO SCOPO DELLA RIUNIONE O DEL SINGOLO PUNTO IN AGENDA DECIDERE ?
RACCOGLIERE INPUT PER UNA DECISIONE IN UN SECONDO TEMPO ?
GENERARE NUOVE IDEE SU PRODOTTI, PROGETTI, PROCESSI?
ALLINEARCI SU UNA CERTA VISIONE E CONCORDARE UNA LINEA D'AZIONE? COORDINARE LE AZIONI TRA REPARTI DIVERSI?INFORMARE?
E’ difficile partecipare se non so cosa vengo a fare, e cosa ci si aspetta da me Devo solo ascoltare? Devo portare un contributo? Devo partecipare ad una decisione? E se dobbiamo decidere, con che criterio decideremo? Maggioranza? Unanimità ?E se non lo so, posso deciderlo per i fatti miei, e poi rimanere spiazzato durante l’incontro ?E’ compito di chi convoca la riunione chiarire a cosa serve quella riunione , o quel punto in agenda.Altrettanto, però, è compito di chi è invitato chiedere ciò che non è chiaro. 5. STIMA UN TEMPO REALISTICO PER OGNI ARGOMENTO, DECIDENDO IL PROCESSO CON CUI OGNI ARGOMENTO POTRA' ESSERE TRATTATO Quasi ogni agenda è farcita di un numero esagerato di argomenti. Quasi ogni meeting finisce senza avere esaurito gli argomenti in agenda.Come mai? Perché facendo l’agenda non pensiamo a come si svolgerà quel pezzo di riunione, e sottostimiamo regolarmente il tempo di cui avremo bisogno. Se siete in 10 e dovete decidere in base a quali criteri riallocare gli spazi degli uffici, probabilmente 10 minuti non saranno sufficienti. No? Dunque fate un lavoro di immaginazione accurata nello stimare il tempo che può servire, e fate challenge ai vostri colleghi e collaboratori in tal senso E come decidere il tempo che serve? Se abbiamo definito lo scopo di punto (vedi sopra), possiamo ipotizzare un processo per quella porzione di riunione.Tale processo va condiviso e spiegato a tutti. Ad esempio: passeremo 15’ a raccogliere tutte le info rilevanti, 15’ a selezionare possibili soluzioni, 15’ a discutere e individuare la soluzione a maggioranza. Ok per tutti? Una volta fissato il tempo ragionevole per sviscerare un certo argomento, dobbiamo averlo tutti chiaro e tutti impegnarci a rispettarlo. 6. SPECIFICA COME SERVE PREPARARSI AL MEETING Distribuisci l’agenda con sufficiente anticipo.Distribuisci materiale da leggere e su cui arrivare preparati.MAI, MAI, MAI dovremmo usare una riunione per leggere tutti insieme un documento che avrebbe benissimo essere letto e compreso prima!
Lo scopo di essere tutti in una stanza (fisica o virtuale che sia) è scambiare dubbi, domande, osservazioni su quel documento!E ricordati di chiarire il contributo che ti aspetti da ciascuno. 7. SCEGLI CHI TRATTERA’ OGNI ARGOMENTO Non è produttivo che il team leader guidi ogni punto dell'agenda, anzi, è controproducente. Il team leader non può sapere tutto, e non ha il tempo di prepararsi in dettaglio su tutto. I singoli responsabili saranno ingaggiati sull’individuare le poche cose necessarie a portare quel certo tema all’attenzione dei colleghi, e si alleneranno nell’esporre , coinvolgere, influenzare gli altri. 8. ANCHE CON AGENDA CONDIVISA, CHIEDI SEMPRE ALL’INIZIO SE C’E’ BISOGNO DI MODIFICARE QUALCOSA
9. CHIUDI IL MEETING CON UN MOMENTO DI FEEDBACK Cosa abbiamo fatto bene oggi? Cosa vogliamo fare diversamente la prossima volta? 15‘ minuti dedicati a questa attività, ogni volta, dando la parola a tutti, senza mai alzarsi dal tavolo senza averlo fatto, si riveleranno preziosissimi: miglioreranno la performance, le relazioni lavorative, la soddisfazione, l’ingaggio. Ecco alcune domande per individuare cosa abbiamo fatto bene o cosa dobbiamo migliorare, che riprendono i punti di questo articolo L’agenda è stata distribuita in tempo utile? Come ci siamo preparati al meeting? Quanto bene abbiamo stimato il tempo dedicato ad ogni argomento? Quanto tempo abbiamo dedicato a discutere e decidere, rispetto solo ad informare? Quanto siamo stati in tema su ogni argomento? Quanti hanno partecipato attivamente? Quanto è stato efficace il processo di discussione? Chiudo con un template che potrà essere utile usare. Piegatelo a vostro uso e consumo
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Ecco un esempio di Agenda per un meeting
