POSSIAMO USARE MEGLIO IL NOSTRO TEMPO

COME DIRE NO CON GRAZIA

pubblicato 25 set 2017, 01:07 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 10 ott 2017, 08:12 ]

Laura Stack, una coach americana di grande fama, originaria dell' Oklahoma,  racconta in un suo intervento pubblico che c'è una canzone in Oklahoma che recita “Sono Annie,  sono solo una ragazza che non riesce a dire no. Sono terribile lo so, dico sempre ma sì anche quando dovrei dire no”.
Vi siete mai sentiti come Annie? Fate fatica a dire di no ad alcuni compiti anche quando state affogando di lavoro ? Si rivolgono tutti a voi per aiuto quando hanno bisogno di qualcosa ? 
L
a vostra agenda è piena fino alla fine dell'anno?
Forse avete bisogno di imparare a dire no con grazia e di restare fedeli al vostro no.
Molti di noi sono stati condizionati dalla società e dall'educazione a dire sì ad ogni richiesta ragionevole, come se la parola no fosse una parola volgare. Anche quando sappiamo di avere troppo da fare, e di non essere in grado di soddisfare le richieste. Sfortunatamente questo modo di pensare conduce al super lavoro, all'irritabilità e a volte anche al burn-out.

Qual' è la vostra risorsa più scarsa, e anche la più importante? Il tempo.
Qualsiasi cosa può essere stoccata per quando ci serve, ma il tempo no. Abbiamo tutti gli stessi 1.440 minuti ogni giorno, e una volta che sono finiti, non c'è possibilità di rigenerarli. 

Per cui, fino a quando non scopriremo il modo di allungare la durata delle nostre vite, faremo meglio a ottenere il più possibile dal tempo che ci è dato.
Il che significa che per dare il meglio sul lavoro, godere veramente la vita, e mantenere la salute, dobbiamo assolutamente imparare a dire no quando serve.
E non serve essere maleducati. Dovete solo dirlo in modo chiaro, e restare fedeli alla vostra decisione.
A seconda della personalità del vostro interlocutore, un no gentile accompagnato da una breve spiegazione su quello a cui avete già dovuto dire si può bastare; altrimenti una risposta semplice diretta senza nessuna spiegazione può anche essere sufficiente. Ecco alcuni suggerimenti che Laura Stack ci fornisce.

Provate a usare una di queste frasi
Mi dispiace non riesco a fare spazio a questo progetto in questo momento
Non riesco a prendermi carico di questa cosa ora
Verificherò chi può esserti d'aiuto per fare questo lavoro al meglio
Non mi piace prendermi carico di qualcosa cui non mi posso dedicarmi al meglio, quindi ora preferisco dirti di no.
Non sono a mio agio con questa scadenza in questo momento
Non ho capacità per rispondere a questa richiesta in questo momento

In alcuni casi un rifiuto più fermo potrebbe essere necessario, se per esempio una persona rifiuta di ricevere un no come risposta. So benissimo che ci sono molte situazioni in cui semplicemente non è possibile dire no sul lavoro. Fortunatamente, però, ci sono dei modi per dir di no senza darne l'impressione, e senza deludere l'altra persona.

Negoziare 
Non date per scontata una scadenza, quando qualcuno vi chiede di fare qualcosa: chiedetegli sempre se serve immediatamente o entro quando è necessario che sia fatta.
Invece che tentare di prendere dozzine di compiti che devono  essere fatti subito, chiedi al tuo capo o ai tuoi colleghi di definire una priorità, così che tu possa capire tra tutte le cose che hai sul tavolo qual’ è quella più importante.

Riducete la qualità
Spesso abbastanza buono è buono abbastanza. 
Chiunque vi stia chiedendo di fare qualcosa, non si aspetta un livello eccezionale di qualità: vuole solo che quella cosa sia fatta, quindi cercate di capire esattamente che cosa si aspetta, e non dategli niente di più.

Eliminate
Guardate alla lista dei compiti che avete nella vostra to-do.list e per ciascuno di essi chiedetevi : qualcuno noterebbe se smetto di fare questo ? se la risposta è no, smettete.

Quelle che vi ho suggerito sono modalità efficaci per prevenire il rischio di essere sopraffatti. In sintesi si tratta di fissare dei confini,  di prendere il controllo della vostra situazione, di guardare da vicino i sistemi e i processi, e di ridisegnare quello che tu e il tuo team dovete fare per essere più produttivi.
Mettetevi in gioco, vedete cosa funziona per voi, e fate fine-tuning lungo la strada.

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L'ANTI TIME MANAGEMENT E' QUEL CHE SERVE PER ESSER PIU' PRODUTTIVI

pubblicato 18 set 2017, 09:10 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 10 ott 2017, 08:12 ]

Nella pratica è impossibile applicare i metodi di Time Management classici. Sono troppo complicati, troppo costosi, e troppo inflessibili. 
Il Time Management classico è vecchio e non offre risposte alle sfide di oggi. Nonostante tutti gli sforzi, lo stress, la pressione e l’insoddisfazione continuano a crescere. 
Oggi abbiamo bisogno di una forma di anti time management. 
Il problema non è riuscire a estrarre fino all'ultima goccia dal limone: oggi gestire il tempo significa sfruttare il nostro potenziale senza esaurire noi stessi. 
E prima di tutto questo richiede allenamento. 
Non c'è una formula magica e non c'è il suggerimento rivoluzionario, però la buona notizia è che abbiamo dentro di noi il potere di lavorare più produttivamente. 

Ecco secondo la sintesi di Ivan Blatter le ragioni per cui il Time Management tradizionale non funziona. 
Lavorare in modo più produttivo è una skill che possiamo imparare, anche se molte condizioni lo rendono difficile 
1. A volte non è chiaro quello che è veramente importante, anche perché spesso non sappiamo che cos'è importante per noi, o non sappiamo precisamente cosa vogliamo 
2. Abbiamo molti fattori da considerare: il nostro mondo è molto complesso 
3. L'inaspettato spesso accade: cose impreviste e non pianificate a cui dobbiamo dare una risposta 
4. Gli altri dipendono da noi. Non siamo liberi di decidere di tutto il nostro tempo: colleghi, collaboratori, capi, clienti vogliono tutti un pezzo di noi e contano su di noi 
5. Siamo esseri umani: procrastiniamo, siamo inefficienti e a volte non abbiamo abbastanza voglia o energia. In più facciamo errori. Grazie a Dio non siamo robot 
6. La tecnologia peggiora le cose. Non possiamo più lavorare senza computer, senza smartphone, senza tablet, e con queste nuove tecnologie sono emersi nuovi problemi: siamo sempre disponibili e siamo continuamente distratti. 

Secondo Blatter, per gestire meglio il nostro tempo, e aumentare la nostra produttività sul lavoro, c’è fondamentalmente una singola cosa che dobbiamo fare: prendere decisioni consapevoli.  Il decision making non è solo una skill importante nel business, è anche una skill importante per gestire con successo il nostro tempo. 
Quando non prendiamo decisioni consce, ci ritroviamo durante la giornata sbattuti qua e là come una pallina da flipper. Prendiamo decisioni continuamente "se faccio questo non faccio l'altro". Solo che le decisioni che prendiamo tendono ad essere più inconsce di quanto ci rendiamo conto. E se non prendiamo le nostre decisioni consciamente, succede che sono gli altri a decidere per noi, i colleghi, i capi, i collaboratori. Il Time Management efficace è prendere decisioni consce su quello che è importante. 
Avremo sempre da fare di più di quello che realisticamente possiamo completare in un’unità di tempo: inevitabilmente dobbiamo prendere decisioni in favore di alcune cose contro altre, in altri termini dobbiamo discriminare. Il Time Management si basa sulla risposta ad una singola domanda: Qual è la cosa più importante per me adesso? 

Per rispondere a questa domanda dobbiamo innanzitutto avere una comprensione molto chiara delle fondamenta del nostro lavoro, e questa comprensione origina da alcune decisioni, che a loro volta originano dalla risposta che diamo ad alcune domande: 
Che cosa voglio fare? 
Che cosa è importante per me ? 
Quali valori contano per me? 
Quali ruoli voglio interpretare ? 
Quali ruoli devo interpretare? 
ecc ecc 

Solo una volta che avremo messo a fuoco gli aspetti fondativi per noi del nostro successo e della nostra riuscita, saremo pronti per implementare alcuni suggerimenti. 
Forse non saranno "rocket science", come dicono gli inglese, sono utili nella pratica.

LA NOT TO DO LIST 
La lista include le cose che non c'è bisogno che facciamo, che non sono utili al nostro scopo e non abbiamo più voglia di fare. 
Per scrivere questa lista prestate particolare attenzione alle attività che vi trattengono dal raggiungere i vostri obiettivi. 
E fate un check di questa lista tutte le settimane. 

DIRE NO 
Prendere decisioni significa anche essere capaci di dire di no. Non importa quante ore abbiamo durante la giornata, non avremo mai abbastanza tempo per tutto. 
Essere in grado di dire no è una forma di autodifesa: è l'arte di prendere la giusta decisione, nel momento giusto, e con il tono giusto. 
Con tatto e con moderazione puoi dire no al tuo capo e al tuo cliente. 

PULIRE L' INBOX 
Normalmente rileggiamo le mail varie volte prima di decidere finalmente che farne: non usiamo il nostro inbox come una cassetta delle lettere, ma come una to-do-list, come un posto dove archiviamo delle cose.  Se pensiamo al nostro inbox come una cassetta delle lettere, quello che facciamo quotidianamente è questo: andiamo una ventina di volte ad aprire la cassetta delle lettere, tiriamo fuori la posta, apriamo le lettere nuove, le guardiamo brevemente e poi le rimettiamo dentro, poi riprendiamo le lettere vecchie e le rimettiamo nelle loro buste, poi richiudiamo la cassetta delle lettere. Folle, no? 
Non penseremmo mai di usare in questo modo la nostra cassetta delle lettere, eppure lo facciamo col nostro Inbox. 
Trattate le mail come delle vere lettere! 
- Aprite l' inbox quando avete intenzione di processare le email 
- Leggete ogni mail una volta e decidete che cosa dovete farci: dopo questa decisione non ci sarà più nessun’altra decisione da prendere, e la mail potrà essere archiviata o cancellata. 

Se ci pensate bene non ci sono molte cose che possiamo fare con una mail : 
- possiamo cancellarla se  non è rilevante 
- possiamo leggerla, capire che non c'è niente da fare, e archiviarla immediatamente 
- possiamo leggerla, capire che serve fare qualcosa per cui bastano meno di 5 minuti. E dopo cancellarla o archiviarla. 
- possiamo leggerla, capire che serve fare qualcosa che prende più di 5 minuti, dunque metterla in una cartella che si chiama To do.


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IL MULTITASKING STA CONSUMANDO IL TUO CERVELLO

pubblicato 11 set 2017, 01:02 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 18 set 2017, 09:34 ]

La tua giornata comincia  controllando le email,  guardando Facebook, buttando giù il caffè, correndo a prendere il treno mentre stai cercando qualcosa su Google? 
E poi continua controllando le notifiche del calendario, prendendo altro caffè e infine arrivando in ufficio?
E poi comincia una giornata fatta di miliardi di attività, con un passaggio continuo e velocissimo dall'una all'altra?
Tutto ciò che ho descritto si riassume in una parola: multitasking. 
Quando cerchiamo di fare multitasking in realtà non stiamo letteralmente facendo tante cose insieme, ma ne stiamo facendo tante una dopo l'altra, velocissimamente. 
Questo continuo switchare da un'attività all'altra esaurisce il nostro cervello. 
Questa pratica utilizza il glucosio ossigenato nel cervello, esaurendo il carburante che ci serve per restare concentrati su un compito. 


Questo continuo passare da un'attività all'altra avviene al costo biologico di farci sentire stanchi molto più velocemente, e di non essere più capaci di mantenere l'attenzione a lungo su una singola cosa
, dice Daniel Levitin, professore di neuroscienze comportamentali alla McGill University.


Le persone mangiano di più e bevono più caffeina proprio nei momenti in cui quello che serve maggiormente non è la caffeina, ma una pausa. 
Se non fate pause regolari ogni due ore il vostro cervello non trarrà nessun beneficio da quella ulteriore tazza di caffè.


Molti studi ormai dimostrano che le persone che fanno una pausa di 15 minuti ogni 2 ore sono molto più produttive
Però questi break di 15 minuti devono essere momenti dedicati a fantasticare, che tu stia camminando, guardando fuori dalla finestra, ascoltando una canzone o leggendo. 
Ognuno di noi riesce a far viaggiare la sua mente in modo diverso, ma sappiatelo:  andare su Facebook non è uno di questi modi!


I social networks producono una forma di attenzione frazionata
 che ti obbliga a passare da una cosa all'altra velocemente: il contrario di quello che dovremmo fare nei nostri 15 minuti di pausa.

Gli studi di Gloria Mark, professoressa nel Dipartimento di Informatica dell'Università della California, dicono che quando le persone vengono interrotte hanno bisogno mediamente 23 minuti e 15 secondi per ritornare alla concentrazione che avevano  prima dell'interruzione, anche perché la maggior parte delle persone, una volta interrotte, faranno almeno altre due cose diverse prima di ritornare al progetto a cui stavano originariamente lavorando. Questo continuo switchare crea stress, aumenta i livelli di nervosismo, di impulsività e di suscettibilità.

Hal Pashler, professore di Psicologia all'Università di San Diego, sottolinea che non tutte le attività multitasking sono ugualmente pericolose per il cervello: se stai facendo qualcosa con il pilota automatico come per esempio il bucato, è assolutamente sensato che nel frattempo tu legga un libro. Ma far stare insieme due compiti sfidanti nello stesso momento produce un drenaggio di produttività : 
non puoi fare due cose impegnative, anche semplici, in parallelo.

 
Eppure, nonostante tutte le controindicazioni del multitasking, stiamo continuamente on-line controllando le mail e le notifiche delle nostre app.
Quando controlliamo l'Inbox, ogni tanto effettivamente capita di cadere su una mail molto importante. Ma se ci pensiamo bene, questo succede in una minoranza di casi, rispetto alla quantità di volte in cui controlliamo il nostro PC o cellulare. Eppure questo è sufficiente per farci sentire spinti a controllare sempre più spesso: il fatto che anche solo una volta sia capitato che controllando la mail avessimo visto un messaggio che era importantissimo, rinforza il nostro schema di controllarla continuamente. In psicologia questo si chiama "rinforzo casuale".
I comportamenti legati al rinforzo casuale possono essere incredibilmente difficili da combattere: la ricerca ha rivelato che dopo essere state frequentemente interrotte, le persone spesso tendono a sviluppare un’ attenzione molto breve e cominciano a interrompersi da sole.

La soluzione è di rinunciare al multitasking e di dedicare porzioni di tempo fisse e separate  a ogni attività.
Se e' mattina presto e stai controllando le mail, controlli le mail per un'ora e poi smetti, e decidi di non guardarle più fino a dopo pranzo, e  infine un'ultima volta alle 6:00 del pomeriggio.
Non guardi Facebook ogni mezz'ora: decidi che dedichi un'intero quarto d'ora a Facebook la mattina, un intero quarto d'ora il pomeriggio e poi un altro la sera. E basta.

La tecnologia può essere anche molto utile per proteggerci dalle nostre proprie distrazioni, per esempio con degli allarmi che ci obbligano a fare pausa ogni 2 ore

 

Per quanto riguarda i progetti sfidanti o di lungo termine, infine, Levitin suggerisce di dedicarvi da 25  a 120 minuti consecutivi.  
È ovvio che se cerchi di fare multitasking in 25 minut,i praticamente non avrai neanche cominciato a dedicare attenzione a quel progetto.



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SPRECARE TEMPO E' PEGGIO CHE SPRECARE DENARO

pubblicato 04 set 2017, 01:17 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 18 set 2017, 09:35 ]

Un detto famoso recita ”Il successo è 10% ispirazione e 90% sudore”, e questo significa devozione totale e focus. 
Non ci sono scorciatoie, e non ha senso rinunciare perché incappiamo in qualche errore: dobbiamo avere disciplina, sudore, perseveranza e focus. 

La psicologa americana Carol Dweck spiega che la differenza tra un approccio mentale orientato alla crescita e un approccio mentale fisso è che, se fai un errore, il primo ti fa pensare che non stai sbagliando, bensì imparando qualcosa; mentre il secondo ti fa pensare che un errore è la fine di tutto, non sei abbastanza bravo, e non lo sarai mai. 
Mi sembra evidente che l'approccio n° 1 sia quello che molto più facilmente ti permetterà di avanzare nel tuo lavoro, e nella vita in genere. 

Paolo Gallo, del World Economic Forum, ci racconta di come una volta partecipò ad una conferenza stampa di Eric Clapton, che è considerato da molti uno dei chitarristi più dotati del mondo, e qualcuno gli chiese quale fosse il suo hobby : lui rispose “suono la chitarra”. Il giornalista replicò: “perché suoni la chitarra come hobby? Sei il miglior chitarrista del mondo!” 
Risposta "è per questo che sono il miglior chitarrista del mondo: devozione, ogni giorno" 

Secondo Gallo, se  condividiamo che la devozione e il focus sono le pietre fondanti del successo, c'è una semplice equazione che ci può aiutare a prendere coscienza dei pericoli rappresentati dalle interferenze. Performance=(Potential-Interferences) x Devotion 
La performance è data dalla differenza tra il potenziale e le interferenze, moltiplicata per la devozione. 

Come definiamo le Interferenze? 
Molto semplicemente le differenze sono tutte le cose che ci distraggono dal nostro scopo: è per questo che sostengo che perdere tempo è peggio che perdere denaro. 

A proposito di ciò, Gallo propone di fare un semplice esercizio: scrivi le 5 cose più importanti della vostra vita, poi rifletti e valuta quanto tempo e quanto sforzo stai effettivamente investendo nel realizzare ciascuna di esse, che si tratti di uno scopo molto grande o di obiettivi più specifici. Stai dedicando la tua devozione e il tuo focus a quello che conta davvero per te? 
Questo esercizio può essere fatto a moltissimi livelli, per la tua vita nel suo complesso, e per il tuo lavoro. 
Ma lo puoi utilizzare anche per verificare il tuo processo di budget . 
Dobbiamo essere estremamente vigilanti contro le possibili interferenze, e fare del nostro meglio per minimizzarle e gestirle: il tempo che abbiamo non è infinito e sprecarlo e' peggio che sprecare denaro, perché il tempo non può essere recuperato, mentre il denaro in qualche maniera si. 

L'importanza di schiacciare il tasto “pausa” .
Molte persone dedicano spesso uno sforzo straordinario al lavoro, ma in una maniera straordinariamente disordinata. 
Senza la disciplina del focus, diventiamo paralizzati dalla frenesia, divorati dall'ansia, incapaci di fermarci, incapaci di valutare appropriatamente il nostro tempo. 
Molte persone cadono nella trappola di pensare che se il loro sistema di lavoro non porta risultati, allora devono andare più veloce: fare le stesse cose, ma più veloce. 
Sarebbe invece molto meglio fermarsi, schiacciare il tasto “pausa”, notare e capire le interferenze, analizzare le distrazioni non necessarie, e agire contro di esse. 
Un esempio: un manager faceva 4 voli intercontinentali al mese per tenere un discorso di 30 minuti, e si rimproverava sempre di non avere abbastanza tempo per i suoi figli. 
 A un certo punto dovette fermarsi e focalizzare che cosa era davvero importante per lui, e trovare un nuovo equilibrio tra il suo ego e le sue priorità. 

Distrazioni pericolose 
Non è solo la velocità che abbiamo al lavoro che rappresenta una sfida, ma anche la direzione che prendiamo. 

Prima di realizzare quello che sta davvero succedendo, le interferenze ci possono spingere lontano, ci possono fare deviare in maniera importante dal nostro sentiero. 
Alcune distrazioni, come le mail non importanti o le telefonate improvvise, possono portarci via solo pochi minuti, ma in alcuni casi ci possono portare via anni interi. 

Perdiamo tempo nelle relazioni tossiche , sia nella nostra vita personale che professionale; oppure inseguiamo con fatica e rabbia la prossima promozione quando è chiaro che non arriverà; 
oppure competiamo furiosamente come in una corsa di topi, senza renderci conto che anche se vinciamo, alla fine sempre topi siamo. 

Dovremmo essere estremamente vigilanti riguardo alle interferenze e alle distrazioni, togliendole dal nostro cammino, in modo da restare capaci di focalizzarci su quello che è davvero importante per noi . 

La vita è lunga se sai come usarla, e questa idea non è rilevante solo oggi nel mondo aziendale, così pieno di pressione: era vera già duemila anni fa. 
Seneca disse "Non è vero che abbiamo poco tempo da vivere, ma ne sprechiamo tanto. La vita è lunga abbastanza per permetterci di realizzare quello che vogliamo, se investiamo tutto il nostro tempo in questo" . E ovviamente sapete che la vita media al tempo dei Romani era decisamente inferiore a quella attuale. 


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