COME LAVORARE BENE IN TEAM E AVERE RIUNIONI EFFICACI


MEETING VIRTUALI - REGOLA N° 3 - COME COINVOLGERE TUTTI PER TUTTO IL TEMPO

pubblicato 28 ott 2016, 09:26 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 05:59 ]

CONSIGLI PER LA GESTIONE DEL MEETING di Racheryl McCreary

6. Abbiate un’energia alta tutto il tempo e siate appassionati

7. Coinvolgete le persone una per una, ponendo domande aperte su cui possano aprirsi e contribuire.
Chiedete a ognuno il suo contributo / opinione / suggerimento.

8. Lanciate sondaggi on line, con domande di interesse comune, per avere una fotografia istantanea di una certa situazione.
Lanciate dei «giochi», per verificare l’apprendimento, se è una riunione informativa

9. Usate materiale video su cui fare commenti e condividere riflessioni e azioni

10. Riassumete tutte le decisioni prese passo passo, e ricapitolatele alla fine


MEETING VIRTUALI - REGOLA N° 2 - COME INIZIARLI

pubblicato 28 ott 2016, 09:24 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:00 ]


CONSIGLI PER INIZIARE UN MEETING ON LINE DI Racheryl Mc Creary 
All'inizio del vostro incontro... 

Fate l’ appello 

Create un elenco con i nomi e le location di ogni partecipante 

Chiedete a ciascuno di dire il suo nome, il suo ruolo, il suo contributo al meeting
Fate un’apertura potente: 

• Ricordate lo scopo, il «purpose» del meeting

Ricordate l’agenda 

Evidenziate i vantaggi per loro, quello che si porteranno via 

• Riconoscete il ruolo e la responsabilità di ciascuno per quel meeting 

Ricordate le  regole di base di interazione (es. parliamo uno per volta; usiamo la chat solo per problemi tecnici etc etc), e quelle di «galateo virtuale»
  (es. annunciarsi quando si entra in riunione – dire il proprio nome quando si inizia a parlare –  non mettere il microfono in mute)



QUANTI MEETING VIRTUALI FATE AL MESE? 1. COME LI PREPARATE?

pubblicato 24 ott 2016, 07:42 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:00 ]

CONSIGLI PER LA PREPARAZIONE DI UN MEETING VIRTUALE by Racheryl Mc Creary
1 Distribuite informazioni e letture prima della riunione:
• gli orari di inizio e fine (nei vari fusi orari, se è il caso)
• gli obiettivi della riunione : con cosa vogliamo uscirne alla fine
• un limitato numero di temi in agenda: fate che la riunione duri al massimo due ore 
• testi da leggere e conoscere già quando inizia il meeting. 
2 Chiedete ai partecipanti di prepararsi prima della riunione
 Siate chiari sul fatto chedocumenti inviati non verranno letti insieme, ma verranno discussi in riunione per prendere decisioni.
• chiedete di mandarvi input , domande e idee prima della riunione
• chiedete di preparare massimo 10 slide da 10’ totali a testa, con i loro contenuti / messaggi
3.Preparate slide sintetiche, impattanti, semplici, con contenuti rilevanti, ancor più che dal vivo.

Se volete approfondire il tema quanto mai attuale della gestione efficace delle riunioni, potete consultare la News & Tools Letter di Settembre Ottobre, e poi decidere di lavorare con un Team Coach

NELLE VOSTRE RIUNIONI QUALCUNO VUOLE AVERE SEMPRE RAGIONE? siete mica voi?

pubblicato 21 ott 2016, 09:43 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:01 ]

L'intelligenza relazionale è innanzitutto la capacità di chiedere e ascoltare, prima di dire la propria. Se parliamo sempre per primi, pur con la migliore delle intenzioni, rischiamo di tarpare le ali a contributi utili o addirittura di dirottare la discussione  verso decisioni subottimali o addirittura sbagliate. Se poi, ogni volta che parliamo, siamo presi dalla "tell-sell-yell syndrome", l'effetto sui partecipanti al meeting sarà molto serio: molti si chiameranno fuori, estraniandosi dalla discussione; altri contrattaccheranno con veemenza, anche  solo per "legittima difesa", per non essere schiacciati, portando la discussione a toni sgradevoli e non utili; altri ancora diranno sempre si a tutto, senza mettere in discussione possibili errori, senza ingaggiarsi realmente nell'implementazione ma solo paurosamente devoti ad un cieca obbedienza.
Siete sicuri di volere tutto questo? 
E se non siete voi a cadere in tentazione, ma è qualcuno del vostro team, magari il vostro capo, quanto considerate utile per voi e per gli altri lasciare che le cose vadano così?

Per approfondire il tema delle riunioni efficaci puoi consultare la News & Tools Letter di Settembre-Ottobre . E poi decidere di lavorare con un Team Coach

A QUANTE RIUNIONI "LENTE" VI CAPITA DI PARTECIPARE?

pubblicato 18 ott 2016, 09:01 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:02 ]

Come mai succede che i meeting vanno lenti, si incagliano, non portano decisioni, devono essere riprogrammati?
A questo punto ognuno è libero di lanciare improperi contro questo o quel collega.
Ma dopo averlo fatto, vale la pena chiedersi: cosa ho fatto con la persona che rallentava il meeting? cosa posso fare di diverso la prossima volta?
Che si tratti di qualcuno che vuole attenzione e non si sente riconosciuto, o di un collega a cui mancano informazioni perchè non le ha preparate, o di un capo debordante, o di un collaboratore insicuro, una nuova via è quasi sempre possibile. Si tratta di avere conversazioni difficili con colui o colei che rallenta, prima o dopo il meeting. Oppure si tratta di ascoltare con più attenzione durante il meeting, dando valore al contributo divergente o contrastante, o chiedendo alle persone che "rallentano" di cosa hanno bisogno per decidere, per essere d'accordo con gli altri, per andare avanti.  Oppure ancora  si tratta di invitare meno persone, solo quelle più utili....Mille risvolti. 
Osservate i meeting a cui partecipate. Osservate i meeting che conducete voi. Noterete tante cose e troverete molte nuove soluzioni.
E farlo con l'aiuto di un Team Coach renderà il lavoro di osservazione più semplice.


COME SCEGLIAMO CHI INVITARE IN RIUNIONE?

pubblicato 12 ott 2016, 12:13 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:03 ]


E se invitassimo solo chi serve davvero per discutere di un argomento e prendere decisioni?
Le altre persone interessate possono essere aggiornate in seguito.
E se dicessimo a ciascuno degli invitati quale preparazione e contributo ci aspettiamo da loro ?
Cosi non avranno la tentazione di delegare qualcun altro, e arriveranno preparati.

Per approfondire il tema "Come fare riunioni efficaci" consulta la News&Tools Letter di Settembre-Ottobre e lavora con un Team Coach


E' CHIARO A TUTTI L'OBIETTIVO DELLA RIUNIONE DI OGGI?

pubblicato 07 ott 2016, 01:12 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:04 ]


Molti meeting funzionano male e la gente ne esce stanca, frustrata e appesantita.
Molti meeting finiscono rimandando temi in agenda, in alcuni casi non si decide niente, in altri si decidono cose che il giorno dopo vengono cambiate.
E la prima ragione per cui questo succede è che non è chiaro e condiviso l'obiettivo esatto e concreto di quel meeting, dunque non lo si raggiunge.
"Con cosa esattamente vogliamo uscire da questo meeting?" "Quale sarà l'outcome concreto che ci renderà soddisfatti come team? "

Sono domande che chi organizza riunioni e coinvolge persone deve porsi sempre.
La risposta permetterà di capire il tempo di cui c'è bisogno, il numero di topics da mettere in agenda, le persone più utili da invitare.
La risposta può permettere anche di capire che forse fare un meeting non è  nemmeno la maniera più efficace di raggiungere quell'obiettivo.

E sono domande che i partecipanti devono porre a chi gestisce i meeting, prima e anche durante.

Perchè tutti i partecipanti devono essere ugualmente coinvolti, e tutti i partecipanti sono ugualmente responsabili del risultato finale.
Il Team è di tutti, e tutti hanno il diritto e il dovere di farlo funzionare, non solo chi lo organizza. 

Per riflessioni e strumenti pratici per migliorare l'efficacia delle vostre riunioni potete consultare la News&Tools Letter di Ottobre
e  lavorare con un Team Coach

#coaching #teamcoaching #riunioniefficaci 

I 5 ERRORI DA NON FARE NELLE RIUNIONI DI LAVORO

pubblicato 24 set 2016, 14:41 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:05 ]


CHI PRENDE LA PAROLA NELLE VOSTRE RIUNIONI?

pubblicato 19 set 2016, 03:17 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:06 ]


David Kantor (www.kantorinstitute.com), PhD Professore di Psicologia Organizzativa ad Harvard, ha sviluppato negli anni '80 e raffinato successivamente un modello molto interessante e pratico, fondato sull'osservazione,  che descrive i ruoli che prendiamo in riunione, le voci che si manifestano in team e l'effetto che hanno impatto sul modo di collaborare e sulle decisioni che vengono prese. Vediamone le caratteristiche per capire se nelle nostre riunioni sono tutti presenti.
Ci sono sicuramente persone che sanno subito cosa serve per risolvere il problema sul tavolo, che hanno urgenza di risolverlo, e che vogliono che si faccia come dicono loro.
Queste persone normalmente parlano per prime e parlano di più e più forte degli altri. Sono animate dal desiderio di mandare avanti le cose, e potrebbero essere un pò prevaricanti.
Poi ci sono persone che supportano le proposte dei primi: si mostrano d'accordo e costruiscono sulle idee altrui. Sono persone che amano far succedere le cose e seguire chi mostra iniziativa e convinzione, col rischio di caricarsi di troppo lavoro o di sacrificare il proprio spirito di iniziativa, affidandosi eccessivamente  alla guida di altri.
E chi dice no c'è anche nel vostro team? Chi fa "opposizione" alle idee emerse, piuttosto che proporre qualcosa di nuovo. Chi vede immediatamente la difficoltà, o il "baco" in una proposta. Si tratta di persone animate dal desiderio di consolidare le idee e assicurarsi che funzionino bene, che però corrono il rischio di apparire negative, criticone.
Infine ci sono voci fuori dal coro, che sono capaci di vedere le questioni sotto una luce diversa, che dopo un pò che la discussione va avanti se ne escono dicendo "non stiamo considerando il problema nel modo giusto" oppure "stiamo sottovalutando qualcosa". Queste voci guardano a lungo termine, seguono criteri divergenti, hanno visioni alternative.

La sintesi è che secondo Kantor i ruoli servono tutti e 4, e occorre riconoscerli, riconoscerne l'intenzione positiva, dar loro spazio, chiamarli se mancano, anche assumendo in prima persona ruoli mancanti. In realtà ognuno di noi è capace di assumere ruoli diversi: semplicemente alcuni ci vengono più naturali, o ci piacciono di più. 
La presenza di tutti i ruoli e l'intenzione positiva di ciascun ruolo sono fattori chiave perchè i meeting funzionino e portino decisioni utili e ben pensate.
Volete sperimentare con la presenza di un Team Coach  durante le vostre riunioni quanto siete efficaci nel gestire i meeting?

Se volete qualche spunto in più sull'efficacia delle riunioni cliccate qui per la News & Tools Letter di Settembre-Ottobre 2016 oppure qui per altre riflessioni sul lavorare bene insieme
 


SE PENSATE ALLE VOSTRE RIUNIONI VEDETE QUESTO?

pubblicato 09 set 2016, 10:33 da Giulia Rosa Sirtori   [ aggiornato in data 14 lug 2017, 06:09 ]


Dalla sua pubblicazione nel 2002, The Five Dysfunctions of a Team e’ il testo più usato al mondo per gestire le squadre, in azienda e non solo. Il modello universale descritto nel libro è stato sposato da organizzazioni di ogni tipo, dalle multinazionali alle piccole aziende, dagli sportivi professionisti alle università, agli enti no-profit. 
LE 5 DISFUNZIONI SONO NUMERATE IN ORDINE DI IMPORTANZA. 
La n° 1 è la mancanza di fiducia: la disfunzione fondativa: se manca quella un team non è un team ma solo un gruppo di persone che siedono vicine in riunione.
La n° 2 è la paura del conflitto. La n° 3 è lo scarso impegno e passione. La n° 4 la scarsa presa di responsabilità individuale. La n° 5 il fatto di non essere orientati al risultato.
E' possibile valutare le 5 disfunzioni e correggerle, con il Team Coaching ed il coaching individuale combinati.

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