PARLARE AL TUO TEAM QUANDO IL FUTURO E' INCERTO

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by Rebecca Knight

Mentre la pandemia si intensifica e la disruption dei business prosegue, i manager sono sempre più alle prese con l'ignoto.
Quali informazioni condividere? Come essere sinceri su riorganizzazioni o tagli? 
Come offrire supporto e rassicurazione in un momento di incertezza, senza dare false speranze?

L'epidemia Covid-19 è un evento senza precedenti nella storia moderna, ma l'esperienza di gestire in una condizione di incertezza non è né unica né nuova, dice Paul Argenti professore di Corporate Communication al Dartmouth College. Così come in altre crisi passate, dall’11 Settembre al collasso finanziario del 2008, i lavoratori sono preoccupati e spaventati, e i leader affrontano la sfida più grande che ci sia nella gestione delle loro persone.  L'incertezza attiva la paura, i collaboratori si agitano perché non trovano risposte alla domanda "Cosa significa tutto questo per la mia società, per il mio lavoro, per il mio futuro?"
Il ruolo di ogni manager è proiettare solidità e tenere insieme le persone, anche quando la situazione cambia velocemente e le informazioni non sono né perfette né complete.
Amy Edmondson, Professor of Leadership and Management alla Harvard Business School, dice che due sono le cose da fare:
1. essere trasparenti, cioè spiegare al proprio team quello che si sa, quello che non si sa, e cosa si intende fare per colmare il gap
2. offrire un senso di possibilità e speranza.
Riuscire in questi due importanti compiti non è facile, ed ecco le raccomandazioni di Amy Edmondson.

Attiva tutta la tua resilienza!
Prima di scrivere o pronunciare anche una sola parola di fronte al tuo team, devi capire a fondo la sfida che hai davanti. Ci si aspetta che tu aiuti le persone ad affrontare l'ignoto: è la prova più grande che dovrai superare come leader, ed è l'occasione per mostrare chi sei nel profondo. Devi raccogliere tutto il tuo coraggio, per diventare la persona a cui i collaboratori vorranno rivolgersi per una guida e una direzione.  Serve incanalare l'energia del "commander in chief", e preparare se stessi e gli altri alla lotta. Occorre essere solidi e flessibili al tempo stesso, perché non sappiamo quanto tempo durerà la battaglia. 
Per riuscirci, è fondamentale gestire se stessi tenendo fede ad alcune buone routine, abitudini di vita sane, come mangiare bene, fare esercizio fisico, dormire a sufficienza.

Fai un piano
Hai bisogno di una strategia su come e quando comunicare con il tuo team riguardo all'evoluzione della situazione.
Quando l'organizzazione è in crisi, è importantissimo comunicare presto e spesso. L'approccio dello struzzo non funziona mai. 
Paul Argenti suggerisce di fare piccoli meeting periodici in gruppo, e frequenti one-to-one, per comprendere la situazione individuale delle persone. 
È molto importante anche creare una sorta di comitato di crisi centrale, o un pool di info centralizzate, a cui gli impiegati possano rivolgere domande pratiche.

Mettiti nei panni di chi ti ascolta
Considera la prospettiva dei tuoi collaboratori, pensa quello che per loro è importante sentire.
È probabile che vogliano essere rassicurati, ed è certo che desiderino un management che parla chiaro, vuole ascoltare, non nasconde le informazioni, è dalla loro parte.

Sii umile
Se nessuno ha le idee chiare sulla situazione e sulla sua evoluzione, è controproducente fingere sicurezza.
Se un collaboratore vuole sapere se ci saranno dei tagli e tu non ne sei sicuro, perché ci sono ancora molte discussioni in corso, Paul Argenti raccomanda di usare frasi di questo tipo: "Vorrei potervi dire qualcosa di certo, ma in questo momento non ho nessuna informazione chiara, è ancora tutto in discussione. Appena avrò notizie certe ve le darò subito.

Non indorare la pillola
La paura di una reazione scomposta o il desiderio di non provocare sofferenza agli altri potrebbe portarci a non dare informazioni complete e chiare.
Questo non va bene, perché non è rispettoso della dignità e dell'intelligenza delle persone.
Ciò che è rispettoso, invece, è dire la verità con umanità e serietà.
Nel momento in cui cerchi di indorare la pillola, vieni percepito come poco serio, bugiardo e indegno di fiducia.

Sii responsabile verso l'azienda
Se non hai l'autorizzazione a parlare di tagli non puoi dire nulla.
Però c'è un modo degno e rispettoso di rispondere ad una persona che fa una domanda diretta, e non è dire “non posso dirti nulla”, bensì  “la situazione è molto difficile, vorrei che non ci fossimo tutti dentro fino al collo, ma stiamo lavorando tutti insieme e stiamo cercando di fare il meglio per uscire da questo momento nella maniera più indolore possibile”.

Sii coerente coi tuoi valori, senza screditare l’azienda o il tuo capo
La situazione diventa particolarmente difficile quando tu e il tuo capo avete due idee diverse su come affrontare la crisi. Se, per esempio, lui vuole che tutti i collaboratori siano connessi costantemente dalle 9 alle 18, e tu non sei d'accordo con questa policy, potresti dire ai tuoi “Questa è la policy aziendale, ed corretta, perchè questo è il nostro orario di lavoro. Altresì sono fiducioso che tutte le persone che per qualche ragione non potranno rispettare questo orario, me lo faranno sapere e sapranno come garantire comunque il risultato che ci aspettiamo da loro”.

Ispira gli altri
Cogli ogni possibile occasione per ribadire ad alta voce le capacità del tuo team e quanto tu creda in ognuno di loro, individualmente e come gruppo.
Riconosci la loro fatica e il loro impegno nell'affrontare un momento molto difficile, citando anche esempi specifici che dimostrano il loro commitment, anche individuale.
Sollecita continuamente l'importante idea del fare squadra, andare attraverso la fatica insieme, aiutandoci l'un l'altro e scambiando modalità utili per affrontare il momento.
Chiedi alle persone come vogliono tenersi in relazione le une con le altre, anche in modo informale, nella quotidianità. 
Costruisci nuove regole di scambio e confronto condivise: non imporre assolutamente le tue!

Mantieni sempre un tono assertivo, positivo, propositivo e serio.
Niente occhiali rosa o falsi entusiasmi. Ma ogni tanto, anzi, anche più spesso di ogni tanto, una risata ce la possiamo fare. Ce la dobbiamo fare!

Offri supporto
Al di là dei momenti di scambio con la totalità del team, è importante incrementare i momenti di dialogo one-to-one.
È necessario lasciare che ognuno esprima difficoltà e paure, per capire come aiutare ciascuno a trovare nuove soluzioni, a vedere il lato meno negativo delle cose, un senso nuovo, nuove possibilità.



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