I RUOLI CHE GIOCHIAMO IN RIUNIONE

by The Kantor Institute

La teoria delle Dinamiche Strutturali descrive come funziona (e non funziona) la comunicazione nei sistemi umani, dunque anche nelle riunioni di lavoro. 
Dato che si basa su comportamenti osservabili, offre spunti molto pratici per migliorare lo scambio e i risultati dei meeting.

Ci sono 4 approcci che vengono giocati da chi partecipa ad una riunione.
Tutti sono importanti e devono essere presenti. tutti hanno luci ed ombre.
Attenzione: non sono «categorie di persone» ma "modalita’ di esprimersi e agire".

Si può scegliere di fare il MOVER =
proporre una soluzione o un’azione, dicendo per esempio “Io farei così…. La soluzione è …E’ necessario muoverci…..Dobbiamo trovare subito una strada….."

Si può scegliere di essere un FOLLOWER =
dare il proprio accordo e supporto alla proposta di un altro, per esempio dicendo “Sono d’accordo e aggiungo anche….. Per far questo è necessario fare …..

Si può scegliere di fare l'OPPOSER =
sollevare obiezioni , fare critiche, evidenziare errori o dimenticanze, dicendo per esempio "non son d’accordo….non è il momento….non funziona perchè…..

Oppure si può scegliere di essere il BYSTANDER =
vedere le cose da un punto di vista laterale o di medio lungo termine "
stiamo guardando il problema nel modo sbagliato….ci sono impatti a medio lungo … ci sono impatti che non stiamo vedendo…"  oppure fare sintesi dei contributi emersi, oppure chiamare il contributo di tutti  «abbiamo sentito Pietro e Luca, possiamo sentire anche tutti gli altri?" 

Ciascuno di noi è in grado di attuare tutti e 4 gli approcci, anche se ce ne sono uno o due che ci vengono più naturali, specialmente quando una riunione si fa tesa e stressata:  sotto stress tendiamo tutti a chiuderci su ciò che ci viene più facile, e proprio per questo abbiamo meno frecce al nostro arco.

Lavorare bene in riunione significa scegliere quale approccio serve per il buon esito della riunione stessa, cioè per arrivare a prendere decisioni efficaci, nei tempi dati.
Cosa fare ?

  • Osservate voi stessi e gli altri e notate quali dei 4 approcci sono presenti in quel momento, e quali mancano

  • Apprezzate la buona intenzione che nella stragrande maggioranza dei casi sta dietro ad ogni approccio, anche se le modalità possono essere irritanti:
    In altri termini, non giudicate, non contraddicete in modo diretto, ma riconoscete e ringraziate per il contributo e l’intenzione positiva anche di chi fa opposizione, o di chi propone con veemenza una cosa diversa dalla vostra

  • Se ci sono approcci mancanti o poco rappresentati, decidete di cambiare il vostro approccio, e di  "indossare un cappello diverso", più utile ad ottenere una discussione ricca e una decisione efficace 
    Per esempio, se ci sono già troppi "mover", sarà più utile prendere la posizione del follower o del bystander - se siete il team leader e volete sviluppare autonomia e responsabilità dei vostri collaboratori, scegliete di non Muovere mai per primi

  • Fate notare agli altri che alcuni approcci mancano o sono sottorappresentati, e chiedete chi ha voglia di ricoprire i ruoli mancanti.
    Ad esempio, se siamo tutti troppo allineati su una decisione,  potete dire "non c’è nessuno che sta mettendo in discussione questa scelta: chiedo che almeno uno di voi ci  faccia challenge

  • Se ci sono persone che si oppongono in modo tenace, chiedete loro «Cosa ti serve per essere d’accordo ? Cosa ti serve per  essere con noi su questa decisione?»


Essere consapevoli del ruolo giocato da voi e dagli altri è il punto di partenza per comprendere le dinamiche  e arrivare a buone decisioni in tempi equi.







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