COME COSTRUIRE UNA BUONA AGENDA PER UN MEETING

by Roger Schwarz 
 
Molti dei problemi delle riunioni originano da un’agenda mancante o mal fatta. 
Un’agenda ben fatta setta aspettative chiare su quello che faremo in riunione e su quello con cui aspettiamo di uscire da lì. 
Un’agenda ben fatta aiuta tutti a prepararsi,  permette di entrare velocemente sul tema, consente di sapere quando la discussione ha raggiunto il suo scopo. 
Ecco qualche spunto per costruire Agende migliori, che si tratti di un gruppo di 3 o di 50, che si tratti di una riunione di 1 ora o 3 giorni, on line o di persona.
 
1.CHIEDI INPUT AI PARTECIPANTI 
Per averli coinvolti, serve che abbiamo contribuito alla costruzione degli argomenti di cui si parlerà. E’ il tuo ruolo decidere che alcuni temi non possano entrare in agenda, ma dovrai spiegare con chiarezza il perché 
 
2.SELEZIONA ARGOMENTI CHE COINVOLGONO TUTTI I PRESENTI 
Il tempo è scarso per tutti, e le riunioni dovrebbero tenersi solo se utili. Sono tanto più utili, quanto più sono dedicati a “temi interdipendenti”, ad aspetti che coinvolgono e impattano persone diverse  Lo scopo principe di un meeting è prendere decisioni che coinvolgono o impattano i presenti, risolvere problemi alla cui soluzione tutti possono contribuire, con diversi punti di vista, informazioni, bisogni. 
La partecipazione ad un meeting è direttamente proporzionale alla quantità di “interdependent issues” 
 
3.SCRIVI I TEMI DELL’AGENDA IN FORMA DI DOMANDA 
Invece che scrivere cose tipo “riallocazione spazi uffici” oppure “aumenti di stipendio”, fai lo sforzo di scrivere la domanda a cui insieme dovrete dare una risposta, così che la gente possa venire preparata e focalizzata, e che durante la riunione sia più facile distinguere i contributi utili da quelli che ci fanno “deragliare” 
Per esempio potresti scrivere “quali criteri ci diamo per riallocare gli spazi negli uffici?” 
Oppure “in base a cosa vogliamo premiare quest’anno i nostri collaboratori?” 
 
4.DECIDI LO SCOPO DELLA RIUNIONE O DEL SINGOLO PUNTO IN AGENDA 
1. INFORMARE 2. CHIEDERE INPUT PER UNA DECISIONE 3. DECIDERE E SE LO SCOPO E’ DECIDERE, CHIARISCI COME DECIDEREMO 
E’ difficile partecipare se non so cosa vengo a fare, cosa ci si aspetta da me 
Devo solo ascoltare? Devo portare un contributo? Devo partecipare ad una decisione? E se dobbiamo decidere, con che criterio decideremo? Maggioranza? Unanimità 
E se non lo so, posso deciderlo per i fatti miei, e poi rimanere spiazzato durante l’incontro. 
E’ compito di chi convoca la riunione chiarire a cosa serve quella riunione , o quel punto in agenda E’ compito di chi è invitato chiederlo, se non è chiaro. 
 
5.STIMA UN TEMPO REALISTICO PER OGNI ARGOMENTO, DECIDENDO IL PROCESSO CON CUI OGNI ARGOMENTO VERRA’ TRATTATO 
Quasi ogni agenda è farcita di un numero esagerato di argomenti Quasi ogni meeting finisce senza avere esaurito gli argomenti in agenda Come mai?  Perché facendo l’agenda non pensiamo a come si svolgerà quel pezzo di riunione, e sottostimiamo regolarmente il tempo di cui avremo bisogno 
Se siete in 10 e dovete decidere in base a quali criteri riallocare gli spazi degli uffici, probabilmente 10minuti non saranno sufficienti, no? 
Dunque fate un lavoro di immaginazione accurata nello stimare il tempo che serve, e fate challenge ai vostri colleghi e collaboratori in tal senso 
Una volta che avremo fissato un tempo ragionevole per portare a termine un certo argomento, sarà utile sapere quanti minuti abbiamo, aiuterà ognuno a contenere i suoi interventi e ad usare la sintesi. 
Ma come decidere il tempo che serve? Possiamo farlo se abbiamo definito lo scopo di quell’argomento (punto 4) e se ipotizziamo un processo, una modalità di svolgimento di quella porzione di riunione. E tale processo va condiviso e spiegato a tutti 
Ad esempio: passeremo 15’ a raccogliere tutte le info rilevanti, 15’ a selezionare possibili soluzioni 15’ a discutere e individuare la soluzione a maggioranza. Ok  per tutti? 
 
6. SPECIFICA COME SERVE PREPARARSI AL MEETING 
Distribuisci l’agenda con sufficiente anticipo Distribuisci materiale da leggere e su cui arriavare preparati Chiarisci il contributo atteso da ciascuno 
 
7. SCEGLI CHI TRATTERA’ OGNI ARGOMENTO Non è produttivo se ogni argomento viene abbordato dal team leader, anzi, è controproducente. Il team leader non può sapere tutto, e non ha il tempo di prepararsi in dettaglio su tutto. I singoli responsabili saranno ingaggiati sull’individuare le poche cose necessarie a portare quel certo tema all’attenzione dei  colleghi, e si alleneranno nell’esporre , coinvolgere, influenzare gli altri. 
 
8. ANCHE CON AGENDA CONDIVISA, CHIEDI SEMPRE ALL’INIZIO SE C’E’ BISOGNO DI MODIFICARE QUALCOSA 

9. CHIUDI IL MEETING CON UN MOMENTO DI FEEDBACK  
Cosa abbiamo fatto bene oggi?  Cosa vogliamo fare diversamente la prossima volta? 
15‘ minuti dedicati a questa attività ogni volta, dando la parola a tutti, senza mai alzarsi dal tavolo senza averlo fatto, si riveleranno preziosissimi: miglioreranno la performance, le relazioni lavorative, la soddisfazione, l’ingaggio. 
Ecco alcune domande per individuare cosa abbiamo fatto bene o cosa dobbiamo migliorare, che poi riprendono i punti di questo articolo 
L’agenda è stata distribuita in tempo utile? 
Come ci siamo preparati al meeting? Quanto bene abbiamo stimato il tempo dedicato ad ogni argomento? Quanto tempo abbiamo overall dedicato a discutere e decidere, rispetto solo ad informare? Quanto siamo stati in tema su ogni argomento? Quanti hanno partecipato attivamente? Quanto è stato efficace il processo di discussione? 
 
Chiudo con un template che potrà essere utile usare. Piegatelo a vostro uso e consumo 





VUOI LAVORARE SU QUESTO TEMA?

http://eepurl.com/cs2bk9

PENSI POSSA INTERESSARE AD UN AMICO O A UN COLLEGA? Invitalo a contattarmi


http://eepurl.com/cs2tQ9



www.giuliasirtori.com The Colours of Coaching
#coaching #teammanagement #meeting #riunioni #riunioniefficaci #goodmeeting #meeting agenda #agenda