I.E.V. - INTELLIGENZA EMOTIVA VIRTUALE

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by Barbara Z. Larson and Erin E. Makarius 
 
Mantenere relazioni forti e produttive con clienti e colleghi di lavoro può essere difficile, specie quando non incontri mai la persona con cui stai lavorando. 
Eppure, è in molti casi già frequente avere rapporti di lavoro continuativi, spesso per diversi anni, con persone che non si sono mai fisicamente incontrate.  
Il "lavoro virtuale" è quello con chi non ha un vero e proprio ufficio (un venditore per esempio) o con chi sta in un'altra città o in un altro paese rispetto a noi. 
Questo tipo di lavoro è già da anni in forte aumento: il rapporto Gallup 2017 diceva che il 43% dei dipendenti americani lavorava da remoto; in un altro studio il 48% degli intervistati dichiarava di fare la maggior parte del lavoro all'interno di una squadra virtuale, con membri di culture e nazionalità diverse. E se ci fermiamo un attimo a riflettere, vale non soltanto se i nostri interlocutori lavorano da casa o da un'altro continente: vale anche se la loro scrivania è in un edificio diverso dal nostro, pur nello stesso Campus. 
 
Le ricerche degli ultimi anni rivelano che le persone tendono a sottovalutare in modo significativo la percentuale del loro lavoro che è già virtuale. 
E' importante riconoscere la vera portata del lavoro virtuale, perché richiede un insieme di abilità e comportamenti sociali e interpersonali ancora più forti che nel lavoro face to face: saper gestire in modo proattivo le interazioni usando i media, stabilire norme di comunicazione, costruire un rapporto sociale con i colleghi,  dimostrare cooperazione – sono tutte skills importanti, che migliorano la fiducia all'interno dei team e aumentano le prestazioni, ancor di più se i team sono dispersi. 
 
Solo il 30% delle aziende formano i dipendenti sulle competenze del lavoro virtuale, e quando lo fanno, è più probabile che la formazione si concentri sulle competenze relative ai software e alle policy aziendali, piuttosto che sulle competenze sociali e interpersonali. Mentre la tecnologia e il lavoro virtuale sono progrediti enormemente negli ultimi anni, la nostra preparazione a questo modo di lavorare non è andata di pari passo. Ma se guardiamo gli studi condotti negli ultimi 30 anni sul virtual work, vediamo che i lavoratori più efficaci si impegnano in una serie di strategie e comportamenti che chiamiamo “Intelligenza Emotiva Virtuale". 
Alcune persone tendono ad essere naturalmente più abili di altre nel lavorare a distanza, però tutti possiamo allenarci per aumentare la loro efficacia.

Due set di abilità specifici contribuiscono all'Intelligenza Emotiva Virtuale: 
1) Stabilire "regole di ingaggio"  
2) Costruire e mantenere la fiducia. 
Questi due set di abilità sono rilevanti per tutte le persone che conducono un lavoro in remoto, compresi i colleghi dello stesso ufficio che interagiscono virtualmente. 
 
1) STABILIRE "REGOLE DI INGAGGIO" 

Quando si lavora con qualcuno faccia a faccia, le "regole di ingaggio" normalmente si definiscono ed evolvono in modo spontaneo e naturale: si impara a conoscersi, si hanno tante occasioni per interagire, si capisce come avere incontri o riunioni produttivi. Nel lavoro virtuale, invece, queste "regole di ingaggio" richiedono una conversazione dedicata, e i colleghi virtuali dovrebbero discuterle e definirle insieme.  Ecco alcuni ambiti ovvi su cui concordare regole:
Strumenti di comunicazione. 
Una volta che sai che lavorerai virtualmente con qualcuno su base regolare, perchè non avere una conversazione per condividere la tecnologia disponibile e i mezzi di comunicazione che userete per restare in contatto? Ad esempio “ci invieremo un'e-mail per questioni semplici e non urgenti, useremo Skype quando c'è qualcosa di complesso da condividere. I messaggini serviranno per contatti urgenti, o per aspetti logistici e di calendario, ma non devono diventare una modalità di cui abusare.
Momenti della giornata 
Possiamo chiarire con i colleghi quali ore del giorno sono migliori per chiamare, vedersi in video o scriversi.
Forse ci sono addirittura alcuni giorni della settimana da evitare, per qualche specifica ragione. 
Stabilire queste regole di base all'inizio di una relazione di lavoro virtuale permette il rispetto reciproco e consente di risparmiare tempo, evitando inutili tentativi di contatto. 
File condivisi 
Se si sta collaborando su documenti o altri file elettronici, serve stabilire un processo per assicurarsi di non eliminare inavvertitamente gli aggiornamenti o creare versioni in conflitto. I servizi di condivisione di file possono aiutare a monitorare le revisioni dei file di proprietà comune, ma è comunque saggio avere un protocollo per evitare lavori persi o duplicati. 
 
2) COSTRUIRE E MANTENERE LA FIDUCIA
 
Due tipi di fiducia sono importanti nel lavoro virtuale: 
- la fiducia relazionale (posso fidarmi delle intenzioni e della collaborazione di questa persona) 
- la fiducia sulle competenze (posso fidarmi che questa persona sia competente e affidabile) 
 
Costruire la fiducia relazionale
E' indispensabile introdurre elementi umani, di empatia, nel rapporto di lavoro virtuale. Alcune persone lo fanno iniziando le conversazioni con domande non legate al lavoro, tipo “come vanno le cose, dove sei?" o " com'è stato il tuo weekend?". Evitiamo di fare domande troppo personali o di sopraffare il collega con ampi dettagli della nostra vita, ma ricordiamoci che la relazione va costruita non solo sul piano della To Do List. Questo è vero anche nei rapporti face to face, ma in remoto diventa fondamentale.
Manteniamo un approccio professionale, ma proviamo a far sentire un pò della nostra "voce autentica". 
 
Costruire la fiducia sulle competenze 
In questo ambito ci sono molte cose da fare

1.Possiamo condividere il nostro background e le nostre esperienze rilevanti, indicando come ci aiuteranno a portare avanti il lavoro. Ad esempio, su un progetto di sviluppo di nuovi prodotti, si potrebbe dire, “non vedo l'ora di contribuire all'analisi di mercato, perchè si concentra su un settore che ho studiato l'anno scorso in un altro progetto."
 
2.Dobbiamo essere proattivi nel portare avanti le attività che dobbiamo svolgere e nel comunicare a che punto siamo e quando le abbiamo terminate, con aggiornamenti regolari e periodici via e-mail. In questo modo mostriamo impegno e interesse verso i colleghi, che devono sapere a che punto siamo. 
 
3.Dobbiamo rispondere alle e-mail in modo rapido e appropriato. E dobbiamo scrivere delle mail chiare ed efficaci, mettendoci sempre nei panni del ricevente. 
Sembra ovvio, ma moltissime relazioni di lavoro virtuali falliscono a causa di una modalità di scambio via mail incoerente, intempestiva, negativa o addirittura assente. 
Il silenzio fa molto in fretta a distruggere la fiducia in un collega virtuale.  Il consiglio e di rispondere alle e-mail non urgenti entro un giorno lavorativo (prima se urgenti), e comunque, se non si può rispondere subito, almeno mandare un breve riscontro di ricezione, lasciando che il collega sappia quando riceverà risposta ! 

 
Fare uno sforzo tutti insieme per sviluppare queste abilità ci renderà velocemente persone nuove, pronte al ventunesimo secolo e ad un modo di lavorare che offre grandi opportunità. La maggior parte di noi è stata abituata a lasciare che queste dinamiche si evolvessero naturalmente, ma è sotto gli occhi di tutto ormai, che ci sono persone molto abili ed altre molto poco, e non possiamo più permetterci che sia così.



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