CREARE FIDUCIA NEI TEAM “DISPERSI”

by Lane 4 - Stephen Covey - Patrick Lencioni

Se lavori con persone che operano in città diverse, paesi diversi, su progetti diversi, sei parte di una ormai vasta maggioranza. 
L' 84% dei lavoratori attualmente collabora con colleghi che non sono vicini di scrivania,  utilizzando strumenti tecnologici e connessioni WiFi.  
È vero che la tecnologia ha reso possibile il lavoro a distanza, ma ha anche generato delle conseguenze non sempre positive, che meritano attenzione e devono essere gestite.

Uno degli aspetti più importanti da affrontare, quando si lavora all'interno di un team remoto, è la diminuzione del livello di fiducia, e la fiducia è la base del lavoro in team.
Il lavoro di Patrick Lencioni e il recente Aristoteles Study di Google non fanno che ribadire che la fiducia è il singolo fattore che distingue i team eccellenti: s
enza fiducia, un team non è un team, è solo un gruppo di persone sedute intorno a un tavolo, o di fronte a un pc. Quando ti fidi dei tuoi colleghi, dedichi meno tempo a coprirti le spalle, condividi più volentieri le informazioni, sei più proattivo e più focalizzato nel lavoro, sei più ottimista. Dai e chiedi più volentieri feedback e costruisci insieme agli altri una performance superiore.

Quali sono dunque i componenti della fiducia?
Secondo la "TRUST EQUATION" distillata da Stephen Covey e molti altri studiosi, 
TRUST = ( CREDIBILITY+RELIABILITY+INTIMACY ) / PERSONAL INTEREST

CREDIBILITY - Credibilità 
Sei credibile se sei preparato e onesto intellettualmente
- sai quello che dici
- approfondisci con curiosità, studi, ti informi sul lavoro degli altri
- parli con chiarezza e sintesi, senza "fare fumo"
- ammetti quando non sai e non ti arrampichi sugli specchi
- riconosci i tuoi errori
- sei coerente, non cambi idea ogni momento
- se cambi idea, spieghi perchè
- chiedi e dai feedback
....
La credibilità è un lavoro di preparazione, di studio e di onestà e chiarezza di comunicazione. 
E' più semplice faccia a faccia, perché molte informazioni rischiano di perdersi tra email, telefonate, web conferences confuse.

RELIABILITY - Affidabilità 
Sei affidabile se rispetti gli impegni e sei autentico:
- fai quello che dici
- dici quello che fai
- mantieni le promesse
- rispetti le scadenze
- tieni le persone aggiornate su quello che fai e a che punto sei
- dici quello che pensi 
- difendi le tue posizioni
- esprimi dissenso con rispetto
- chiedi e dai feedback
...
Quando lavori nello stesso ufficio è più facile determinare l' affidabilità delle persone, sapere se stanno veramente lavorando, capire cosa stanno facendo e quanto impegno ci stanno mettendo. A distanza diventa più difficile.

INTIMACY - Empatia / Vicinanza
Sei empatico se ti interessi agli altri: 
- chiedi con interesse
- ascolti con interesse
- accetti la diversità
- apprezzi gli altri 
- ti metti nei panni altrui 
- dai aiuto 
- parli di te, dici cosa ti capita 
- chiedi e dai feedback
- riconosci e celebri gli altri

L'empatia è forse l'elemento più delicato, perchè siamo essere emozionali e la vicinanza fisica aiuta enormemente a stabilire quella connessione su cui si costruisce la fiducia.
Ma le emozioni passano anche attraverso la voce, e lo sguardo, dunque gli strumenti digitali ci consentono comunque di lavorarci, ed è proprio su questo che la nostra attenzione deve concentrarsi, proprio perchè è l'area più delicata. 


Allora come possiamo costruire fiducia in un team remoto? 

1. Farsi in self check quotidiano
Se prendiamo la Trust equation, vediamo che la fiducia non è una cosa magica, che accade chissà come: è fatta di comportamenti precisi e concreti, e si costruisce e distrugge ogni giorno, in un processo continuo.  Può essere distrutta anche da un solo gesto.
Allora ogni giorno possiamo prendere la descrizione della Trust Equation e chiederci:
cosa ho fatto oggi per dimostrare credibilità? 
cosa ho fatto oggi per dimostrare affidabilità? 
cosa ho fatto oggi per dimostrare empatia? 
cosa posso fare domani meglio di oggi?

2. Entrare in connessione ad un livello personale nelle riunioni on line
È più facile fidarsi di persone simili a noi, perché sviluppiamo più empatia e possiamo prevedere il loro comportamento con più precisione.
Le conversazioni alla macchina del caffè connettono i colleghi anche su un piano personale, e permettono di stabilire le similarità gli uni con gli altri. 
Ma un team remoto non può avere conversazioni alla macchina del caffè. Quindi, un buon modo per ottenere lo stesso risultato è dedicare del tempo, all'inizio di ogni online meeting, per permettere alle persone di condividere le cose più importanti successe di recente, sia su un piano professionale sia su un piano personale, così da consentire ai partecipanti di entrare in connessione gli uni con gli altri ad un livello più profondo, rafforzando la fiducia reciproca.

3. Essere trasparenti e chiedere di esserlo
I team remoti non hanno opportunità di interagire apertamente. Ci possono essere scambi privati, che rimangono sotto traccia, causando rabbia o frustrazione, e a un certo punto vengono alla superficie, impattando negativamente sull'efficacia del team.
Come leader, puoi prevenire tu stesso questi fenomeni essendo innanzitutto assolutamente trasparente, comunicando chiaramente e ripetutamente le priorità e le linee guida del lavoro, e tenendo tutti sempre aggiornati sugli avanzamenti dei progetti, sui cambiamenti che emergono e sulle ragioni di questi cambiamenti.
E devi invitare ogni team member ad essere altrettanto chiaro e trasparente in riunione, chiedendo a ciascuno, dando a ciascuno la parola.
Infine, devi trovare un modo per assicurarti che le persone si parlino frequentemente, si tengano regolarmente aggiornate. 

4. Riconoscere e rispettare le persone e le differenze
I team dispersi mostrano differenze culturali, dato che sono distribuiti in più paesi del mondo ed esprimono culture, stili e approcci diversi. Ci sono culture, come quella anglosassone per esempio, in cui la fiducia è basata sullo svolgimento dei compiti, e si costruisce attraverso le attività di business e le azioni pratiche. In altre culture, come quella brasiliana o cinese, la fiducia è invece molto più legata ad aspetti relazionali, e ha bisogno di essere costruita con attività extra business. Dobbiamo essere consapevoli di queste differenze, e adattare il nostro comportamento ai diversi membri del nostro team. 
Se siamo tutti sullo stesso fuso orario e nella stessa nazione, non è più semplice: dobbiamo tenere presente che ci sono obblighi e necessità diverse nel lavorare da casa, che non rendono possibile replicare l'ufficio a casa, e dobbiamo rispettare questo fatto, e gestirlo. 

5. Essere rigorosi
E' fondamentale, a distanza ancora più che di persona, darsi delle regole di interazione, decidere insieme "Le nostre regole per lavorare bene insieme".
Ed è fondamentale rispettarle, quelle regole, con attenzione e rispetto. E' compito del team leader, ed è compito di ogni membro del team ricordarle, agirle, e farle rispettare.
Potete / Dovete decidere insieme il vostro "patto di team", i valori chiave che volete ispirino le vostre riunioni e le vostre interazioni a distanza, e anche i comportamenti concreti e pratici da cui vedrete che li state rispettando.
E poi, ogni volta che fate un meeting on line, utilizzate i primi minuti per mostrare di nuovo la slide con quelle regole, e poi fermatevi, ogni 20' per rimettere quella slide, e chiedere a ciascuno: "che voto diamo a come stiamo lavorando insieme?" "stiamo rispettando le nostre regole?" "cosa vogliamo aggiustare da qui in avanti?".  Invitate, durante la riunione, chiunque noti che non state rispettando una regola importante, ad alzare la mano e attirare l'attenzione degli altri.
E questo vale anche per tutte le interazioni 1-1. 
Per esempio, serve essere molto molto molto attenti con l'uso delle mail e delle chat per chiedere aiuto alle persone. Questo vale nella vita face to face in ufficio, ed è ancora più vero lavorando da remoto. Le persone non sono a nostra disposizione quando abbiamo bisogno di qualcosa, e noi non siamo il centro del mondo, anche se siamo il capo. 
Dunque che ne dite di indicare SEMPRE nei vostri messaggi per quando avete bisogno di una risposta, e ovviamente non potete pensare che tutto sia urgente, per ora, per ieri. Perchè non lo è.  Dobbiamo rispetto e fiducia alle persone che lavorano con noi! E ciò significa anche, per esempio, segnarci i quesiti che abbiamo, per poi decidere quando e se inviarli, invece che pingarli uno dopo l'altro, a caso, quando ci vengono in mente: questa modalità è stressante, confusiva, disturbante e inefficace. E di certo non aumenta il livello di fiducia.

6. Delegare bene e lasciare che la gente faccia il suo lavoro
I capi maniaci del controllo impazziscono in condizioni di lavoro a distanza, ma dopo un pò capiscono che c'è un solo modo per creare fiducia e performance: delegare bene, decidere quali e quanti check point faremo, e permettere alla gente di fare il suo lavoro.
Gli episodi di "costante presenza on line" , costante contatto, riunioni appiccicate le une alle altre, continuo scambio via chat sono malsani, e rendono evidenti quante siano malsane le abitudini che abbiamo preso nel lavoro "dal vivo": dobbiamo abbandonare queste modalità, per il bene della nostra e altrui salute mentale,  e per il bene del risultato che vogliamo produrre insieme.

7. Celebrare
Riconoscere chi fa un buon lavoro, in 1-1 e in pubblico; festeggiare un successo, o gli step di un successo. Quanto lo facciamo nel mondo "reale"? Poco.
Ecco, già non va bene nel mondo reale, figuriamoci nel mondo virtuale, dove tutto rischia di essere veloce, transazionale, confuso.


Prendetevi allora un po' di tempo per riflettere sui vostri comportamenti e sul vostro Team. E poi agite. 




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