FAR SI CHE LE PERSONE PARTECIPINO DAVVERO AI VIRTUAL MEETING

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by Justin Hale and Joseph Grenny - VitalSmarts

In qualunque riunione è difficile convincere la gente a prestare attenzione, ma quando le persone non sono nella stessa stanza, l'impresa si fa enormemente più ardua.
E' particolarmente fastidioso quando, dopo una spiegazione di 10 minuti, fai una pausa, attendi una reazione, e quello che ottieni è un “non sono sicuro di averti seguito”, il che potrebbe anche significare “stavo lavando il gatto e non mi rendevo conto che sarei stato interpellato” . Ammettiamolo, le riunioni hanno sempre lasciato grande spazio alla distrazione individuale, ma quando siamo insieme nella stessa stanza spesso compensiamo con il contatto visivo le possibili tentazioni: i partecipanti sentono l'obbligo di fingere interesse (anche se stanno fissando i loro telefonini). In situazioni in cui non è possibile richiedere attenzione con il contatto visivo diretto, dobbiamo imparare a fare ciò che avremmo dovuto in ogni caso fare: creare un impegno volontario. 
Detto in altri termini, è necessario creare opportunità strutturate perchè i partecipanti possano / debbano impegnarsi appieno, e per far questo le riunioni vanno preparate e progettate con cura. 

Ci sono cinque possibili validi motivi per convocare un meeting: 
- informare le persone, spiegando fatti complessi 
- influenzarle gli altri in una certa direzione 
- prendere decisioni insieme 
- risolvere problemi insieme 
- rafforzare le relazioni. 
Tutti questi sono processi attivi, e i passeggeri passivi raramente fanno un lavoro di qualità.

Il presupposto per meeting efficaci, che siano virtuali o meno - è creare / favorire / chiedere l'impegno volontario di ognuno degli invitati. 
Dopo diversi anni di studio sulle sessioni di formazione virtuale, a confronto con le sessioni in presenza, Justin Hale e Joseph Grenny di VitalSmart hanno individuato 5 Regole che, se applicate, fanno si che l' 86% dei partecipanti riferisca livelli di impegno elevati, in alcuni casi addirittura più alti che nelle riunioni normali face to face. 

Prendiamo il caso di un manager, che sta per fare una presentazione virtuale di 15 minuti a 16 dei suoi peers, sparsi dal Nord al Sud America. Il suo obiettivo è convincerli a identificare tutte le possibili opportunità di vendita globali nei loro portafogli-cliente locali, e poi di spingerli a cooperare nel perseguirli.
Per evitare una riunione top down e coinvolgere tutto il gruppo, ecco le regole che deve seguire.

REGOLA # 1. 60" perchè il gruppo "capisca empaticamente"  il "tema" su cui lavoreremo insieme
Mai coinvolgere un gruppo nella soluzione di un problema se non siamo sicuri che tutti i partecipanti capiscano e sentano il problema stesso. Dunque nei primi 60" della riunione fate sì che "sentano" il problema. Potreste condividere statistiche scioccanti o provocatorie, racconti reali oppure metafore, che enfatizzino il tema.
Ad esempio, il manager succitato potrebbe mostrare una statistica che evidenzia le dimensioni globali di un concorrente importante, così da far provare ai colleghi un senso di inferiorità. Oppure potrebbe raccontare di un cliente frustrato, che ha interrotto gli ordini perché l'azienda non era in grado di offrire prezzi e supporto globali. Oppure potrebbe usare una metafora, e parlare delle balene, che si nutrono in modo molto più efficace quando lavorano insieme circondando in gruppo grandi banchi di krill, e poi mangiando a turno. Non importa quale tattica si utilizza, il vostro obiettivo è quello di assicurarvi che il gruppo "capisca empaticamente" il problema o l'opportunità, prima di entrare in azione

REGOLA #2. P.R.I. - Piena Responsabilità Individuale
Quando le persone entrano in qualunque setting sociale, scelgono o hanno bisogno di definire il loro ruolo. Ad esempio, quando entri in un cinema, definisci inconsciamente il tuo ruolo di osservatore che è lì per tuffarsi in una storia; quando entri in palestra, decidi che sei una persona attiva che è lì per allenarsi.
Il più grande errore, rispetto all'obiettivo di ottenere un impegno vero nelle riunioni virtuali, sta nel consentire ai singoli partecipanti, di decidere inconsciamente di assumere il ruolo di osservatore disingaggiato. E molti decidono di avere questo ruolo già nel momento in cui ricevono l'invito.

Per contrastare questo tipo di decisione, serve creare un'esperienza di responsabilità già ben prima della riunione, o comunque all'inizio di essa.
E non basta dire "Voglio che questa sia una conversazione, non un monologo. Ho bisogno che tutti voi siate coinvolti."  Questo raramente funziona!
Invece, serve creare l'opportunità per ognuno di assumersi una responsabilità individuale.
Per far questo c'è la regola n° 3

REGOLA # 3. Sottogruppi
Ci sono studi sociologici che rivelano che una persona che sembra avere un attacco di cuore sulla metropolitana ha meno probabilità di ricevere aiuto più sono le persone sul treno. Gli psicologi sociali si riferiscono a questo fenomeno come "diffusione della responsabilità". Se tutti sono responsabili, nessuno si sente responsabile.
Nelle vostre riunioni dovete evitare che questo accada, reali o virtuali che siano.
Una volta chiarito e condiviso il problema da risolvere, dividete le persone in gruppi di due o tre (max), per esempio attraverso delle virtual rooms separate, e invitateli a trovare una soluzione nel sottogruppo.  E date loro un lasso di tempo molto limitato, per esempio, 3 minuti.

Il manager di cui sopra, potrebbe mostrare una slide con i gruppi predefiniti, e dire " Avete 2 minuti in ogni gruppo per raccogliere il maggior numero di esempi di clienti con cui negli ultimi 12 mesi avreste potuto fare degli accordi molto più interessanti se aveste avuto la possibilità di lavorare su logica di collaborazione globale. "
Poi potrebbe chiedere a tutti di digitare le loro risposte nella chat, o aprire il microfono a un rappresentante di ogni gruppo.


REGOLA # 4. M.P.P. - Minimo Powerpoint Possibile
Nulla disingaggia una persona quanto una successione infinita di slide piene di bullet points. Non importa quanto sia intelligente o sofisticato il gruppo, se il tuo obiettivo è l'impegno, il coinvolgimento o anche l'apprendimento,  devi mescolare fatti e storie. L'invito è di usare il minimo numero di slide possibile, di evitare come la peste tabelle di excel piene di numeri, di usare immagini e di avere grafici semplicissimi. Mi ripeto: questa regola non vale solo in virtuale, ma il virtuale ce la rende imprescindibile.
Il vantaggio secondario di questa regola è che ci costringe a chiamare in causa i partecipanti. Se hai troppe diapositive, ti senti schiavo di "farle vedere tutte" , se ne hai di meno, è più facile avere momenti di scambio.

Se il manager di cui sopra ha 18 minuti a disposizione, per esempio, 15 slide del tipo classico (bullet points e numeri) sono troppe.
Dovrebbe essere capace di fare il punto solo con 1 o 2 slide, e usare altre slide per lanciare i lavori di gruppo.

REGOLA #5. 5'  
Non lasciate passare mai più di 5 minuti senza cambiare argomento o senza dare al gruppo qualcosa di diverso da fare.
I partecipanti sono sparpagliati in luoghi diversi, che non conosciamo e non vediamo, pieni di distrazioni. Se non sostenete un coinvolgimento continuo, si ritireranno in quel seducente ruolo di osservatore passivo e dovrete faticare molto per riportarli dentro. 

Nella sua presentazione di 15 minuti, il manager dovrebbe creare 2 o 3 brevi, ben definite e significative opportunità di ingaggio. 
E potrebbe concludere la sua presentazione con la lista delle opzioni generate dai vari sottogruppi, e sulla quella lista creare un sondaggio e invitare tutti a votare la preferita. 


Ecco, queste sono le 5 regole individuate da Justin Hale e Joseph Grenny di VitalSmarts.
La verità, come dicevo all'inizio, è che queste regole dovrebbero essere applicate 
normalmente nel nostro modo di fare riunioni, per renderle più efficaci e anche più brevi.
La fiduciosa speranza è che la necessità di adottarle in un contesto virtuale, ci renda più bravi anche quando siamo nel mondo reale, face to face nella stessa stanza.




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