5 MODI PER OTTIMIZZARE IL LAVORO IN TEAM

by Christian Jarrett

Sei intorno al tavolo della sala riunioni con il tuo team, pronto per pianificare la campagna di lancio di un nuovo prodotto. Ti guardi intorno e ti senti rassicurato: sai di avere un gruppo di persone talentuose e di esperienza. Lavorando con loro hai la possibilità di realizzare molto di più di quanto potresti fare da solo.
Eppure, molto spesso, il lavoro in gruppo fallisce, non porta i risultati attesi: a volte può addirittura produrre danni.
La storia ci fornisce molti esempi di pessime decisioni di team, decisioni che hanno portato a fallimenti di banche, crisi politiche, disastri commerciali.

Per fortuna negli ultimi 10 anni sono state pubblicate molte ricerche che evidenziano il modo in cui evitare le trappole del lavoro in team e massimizzarne i benefici.

1. Annota le idee di tutti, prima di iniziare il dibattito

La forza dei gruppi di lavoro è che ogni persona porta la sua conoscenza e la sua prospettiva.

All'inizio del secolo scorso per la prima volta venne usato il termine "saggezza collettiva" , intendendo che un gruppo di persone normalmente dovrebbe arrivare ad un giudizio di qualità superiore a quella dei singoli individui. Questo si può applicare alla soluzione dei problemi o all'organizzazione dei progetti.

La cosa importante da ricordare, però, perché la saggezza del gruppo possa effettivamente sprigionarsi, è che ogni membro del team deve essere autonomo e libero di esprimere la sua opinione e di influenzare gli altri.

Un gruppo di ricercatori svizzeri e ungheresi ha dimostrato nel 2011 che la saggezza collettiva è messa in pericolo quando i membri del team hanno la possibilità di modificare la loro prima risposta sulla base del feedback che ricevono dagli altri, o delle altre opinioni che emergono.
Le interazioni troppo precoci possono compromettere la generazione di idee all'interno di un gruppo. Ci saranno sempre persone che parlano di più, sono più sicure di sé, hanno una grande capacità d'influenza; e persone più timide, che fanno più fatica a esprimersi e a difendere le proposte. 

Qualunque sia l'argomento del nostro lavoro in team, specialmente se siamo i leader di quella squadra, dobbiamo diventare altamente consapevoli di queste dinamiche, e assicurarci che ogni singolo partecipante possa scrivere e condividere i suoi pensieri iniziali prima che cominci la discussione vera e propria. 
Il lavoro interattivo di gruppo deve cominciare soltanto quando tutte le idee o ipotesi sono state messe sul tavolo.

2. Fai un Assessment di Team
Siamo abituati al concetto degli Assessment individuali come parte fondamentale della nostra vita in azienda. L'assunto di base di ogni Assessment è verificare le qualità e le competenze necessarie a svolgere bene un determinato lavoro e ad intraprendere una crescita professionale di un certo tipo .

Dobbiamo abituarci a fare Assessment anche per i Team. 
È un errore pensare che mettere insieme un gruppo di individui molto skillati porti automaticamente ad avere una squadra performante.

Diversi studi, dagli anni '90 ad oggi, dimostrano che la performance di un team non è correlata al Q.I. dei singoli membri o alle loro competenze tecniche, quanto piuttosto alla presenza di persone molto efficaci da un punto di vista sociale, che hanno cioè una superiore intelligenza emotiva e relazionale


3. Mescola persone diverse e cambiale regolarmente
Persone simili creeranno più rapidamente una sintonia e una spinta operativa, ma molti ricerche sul campo dimostrano ormai che la diversità è un' importantissima ricchezza nei Team, che va ben costruita e ben gestita.  In un gruppo diversificato ci saranno più idee, obiezioni, visioni laterali, contributi, e il confronto sarà molto più ricco, aperto e proficuo.

Inoltre le persone che fanno parte di un team andrebbero cambiate con regolarità, non solo per evitare un effetto abitudine nel modo di lavorare, ma anche per evitare che un gruppo troppo coeso e stabile si isoli dal resto del sistema.


4. Fai un'ipotesi "pre-mortem"
Dopo un progetto fallito, un piano che non ha rispettato le scadenze, un lancio fallimentare,  è giusto e utile scoprire gli errori.
Un fatto molto frequente nelle organizzazioni è che il team di progetto a un certo punto diventa così isolato e rivolto verso il suo interno che i membri del team si dimenticano di considerare una serie di effetti interni ed esterni, di mantenere un confronto attivo con tutti gli stakeholder, di prevedere cosa può andar male.

Per evitare queste conseguenze spiacevoli sarebbe ideale applicare sempre quella che Gary Klein chiama la "tecnica del pre mortem", cioè una forma ritualizzata di dissenso. 
I membri del team, all'inizio da soli, e poi in gruppo, devono pensare a tutte le possibili cause che possono provocare il fallimento di quell'iniziativa. 
Fare questo lavoro favorisce un'atmosfera nella quale vengono valorizzati soprattutto i contributi di chi ha dubbi o riserve, e lo scopo fondamentale di questo tipo di attività è individuare le strade per prevenire ostacoli - deragliamenti, o superarli nel momento in cui si verificassero.

5. Presta attenzione al Tempo investito dalle persone
Il tempo passato lavorando in team non è gratis. Nel momento in cui i tuoi manager stanno seduti a parlare, pianificare e ideare in gruppo, ovviamente non si stanno occupando di altre cose, che forse sono altrettanto importanti per produrre la performance e il successo atteso per l'organizzazione.

E' vitale schedulare in maniera intelligente e puntuale le attività in gruppo.
Fin troppe Survey ormai ci dicono che i lavoratori di molti settori diversi riportano una percezione bassa o mediobassa della qualità dei meeting, e che la loro durata, gestione e frequenza sono issues molto significative.

È fondamentale definire in anticipo un' agenda precisa, che tenga conto del tempo a disposizione e dell'obiettivo per ogni punto in agenda ( dobbiamo prendere una decisione? dobbiamo solo aggiornarci?...).
Ogni team member deve sapere cosa si farà nel meeting e quale contributo gli è richiesto.
Ogni team member deve arrivare preparato al meeting: i documenti si studiano prima.
Dobbiamo definire tempi precisi per ogni argomento dell'azienda, e una delle modalità più recenti che permettono di rendere i meeting più veloci e farli in piedi ( stand up meeting)





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