LA CHECK LIST PER BUONI MEETING ON LINE


by Leadership Strategies

I suggerimenti che seguono sono molto importanti per coinvolgere e responsabilizzare tutti i partecipanti ad un meeting virtuale.
Ma dopo che li avrete letti, credo vi renderete conto che si tratta di raccomandazioni fondamentali anche per fare meeting efficaci intorno allo stesso tavolo.
Certo è che le riunioni virtuali ci obbligano, letteralmente ci obbligano, a rispettarle, per avere efficacia e partecipazione. Ma son certa ne trarrete spunti utili anche per il face to face.

Una raccomandazione in più: queste regole dovrebbero essere sempre rispettate e messe in pratica da chi organizza meeting on-line
Ma se così non fosse, anche ogni invitato ha il diritto e il dovere di chiedere che lo siano: il tempo di tutti è in gioco, durante una riunione.

Cosa ne dite, come primissima cosa,  di organizzare un meeting in  cui condividere le  vostre "Regole di tutti i Meeting futuri"?
Create il vostro "Patto di Team" per le riunioni virtuali...e chissà...pure per quelle face to face!

Buona lettura, e Buona pratica!


CONSIGLI PER LA PREPARAZIONE DEL MEETING : LA PREPARAZIONE E' LA COSA PIU' IMPORTANTE
Prima di ogni riunione virtuale...

1. Invitate chi serve, perchè ha informazioni rilevanti, perchè deve informare altri, perchè deve e può decidere
• riducete il numero dei partecipanti per massimizzare l'efficacia del meeting
• dite a ciascun partecipante che tipo di contributo vi aspettate da lui/lei, in che modo la sua presenza è utile

2. Costruite un'agenda "sensata" e "temporizzata". Condivisa se possibile
• discutete prima (se possibile) con i partecipanti gli argomenti da trattare
• immaginate con cura quanto tempo serve per ogni argomento, inclusa la parte di dibattito
• limitate il numero di temi in agenda, in modo che la riunione duri al massimo due ore (se necessario spezzate la riunione in due tranche) 

3. Distribuite le  informazioni rilevanti per tempo (almeno il giorno prima)
• gli orari di inizio e fine (nei vari fusi orari se necessario)
• gli obiettivi della riunione
• l’agenda, con indicazione dei tempi per ogni argomento e dell'outcome atteso per ogni punto
• i documenti da leggere e conoscere già quando inizia il meeting. 
Siate chiari sul fatto che i documenti inviati non verranno letti insieme, ma verranno discussi in riunione per prendere decisioni!!! 

4. Dite ai partecipanti che vi aspettate che arrivino preparati alla riunione
• mandate documenti da leggere prima del meeting: il meeting deve servire per discutere, confrontarsi e decidere, non per vedere insieme le slide
• chiedete di mandarvi input, domande e idee prima della riunione
• chiedete di preparare massimo 10 slide da 10’ totali a testa, con i contenuti / messaggi chiave
• dite a ciascun partecipante che tipo di contributo vi aspettate da lui/lei, in che modo la sua presenza è utile

5. Preparate poche slide sintetiche, impattanti, semplici, con contenuti rilevanti, ancor più che se foste dal vivo.
• usate tabelle super semplici
• evitate le animazioni: appaiono in ritardo,e rendono la fruizione difficile. Piuttosto spezzate una slide in 2, creando "artificialmente" un effetto animazione


CONSIGLI PER INIZIARE
All'inizio del vostro meeting virtuale...

6. Fate l’ "appello"  
• Create un elenco con i nomi e le location di ogni partecipante
• Chiedete a ciascuno di dire il suo nome, il suo ruolo, il suo contributo al meeting


7. Fate un’apertura potente:
• Ricordate lo scopo, il «purpose» del meeting 
• Ricordate l’agenda
• Evidenziate i vantaggi per i partecipanti, quello che si porteranno via
• Riconoscete il ruolo e la responsabilità di ciascuno dei partecipanti a quel meeting
• Ricordate le regole di base di interazione (Es. parliamo uno per volta; usiamo la chat solo per problemi tecnici, mettiamo in muto quando non parliamo, usiamo un auricolare per evitare rimbombi e aumentare la concentrazione etc, decidiamo chi fa il time keeping, per favore  non una persona sola ...) 
• Ricordate le regole di  «galateo virtuale»  (Es. annunciarsi quando si entra in riunione e quando si deve lasciare – dire il proprio nome quando si inizia a parlare – spegnere il video solo in caso di connessione instabile ...)


CONSIGLI PER LA GESTIONE DEL MEETING

8. Abbiate un’energia alta tutto il tempo e siate appassionati - Prevedete piccoli momenti di break , almeno 5' ogni 30' - E tenetene conto quando preparate l'agenda

9. Coinvolgete le persone una per una, ponendo domande aperte su cui ciascuno possa/debba aprirsi e contribuire. 
Chiedete a ognuno il suo contributo / opinione / suggerimento. 

10. Lanciate sondaggi on line, con domande di interesse condiviso, per avere una fotografia istantanea di una certa situazione, o per prendere una decisione 
Lanciate dei «giochi», per verificare l’apprendimento, se è una riunione informativa 

11. Usate materiale video su cui fare commenti e condividere riflessioni e azioni

12. Riassumete tutte le decisioni prese passo passo, e ricapitolatele alla fine

13. Tenete il tempo






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