LA CHECK LIST PER BUONI MEETING ON LINE

by Leadership Strategies

Vi consigliamo di usare questi suggerimenti per coinvolgere e responsabilizzare i partecipanti a un meeting virtuale.

CONSIGLI PER LA PREPARAZIONE DEL MEETING
Prima di ogni riunione virtuale...

1. Distribuite informazioni e letture :
• gli orari di inizio e fine nei vari fusi orari
• gli obiettivi della riunione
• l’agenda: limitate il numero di temi in agenda, in modo che la riunione duri al massimo due ore (se necessario spezzate la riunione in due tranche)
• testi da leggere e conoscere già quando inizia il meeting.
Siate chiari sul fatto che i documenti inviati non verranno letti insieme, ma verranno discussi in riunione per prendere decisioni!!! 

2. Chiedete ai partecipanti di prepararsi prima della riunione
• chiedete di mandarvi input, domande e idee prima della riunione
• chiedete di preparare massimo 10 slide da 10’ totali a testa, con i contenuti / messaggi chiave

3. Preparate slide sintetiche, impattanti, semplici, con contenuti rilevanti, ancor più che se foste dal vivo.


CONSIGLI PER INIZIARE
All'inizio del vostro meeting virtuale...

4. Fate l’ appello
• Create un elenco con i nomi e le location di ogni partecipante
• Chiedete a ciascuno di dire il suo nome, il suo ruolo, il suo contributo al meeting

5. Fate un’apertura potente:
• Ricordate lo scopo, il «purpose» del meeting 
• Ricordate l’agenda
• Evidenziate i vantaggi per i partecipanti, quello che si porteranno via
• Riconoscete il ruolo e la responsabilità di ciascuno per quel meeting
• Ricordate le regole di base di interazione (Es. parliamo uno per volta; usiamo la chat solo per problemi tecnici etc ...) 
• Ricordate le regole di  «galateo virtuale»  (Es. annunciarsi quando si entra in riunione e quando si deve lasciare – dire il proprio nome quando si inizia a parlare – non mettere il microfono in mute, salvo che non si siano rumori di fondo disturbanti ...)


CONSIGLI PER LA GESTIONE DEL MEETING

6. Abbiate un’energia alta tutto il tempo e siate appassionati

7. Coinvolgete le persone una per una, ponendo domande aperte su cui possano aprirsi e contribuire. Chiedete a ognuno il suo contributo / opinione / suggerimento.

8. Lanciate sondaggi on line, con domande di interesse condiviso, per avere una fotografia istantanea di una certa situazione. 
    Lanciate dei «giochi», per verificare l’apprendimento, se è una riunione informativa

9. Usate materiale video su cui fare commenti e condividere riflessioni e azioni

10. Riassumete tutte le decisioni prese passo passo, e ricapitolatele alla fine






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