IDEE SEMPLICI E DIROMPENTI PER GESTIRE RIUNIONI E TEMPO

by Jason Fried & David Heinemeier Hansson

La frase "Il lavoro mi fa impazzire" si sente spesso negli uffici, e forse l'avete pronunciata anche voi più di una volta. 
Perché impazziamo in ufficio? 
Ci sono due ragioni fondamentali:
- 1 La giornata viene spezzata in piccole fette di lavoro a causa di continue distrazioni fisiche e virtuali
- 2 C'è un ossessione malsana per la crescita a tutti i costi, che setta aspettative irrealistiche che stressano le persone

Non sorprende che le giornate lavorative siano sempre più lunghe, che la gente lavori nei week-end e ogni volta che ha un momento libero. 
Le persone non riescono più a lavorare in ufficio, e questo trasforma la vita privata di ciascuno di noi in "avanzi di lavoro", come un doggy bag che ci portiamo dietro all'infinito.

È possibile ottimizzare il modo di lavorare in modo da avere serenità e non caos? 
E' la domanda a cui i due imprenditori Jason Fried e David Heinemeier Hansson hanno deciso di dare una risposta, dopo avere fondato Basecamp.
Ecco 4 strategie che loro hanno utilizzato per minimizzare le distrazioni e massimizzare la qualità del lavoro.

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Basecamp è una società che si occupa di sviluppo di applicazioni Cloud, basata  aChicago. Per quasi vent'anni abbiamo lavorato per renderla una società non alimentata dal  "as soon as possible", dalla fretta, dalle nottate insonni, dalle promesse impossibili, da progetti che sembrano non avere mai fine.

Ci sono momenti stressanti? Certo! Così come è normale nella vita di tutti. 
Ogni giorno è bilanciato e perfetto? Sicuramente no. Mentiremmo se lo dicessimo.
Ma facciamo del nostro meglio perché questi momenti stressanti siano delle eccezioni, piuttosto che la regola. E per ottenere questo risultato abbiamo fatto delle scelte intenzionali,  volte a mantenere la nostra società calma e serena.

1. Non entriamo a gamba tesa
In molte aziende ci sono persone che mettono insieme un dossier, riservano una conference room, e chiamano un meeting per discutere su un'idea.
Se sono fortunate, nessuno le interrompe mentre stanno presentando, ma normalmente qualcuno letteralmente "salta dentro e fa deragliare la presentazione" nel giro di pochi minuti.
A deragliamento completato, le persone reagiscono.  E questo è un problema.

Chi ha convocato il meeting, e vuole esplorare insieme ai colleghi un'idea, ha presumibilmente dedicato molto tempo, molta energia e molta riflessione a raccogliere i materiali che servono per quella presentazione.
Ma i colleghi presenti si aspettano di dover/ poter reagire. Non di assorbire informazioni, riflettere su di esse, e poi rispondere: 
semplicemente di reagire, entrando a gamba tesa. 
Questo non è il modo di trattare nuove fragili idee.

Nella nostra società noi ribaltiamo la sceneggiatura classica. Quando presentiamo un lavoro, è quasi sempre scritto e illustrato in modo molto accurato in un documento di alcune pagine. 
Questo documento viene pubblicato su una piattaforma di social working, o inviato via mail a tutti i partecipanti alla riunione, in modo che ognuno di loro sia chiamato a leggere, informarsi e riflettere in modo completo prima che la riunione abbia luogo.

Noi pretendiamo che ci sia uno scambio di feedback ragionato, sennò non lo accettiamo. 
Richiediamo che tutti i partecipanti ad una riunione leggano più volte il documento che verrà discusso in riunione, ci dormano sopra, si prendano il tempo di raccogliere e presentare le loro opinioni esattamente con lo stesso impegno e riflessione della persona che porta avanti l'idea.
Questo è il nostro modo di approfondire le nuove proposte, e di avere dibattiti di valore.

Ogni tanto, quando qualcuno propone idee molto innovative, può capitare che ci sia silenzio per qualche giorno. Questo va bene, è normale, ce lo si aspetta.
Esattamente di quel silenzio le persone coinvolte hanno bisogno per riflettere su ciò che poi andranno a dire in riunione. 
Noi vogliamo che il silenzio e la riflessione vengano considerati naturali, invece che fonti di ansia.

Utilizzando questa modalità per discutere le nuove idee, quello che succede è che nessuno interrompe il presentatore, perché non c'è nessuno lì per interromperlo. 
L'idea è stata condivisa prima della riunione e quindi non c'è nessuna possibilità di interrompere il flusso del presentatore.

Il momento della riunione serve solo per il confronto, per condividere i feedback, e a quel punto ovviamente tutti i partecipanti avranno il loro spazio.

2. Pratichiamo il protezionismo
Le aziende amano proteggere: proteggono i loro marchi e le loro informazioni riservate. Mettono al sicuro i loro soldi nei budget e negli investimenti.

Proteggono così tante cose, ma non arrivano a proteggere la cosa più importante, preziosa e vulnerabile che hanno: il tempo e l'attenzione dei loro dipendenti.

Le aziende spendono letteralmente il tempo e l'attenzione dei collaboratori come se fossero infiniti, e non costassero nulla.
Eppure il tempo e l'attenzione sono risorse molto scarse. 
Nella nostra azienda consideriamo la nostra principale responsabilità quella di proteggere questi due elementi. 

Non puoi aspettarti che le persone facciano un grandissimo lavoro se non riescono a dedicargli la loro attenzione in modo completo.
La tensione parziale o a intermittenza rischia di  essere tensione nulla. 
Per esempio, noi non facciamo meeting di aggiornamento, cioè quei meeting in cui c'è una persona che condivide con gli altri quello che è stato fatto su un certo progetto e poi si siede e dà la parola a un'altra, che farà la stessa cosa su un altro progetto. 
Noi consideriamo questo tipo di meeting una totale perdita di tempo. 
Anche se può sembrare efficiente avere tutti insieme nello stesso momento nella stessa stanza, in realtà non lo è. 
È costoso invece. Troppo costoso. 8 persone in una stanza per un'ora non costano un'ora: costano 8 ore.

Invece, noi chiediamo alle persone di scrivere degli update giornalieri o settimanali sulla nostra piattaforma di social sharing, per tutti coloro che sono coinvolti nei progetti, in modo che essi li possano leggere quando hanno un momento libero.
Questo risparmia dozzine di ore alla settimana e permette alla gente  di avere blocchi più lunghi di lavoro ininterrotto. I
 meeting spezzano il tempo. Eliminare i meeting inutili permette alle persone improvvisamente di poter avere un tempo più esteso per immergersi totalmente in attività ad alto valore aggiunto.

Il tempo e l'attenzione in questo modo sono spesi in blocchi più grandi, invece che sparpagliati in piccole cose, e ciò consente di fare lavoro di maggiore qualità e quantità.
Se le tue giornate sono frammentate da riunioni volute da altri, tu sei forzato a fare le cose davvero importanti in mezzo a quelle riunioni, facendole diventare di fatto le cose meno importanti della giornata, invece che quelle  di maggior valore.

3. Apprezziamo la qualita di 1 ora
Ci sono molti modi di fare a fette 60 minuti:
- 1x60
- 2x30
- 4x15
- 25+10+5+20
Sono tutte ore di 60 minuti eppure sono ore molto diverse. Il numero è lo stesso, ma la qualità no.
Un'ora spezzata non è veramente un'ora: è un casino di minuti. È veramente difficile mettere insieme qualcosa di significativo con un tempo così sbriciolato.

La qualità di un'ora è 1 x 60 non 15×4
La qualità di un giorno è avere 8 x 60 non 4 x 15 x 4 x 2

È molto difficile essere efficaci frazionando le ore, ed è invece molto facile diventare isterici:  
25 minuti in una telefonata + 10 minuti con un collega che ti bussa alla porta +  5 minuti su quella cosa a cui dovresti lavorare ma non è urgente 
+  15 minuti in una conversazione in cui sei stato tirato dentro + 5 minuti che rimangono per l'unica cosa che volevi veramente fare in quell'ora. 
Non c'è da stupirsi che la maggior parte delle persone che si ritrovano a lavorare così siano nervose e irritabili.

Il nostro cervello in questi continui cambiamenti di attenzione e attività sovrapposte non ha nessun margine di riposo per passare da un argomento all'altro, ed è esattamente così che si arriva in fondo alle giornate chiedendosi "ma oggi che cosa ho fatto?" .
Guardi l'orologio e sono già le 20:00 .  Sei stato in ufficio, ma le ore sono passate senza che qualcosa di veramente importante restasse attaccato. 
Se guardando le ore della tua giornata media ti rendi conto che essa  è fatta di frazioni,  chiediti: chi fa questa divisione in frazioni? sono gli altri che ti distraggono? sei tu che ti distrai ? che cosa puoi cambiare? su quante cose lavori mediamente in un'ora ?

Noi raccomandiamo di fare una cosa alla volta, e ciò non significa fare moltissime cose in rapidissima successione, fare una cosa importante per almeno un'ora, seguita da un'altra.

4. Crediamo nel contrario di “a qualunque costo”
A qualunque costo. È una bella espressione vero? È difficile trovare tre parole così cariche di ispirazione, aspirazione e ambizione.
Sembra quasi il mantra di un generale dell'esercito o di un chirurgo d'urgenza.
Peccato che nessuno di noi stia conquistando una collina sulle spiagge della Normandia, o salvando un paziente a cuore aperto.
Probabilmente stiamo cercando di rispettare una scadenza arbitraria, stabilita da chi non farà il lavoro e non sa che cosa va fatto per realizzarlo.
Oppure stiamo cercando di raggiungere un fantastico stretch goal che nessuno è mai riuscito a realizzare prima.

Le aspettative ragionevoli restano sempre fuori dalla porta, quando diamo spazio all'espressione "a qualunque costo". 
Nel momento in cui usiamo questa espressione, sappiamo che stiamo grossolanamente sottostimando la difficoltà del compito in cui ci stiamo cimentando. 
E quasi sicuramente non abbiamo abbastanza tempo, energia o soldi per tenere veramente fede al quel "qualunque costo".

A qualunque costo significa lavoro di bassa qualità: basta fare in tempo.

A qualunque costo significa che, se non lo fai, il tuo capo troverà qualcun altro a cui farlo fare .

Chi lavora da abbastanza tempo in posizioni importanti sa che ci sono davvero pochi momenti in cui il qualunque costo è veramente necessario.
Sono le situazioni in cui si rischia di non poter pagare gli stipendi oppure quelle in cui la reputazione aziendale è in gioco.

Il business di tutti i giorni non ha queste caratteristiche e non richiede il qualunque costo.
Dunque quello che noi facciamo è chiedere Quanto ci vuole ? Che cosa serve ?  E sono i leader in primis a fare questa domanda alle loro squadre. 
Queste domande invitano ad una conversazione, ad uno scambio, ad una discussione sulle strategie, a fare scelte, a fare tagli, a semplificare gli approcci, a decidere anche  a volte che ... non ne vale la pena dopo tutto.







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