COME GESTIRE I COMPORTAMENTI DISFUNZIONALI IN RIUNIONE

by Michael Wilkinson - Leadership Strategies

I comportamenti disfunzionali in riunione non sono uno scherzo: le conversazioni laterali, le persone che arrivano in ritardo, la negatività possono provocare ansia nel team.
Senza una preparazione adeguata, facilitare un meeting può diventare veramente faticoso. 
E una cosa è certa: un comportamento disfunzionale ignorato non scomparirà da solo.

Che cos'è un comportamento disfunzionale? 
E' una qualunque azione messa in atto da un partecipante, che serve a esprimere disapprovazione verso il contenuto della riunione - la modalità in cui viene gestita -  i partecipanti - fattori esterni di vario tipo.

Il comportamento disfunzionale è un sintomo, non la causa.

E ci sono 3 importanti aspetti da ricordare:

1. È il comportamento a essere disfunzionale non la persona.

Un team member può essere abitualmente attivo e cooperativo, ma nel contesto della riunione il suo comportamento può diventare disfunzionale.
E in realtà la transizione tra funzionale e disfunzionale può avvenire più volte durante lo stesso meeting .

2. Il comportamento disfunzionale può essere conscio o inconscio.
Spesso le persone danno segni di fastidio e non sono consapevoli del loro atteggiamento; altre volte sono intenzionali, nello sforzo di farsi notare, produrre un cambiamento, interrompere qualcosa che non piace.

3. La disfunzione è comunque sempre un modo di esprimere dispiacere o disaccordo, 
rispetto alla riunione, riguardo al modo in cui viene gestita, ai suoi partecipanti, o a fattori esterni


Tipi di disfunzioni 

Ci sono molti tipi di disfunzioni, e al crescere della loro intensità, crescerà la negatività dell'impatto sulla riunione.

Le forme precoci e lievi di disfunzione sono allontanarsi con la sedia dal tavolo o guardare il cellulare durante la riunione.  Potresti anche non accorgertene.

Le forme intermedie di disfunzione sono segnali udibili di disaccordo, azioni che possono irritare ma non sono di totale rottura (ad esempio sbuffare, alzare gli occhi al cielo, parlottare...).

Le forme più intense di disfunzione sono gli attacchi fisici e verbali, e sono ovviamente il segno che la rottura è in atto.

È intuitivo riconoscere che al crescere della disfunzione deve crescere anche l'intensità dell' intervento. 

Affrontare disfunzioni come il silenzio o il cellulare è relativamente facile; affrontare le forme intermedie di disfunzione è un pochino più difficile; decidere cosa fare di fronte ad attacchi pesanti è una sfida molto importante.


Prevenzione consapevole
È importante identificare le potenziali disfunzioni prima di iniziare la riunione, così da aumentare la possibilità di prevenirle.

Possiamo porci le seguenti domande, e per rispondere può essere utile cercare il confronto con dei colleghi:
- Ci saranno partecipanti che non sono d'accordo con la riunione ?
- Ci sono partecipanti che percepiranno di perdere qualcosa se la sessione o il progetto raggiunge i suoi obiettivi ?
- Ci sono partecipanti che non si apprezzano tra loro?
- Ci sono partecipanti che tendono a sottolineare sempre i problemi invece che portare soluzioni?
- ....
Rispondere a queste domande può aiutare a sviluppare strategie preventive, per eliminare le disfunzioni prima che accadano. 
Per esempio possiamo parlare prima della riunione con le persone che temiamo abbiano posizioni dirompenti, spiegare meglio alcune cose a tutti prima di iniziare, vedere le persone separatamente invece che obbligarle a stare tutte nella stessa stanza...etc...


Riconoscimento precoce

Se le disfunzioni non possono essere prevenute, la cosa migliore è individuarle appena emergono. 
Chi gestisce una riunione deve essere costantemente concentrato sui più piccoli segnali di coinvolgimento o demotivazione dei partecipanti. 
Quando le persone sono attivamente ingaggiate, stanno bene e difficilmente adottano comportamenti spiacevoli. 
Ugualmente, quando le persone non sono ingaggiate nel lavoro che stanno facendo, è molto più probabile che adottino atteggiamenti non utili e sgradevoli.

Segni di inizio di disingaggio sono la scarsa partecipazione alla discussione, le lamentele / obiezioni, scuotere la testa, allontanarsi dal tavolo, incrociare le gambe.
Si tratta di segnali fisici che vanno presi con la giusta attenzione, perché potrebbero anche essere causati da qualcos'altro, e non da una vera ostilità verso la riunione in corso.
In ogni caso, prestare attenzione ci permette di verificare se un primo sintomo può essere interpretato come l'inizio di un comportamento disfunzionale.


Soluzione pulita
La maniera con cui affrontare le disfunzioni varia a seconda della natura della disfunzione stessa, del numero delle persone impattate, della causa, ma in linea generale è possibile seguire questi quattro step:

1. Approccia la persona in privato. Se vuoi farlo in pubblico, fai riferimento al comportamento disfunzionale in termini generali.
Stabilisci quanto personale è la disfunzione che si sta verificando. Spesso è più utile parlare privatamente con il collega durante un break, dato che affrontarlo di persona davanti agli altri potrebbe non portare ad una risoluzione del conflitto, anzi.
Se invece il comportamento è diffuso, come per esempio il fatto che molte persone sono arrivate in ritardo, è assolutamente possibile e opportuno sottolineare questo problema con l'intero gruppo, senza puntare il dito su qualcuno in particolare.

2. Sviluppa empatia
Quando le persone si comportano in un modo disfunzionale, la nostra tendenza potrebbe essere quella di dire " smetti, comportati bene!". Sfortunatamente la maggior parte degli adulti non risponde bene a questo tipo di approccio. 
È invece più utile provare empatia verso la situazione, ed esprimerla mostrando preoccupazione riguardo allo stato in cui versa la persona, o dando un feedback apprezzativo rispetto a qualche altro suo comportamento.

3. Affronta la radice del problema 
Una volta stabilita empatia col sintomo, il passo successivo è affrontare la causa,  e per riuscirci occorre individuarla facendo domande.
Ecco un esempio di come farlo, rivolgendoci all'interessato: " Ho davvero bisogno della tua attenzione e del tuo contributo: quanto è importante il tema che stiamo affrontando per te?" 

4. Concorda una soluzione
Questo step finale permette di definire un modo in cui gestiremo la conversazione da lì in avanti.


Ecco un esempio che include i 4 passaggi 
Situazione : il sussurratore - il comportamento disfunzionale è tenere conversazioni a latere
I 4 step:
-Ricordare al gruppo le regole di base della riunione, per esempio parlare uno per volta e rispettare chi sta parlando
-Andare vicino a sussurratore, se capita ancora: spesso la tua stessa vicinanza lo farà smettere
-Discretamente fare un cenno per invitarlo a stare zitto con un dito sulle labbra
-Discutere in privato durante il break per assicurarsi che non ci siano problemi importanti






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