4 STEP PER MEETING VELOCI ED EFFICACI

by Christine Comaford

Christine Comaford di SmartTribes, dopo 30 anni di esperienza, riassume la comunicazione in azienda in sei tipologie chiave:
- condividere informazioni
- dar lustro a se stessi
- dibattere e decidere
- dimostrare tesi
- promettere
- richiedere
E afferma che solo due di queste modalità portano risultati: le promesse e le richieste.
Sfortunatamente le nostre riunioni sono molto più popolate dalle altre quattro forme di comunicazione.


Organizziamo riunioni perché vogliamo arrivare ad un qualche tipo di conclusione.
Per far sì che le riunioni siano di maggior valore dovremmo fare sempre queste 4 cose:

1) Definire l'obiettivo del meeting in anticipo: esattamente che cosa vogliamo/dobbiamo ottenere insieme?

Se devi condividere informazioni che non sono altamente sensibili, è assolutamente meglio mandare una mail piuttosto che convocare una riunione.

Se invece devi allineare le persone e assegnare del lavoro, è opportuno definire un'agenda molto chiara e serrata, e chiudere il meeting in massimo 45 minuti.
La nostra attenzione comincia a declinare dopo 45 minuti, dunque la chiave è condividere solo quel po' di informazioni necessarie a sollecitare domande o facilitare impegni, così da poter implementare al meglio.

Se devi fare il punto su un progetto, fa' che la cosa sia il più breve possibile: condividi informazioni super sintetiche, racconta ostacoli e sfide da superare e inserisci anche un piccolo momento educativo e uno di celebration per i risultati raggiunti.

Lo scopo del meeting è soltanto quello di condividere i tuoi pensieri o sentimenti ? Meglio optare per incontri 1-1

Vuoi fare un dibattito? Ti sei chiesto se è veramente necessario?

2. Invita solo le persone che possono decidere, possono fare, sono impattate.

Spesso i meeting sono troppo affollati perché vengono invitate troppe persone non necessarie.
Lo scopo di una riunione è  far succedere qualcosa, dunque scegli di avere nella stanza solo le persone che faciliteranno questo scopo, o che ne saranno impattate.

3. Definisci un meeting leader e un agenda molto precisa

Il meeting leader ha il compito di tenere tutti on track e di far raggiungere alla riunione i risultati che si prefigge. 

Dopo che ogni punto dell'agenda è definito, bisogna mantenere il focus sul raggiungere gli obiettivi indicati per ogni argomento.

Altri argomenti, collegati o collaterali, devono essere gestiti fuori dalla riunione, in un secondo momento, con le persone giuste per affrontarli.

Ricordiamoci sempre che l'obiettivo delle riunioni non è risolvere nei dettagli i problemi sul momento, ma assegnare responsabilità sulla base delle richieste e delle responsabilità.  
Ci saranno delle persone che si prenderanno carico di fare cose dopo il meeting e a cui verrà chiesto un follow up.

4. Manda una mail di recap con tutte le responsabilità, subito dopo il meeting

Il meeting leader ha il compito anche di riassumere tutte le richieste e tutte gli impegni presi, con i dettagli rilevanti per gli interessati.

Una richiesta vaga non va bene: i compiti che le persone si prendono in carico devono essere precisi e definiti nel tempo, in modo tale che le promesse possano essere mantenute.

È il lavoro del meeting leader quello di assicurarsi che tutti i partecipanti siano in grado e abbiano voglia di mantenere le loro promesse.


Il risultato di un approccio di questo tipo è che le riunioni diventano efficienti ed efficaci, e rendono i partecipanti contenti, attivi e con piena responsabilità verso gli altri.  La frustrazione, lo stress, la demotivazione si riducono.
Suggerisco di appendere sul muro di ogni sala riunione l'immagine che riassume le forme di comunicazione disfunzionali rispetto a quelle utili, per permettere a tutti di partecipare alle riunioni senza cadere nelle vecchie abitudini.






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