COME PERDERE MENO TEMPO IN RIUNIONE

by Liz Cook  - Racheryl Mc Creary

Passiamo ore della nostra vita in riunione: a volte le organizziamo noi, a volte sono organizzate da altri.
Le riunioni appartengono a tutti i partecipanti, e tutti i partecipanti dovrebbero sapere che hanno il diritto e il dovere di contribuire al loro buono svolgimento.
Abbiamo imparato tutti a lavorare facendo e osservando capi e colleghi, e non è detto che abbiamo avuto un imprinting utile e positivo. 
Ma c'è sempre tempo per migliorare le cose, se non funzionano al meglio.
Dunque ecco qualche suggerimento in caso vi accorgiate di disfunzioni durante la riunione a cui state partecipando. disfunzioni che inevitabilmente fanno perdere tempo a tutti.

QUANDO LA RIUNIONE INIZIA SENZA UN OBIETTIVO CHIARO potete dire:
“Scusa, mi sono perso. Possiamo prendere un secondo per ribadire l’obiettivo del meeting e cosa vogliamo ottenere alla fine? Mi è utile per rimanere concentrato e non perdermi le cose chiave.» IMPORTANTE: Non accusate mai, invece fate una domanda per guadagnare chiarezza.

QUANDO LA DISCUSSIONE «DERAGLIA» potete dire:
“Quelli di cui stiamo discutendo sono ottimi punti. So che dobbiamo tornare all’ argomento principale, ma non voglio perderli. Possiamo annotarli tra gli open points in modo da discuterli in un secondo momento, e adesso tornare al nostro argomento principale?”

QUANDO UNA PERSONA STA DOMINANDO
Se il team leader o chi ha indetto la riunione consente ad una persona di dominare la discussione, potete dire : “Stiamo discutendo di un tema importante, e Giovanni ha apertamente condiviso il suo punto di vista. Vorrei sentire il parere di tutti gli altri. Facciamo un giro di tavolo ?»

QUANDO UNO O PIÙ PARTECIPANTI «ABBANDONANO» O NON PARTECIPANO
“Stiamo discutendo di un tema importante. Mi piacerebbe sentire il parere di tutti. Possiamo fare un giro di tavolo e raccogliere tutte le opinioni e i suggerimenti?»

QUANDO LE DECISIONI O LE AZIONI NON VENGONO DOCUMENTATE
Vi suggerisco di dire così: “Sembra che abbiamo appena preso una decisione importante. Qualcuno può ripeterla così la annotiamo?»

SE LA RIUNIONE STA PER FINIRE, E IL LEADER NON RIEPILOGA DECISIONI E AZIONI
Potete dire così “Dopo un incontro così positivo, mi piacerebbe ce ne andassimo avendo ben chiaro tutto quel che abbiamo deciso, e chi deve fare cosa. Possiamo riassumere? «

Queste semplici tecniche sono utili per guidare la discussione durante una riunione in cui il leader non sta facilitando come dovrebbe. Ogni partecipante ha il diritto e il dovere di alzare la mano e parlare. La riunione appartiene ad ognuno dei partecipanti. E ognuno deve prendersi per il bene suo e di tutti la responsabilità di usare bene il tempo.


Se invece sono le riunioni virtuali ad occupare un buona parte del vostro tempo, ecco anche qui alcuni suggerimenti per coinvolgere e responsabilizzare i partecipanti.

CONSIGLI PER LA PREPARAZIONE DEL MEETING Prima di una riunione virtuale...
1 Distribuite informazioni e letture prima della riunione:
• gli orari di inizio e fine nei vari fusi orari • gli obiettivi della riunione • l’agenda: limitate il numero di temi in agenda, in modo che la riunione duri al massimo due ore (se necessario spezzate la riunione in due tranches) • testi da leggere e conoscere già quando inizia il meeting. Siate chiari sul fatto che i documenti inviati non verranno letti insieme, ma verranno discussi in riunione per prendere decisioni.
2 Chiedete ai partecipanti di prepararsi prima della riunione
• chiedete di mandarvi input , domande e idee prima della riunione • chiedete di preparare massimo 10 slide da 10’ totali a testa, con i loro contenuti / messaggi
3.Preparate slide sintetiche, impattanti, semplici, con contenuti rilevanti, ancor più che dal vivo.

CONSIGLI PER INIZIARE All'inizio del vostro incontro...
4. Fate l’ appello • Create un elenco con i nomi e le location di ogni partecipante • Chiedete a ciascuno di dire il suo nome, il suo ruolo, il suo contributo al meeting
5. Fate un’apertura potente: • Ricordate lo scopo, il «purpose» del meeting. • Ricordate l’agenda • Evidenziate i vantaggi per loro, quello che si porteranno via • Riconoscete il ruolo e la responsabilità di ciascuno per quel meeting • Ricordate le regole di base di interazione (es. parliamo uno per volta; usiamo la chat solo per problemi tecnici etc etc), e quelle di «galateo virtuale» (es. annunciarsi quando si entra in riunione – dire il proprio nome quando si inizia a parlare – non mettere il microfono in mute)

CONSIGLI PER LA GESTIONE DEL MEETING
6. Abbiate un’energia alta tutto il tempo e siate appassionati
7. Coinvolgete le persone una per una, ponendo domande aperte su cui possano aprirsi e contribuire. Chiedete a ognuno il suo contributo / opinione / suggerimento.
8. Lanciate sondaggi on line, con domande di interesse comune, per avere una fotografia istantanea di una certa situazione. Lanciate dei «giochi», per verificare l’apprendimento, se è una riunione informativa
9. Usate materiale video su cui fare commenti e condividere riflessioni e azioni
10. Riassumete tutte le decisioni prese passo passo, e ricapitolatele alla fine



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