IN RIUNIONE, DIAMO VALORE AGLI APPROCCI DISSONANTI

by David Kantor

La teoria delle Dinamiche Strutturali descrive come funziona (e non funziona) la comunicazione nei sistemi umani, dunque anche nelle riunioni di lavoro. Dato che si basa su comportamenti osservabili, offre spunti molto pratici per migliorare la comunicazione e i risultati dei meeting.

Ci sono 4 approcci o “ruoli” che vengono giocati da chi partecipa ad una riunione.
Tutti o ruoli sono importanti e tutti devono essere presenti.
Tutti i ruoli hanno luci ed ombre, tutti hanno un’intenzione positiva e delle trappole in cui possono cadere.
Attenzione: non sono «categorie di persone» ma "modalita’ di esprimersi e agire".

Si può scegliere di MUOVERE = proporre una soluzione o un’azione, dicendo per esempio “Io farei così…. La soluzione è …E’ necessario muoverci…..Dobbiamo trovare subito una strada….. «
Si può scegliere di SEGUIRE = dare il proprio accordo e supporto alla proposta di un altro, per esempio dicendo “Sono d’accordo e aggiungo anche….. Per far questo è necessario fare …..»
Si può scegliere di OPPORSI = sollevare obiezioni , fare critiche, evidenziare errori o dimenticanze, dicendo  « non son d’accordo….non è il momento….non funziona perchè…..»
Oppure si può scegliere di AVERE UN APPROCCIO LATERALE = vedere le cose da un altro punto di vista, e/o approfondire, dicendo per esempio: «abbiamo sentito le opinioni di Pietro e Luca, possiamo sentire anche tutti gli altri? …..stiamo guardando il problema nel modo sbagliato….ci sono impatti a medio lungo … ci sono impatti che non stiamo vedendo…»

Ciascuno di noi è in grado di attuare tutti e 4 gli approcci, anche se ce ne sono uno o due che ci vengono più naturali, specialmente quando una riunione si fa tesa e stressata:
sotto stress tendiamo tutti a chiuderci su ciò che ci è più abituale, e ad avere meno frecce al nostro arco.

Lavorare bene in team, specialmente se siamo il team leader, significa vedere quali ruoli sono intorno al tavolo, e valorizzarli.
Ogni ruolo si manifesta con un’intenzione positiva, e difende le sue ragioni.
L’ultima cosa che una persona vuole sentirsi dire è che “quello che sta dicendo non serve”.
Se un team member decide di parlare, è per dare un contributo, è “per esprimere un’intenzione positiva”. Quell’intenzione positiva va vista, riconosciuta e apprezzata, dai colleghi, e in particolar modo dal Team Leader. Frasi come “capisco quello che dici, e vedo che per te è importante……” sono molto potenti per far sentire le persone viste, accettate, parte del team, e utili. Senza riconoscimento, le stesse persone potrebbero dar sfogo a esternazioni più violente, oppure estraniarsi dal gioco: in entrambi i casi questo non genera effetti positivi sul gruppo, e non consente al singolo di dare il meglio che ha da offrire.

Solo dopo aver riconosciuto e apprezzato l’obiezione avanzata forse in modo troppo critico da un opposer o l’idea difesa forse troppo perentoriamente da un mover, il contributo laterale giunto in “zona cesarini” dal bystander o il “si va bene” troppo velocemente e generosamente elargito dal follower, potremo proporre la nostra visione sul da farsi.

Attenzione Team Leaders! I ruoli servono tutti.
Dunque verificate che ci siano, e se non è così siate disposti a “cambiare casacca” o a chiedere ad alcuni partecipanti di giocare altri ruoli.
Cosa succederebbe alle decisioni di team se non ci fossero opposers?
Andremmo forse a sbattere perché mancheremmo di vedere ostacoli, errori, impedimenti, o il nostro cammino sarebbe rallentato, o l’obiettivo non sarebbe raggiunto.
Cosa succederebbe alle decisioni di team se non ci fossero bystanders?
Probabilmente tenderemmo a ripetere le solite modalità, il solito vecchio modo di fare le cose, mancando di vedere impatti laterali, o non cogliendo opportunità ancora più grandi
Cosa succederebbe alle decisioni di team se non ci fossero Movers?
Ci sarebbe poca energia, poca determinazione, poca fiducia, poche idee, poca positività di fronte alle difficoltà
Cosa succederebbe alle decisioni di team se non ci fossero Followers?
Tante idee, poca concretezza. Tante idee nessun piano d’azione, nessuna struttura, ruoli poco chiari, compiti poco definiti

Perciò se vi accorgete che un ruolo manca, e vi sentite bravi in quel ruolo, prendetevelo: essere il team leader non significa fare il Mover, anzi!
Oppure, chiedete a un collega o un collaboratore particolarmente portato per quel ruolo, di prendersene carico.

Oppure rivolgetevi al team e dite “Vedo che manca un opposer,e stiamo andando troppo velocemente verso una soluzione. Chi vuole fare l’opposer, e mettere alla prova il piano che stiamo stendendo, per il bene del team?”

Lavorare bene in team, specialmente se siamo il team leader, significa fare in modo che tutti possano dire il loro pensiero, e cementare una coesione, per il presente e per il futuro.
Due momenti importanti di cui occuparsi
1. Disaccordo durante la riunione
Nel caso un collega non voglia assolutamente collaborare alla decisione che sta emergendo dal lavoro di team, e si mostri particolarmente riottoso, c’è una sola semplice domanda che possiamo porre: “Cosa ti serve per essere con noi in questa decisione?”
2. Conclusione di ogni riunione
Prendiamo l’abitudine di chiederci alla fine di una riunione due semplici domande:
Che voto diamo al risultato che abbiamo ottenuto oggi, alla decisione con cui stiamo uscendo dalla riunione?
Che voto diamo al modo in cui abbiamo lavorato?
Quando escono voti bassi, date la possibilità a chi li ha espressi di rispondere a questa domanda: “Cosa è mancato, cosa sarebbe servito perché tu potessi dare un voto più alto?”

In sintesi, il modo per utilizzare le Dinamiche di Team quotidianamente in modo pratico è la seguente:
  • Osservate voi stessi e gli altri e notate quali dei 4 approcci sono presenti in quel momento intorno al tavolo 
  • Apprezzate la buona intenzione che nella stragrande maggioranza dei casi sta dietro ogni approccio, anche se le modalità possono essere irritanti.
    In altri termini, non giudicate, non contraddicete in modo diretto, ma riconoscete e ringraziate per il contributo e l’intenzione positiva. 
  • Se ci sono approcci mancanti o poco rappresentati, decidete di cambiare il vostro approccio,
    per assumere un «cappello» diverso, più utile ad ottenere una discussione ricca e una decisione efficace 
  • Fate notare agli altri che alcuni approcci mancano o sono sottorappresentati, e chiedete chi ha voglia di ricoprire i ruoli mancanti.
    Ad esempio potete dire "non c’è nessuno che sta mettendo in discussione la decisione: chiedo che almeno uno di voi faccia challenge" 
  • Se ci sono persone che si oppongono in modo tenace, chiedete loro «cosa ti serve per essere d’accordo ? Cosa ti serve per uscire da qui con una decisione concordata?» 
  • Chiudete sempre le riunioni invitando ad un breve giro di tavolo per dare un voto al risultato ottenuto e un secondo giro di tavolo per dare un voto al modo in cui si è lavorato.
    E approfondite cosa serviva per dare voti più alti. Sarà un ottimo insegnamento per il futuro. 
Essere consapevoli del ruolo giocato da voi e dalle diverse persone intorno al tavolo è il punto di partenza per comprendere le dinamiche di team e arrivare a buone decisioni in tempi equi. 


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