SCRIVERE PER FAR PASSARE "REALMENTE" IL MESSAGGIO CHE DESIDERI: LA "PIRAMIDE ROVESCIATA"


by The University of Leicester - https://le.ac.uk/ 

Una delle abilità di un buon giornalista è essere in grado di riferire una storia chiaramente, brevemente e in modo da attrarre l'attenzione del lettore fin dall'inizio. Sfogliare rapidamente un qualsiasi giornale rivelerà molti esempi su come raccontare una storia nel minor numero di parole possibile. È un'abilità che può avere reali benefici anche sul posto di lavoro, specialmente se siete un leader. E’ un enorme risparmio di tempo quando leggiamo un report che cattura la nostra attenzione,  è sintetico, contiene tutte le informazioni importanti, e le sintetizza chiaramente fin dall’inizio. Se lo scrittore si concentra su ciò che è realmente importante il lettore non resta "impantanato" in  una comunicazione troppo lunga e dispersiva. Questo stile di scrittura è spesso chiamato la "Piramide Rovesciata", e in questo articolo esploriamo come utilizzare questa tecnica ed esaminiamo i pro e i contro.

Comprendere la Piramide Rovesciata
La
Piramide Rovesciata è un  modello semplice ed efficace per la produzione di contenuto «eye-catching» e facilmente digeribile. Prende gli elementi chiave dello scrivere , come l’introduzione, la descrizione, la conclusione e la spiegazione, e li mette in ordine in base alla loro importanza. Nel modello della Piramide Rovesciata (vedi figura 1) le informazioni più importanti vanno per prime. Questo è chiamato «front loading – carica frontale». Questa sezione di apertura, nota tecnicamente come sommario, deve riassumere il messaggio completo in poche frasi. I paragrafi successivi poi presentano informazioni meno cruciali, in ordine decrescente di importanza. Tornando al nostro esempio di un articolo di giornale, l'idea della Piramide Rovesciata è che un lettore deve ottenere subito le informazioni più importanti. Se lui o lei smette di leggere dopo i primi due paragrafi, avrà  comunque trattenuto  i punti principali della storia. Se continua a leggere, può comunque interrompersi in qualsiasi punto all'interno dell'articolo e non perdere le informazioni cruciali. Inoltre questo sistema consente agli editors di accorciare le storie per adattarle allo spazio disponibile su una pagina, senza perdere nessuno degli elementi chiave. Questo approccio può anche essere utilizzato nel business,  nello scrivere per lavoro. Lo scopo di qualunque forma di vostra comunicazione è che il vostro messaggio venga ricevuto e compreso, e dunque se voi usate il «front loading» nei vostri report o nelle e-mail, il vostro lettore immediatamente vedrà i punti che vi stanno  più a cuore. Inoltre, i vostri messaggi spiccheranno nella massa di informazioni confuse, pesanti e prolisse che riceviamo ogni giorno, e i lettori avranno più voglia di leggere le vostre comunicazioni in futuro.
Figura 1 – La Piramide Rovesciata

Usare la Piramide Rovesciata
Ecco i  quattro semplici passaggi per utilizzare la Piramide Rovesciata.
1
. Scegli le Informazioni più importanti
Individua la
parte più importante del messaggio, e la quantità minima di informazioni di cui hai bisogno per dare al destinatario la possibilità di capire. Decidi quali dettagli sono via via meno importanti, e progetta un "ordine di apparizione" per le informazioni nel tuo pezzo
2
. Usa il «Front Loading» con un sommario breve e forte.
Imposta
un massimo di 30 parole per la tua sezione di apertura, oppure datti come limite massimo il numero di parole che consente di leggere tutto senza fare scroll down.  Limitati ad un paio di brevi paragrafi o frasi che riassumono i dettagli più importanti, e fai guidare il tuo argomento chiave.
Coprire in  questa sezione i 6 W+H della storia  (
what, who, where, when, why, how) può essere troppo. La tua priorità devono essere il What e il Who. Il «Where" e «When" possono venire dopo, e ancora dopo il Why e il How.

Ricordati di essere semplice: usa un linguaggio colloquiale, quotidiano, ed evita i gerghi.
3
. Aggiungi le Informazioni a Supporto e  i Dettagli
Questo è il posto 
dove  includere la maggior parte delle tue informazioni, ampliare il tuo argomento, descrivere i problemi, o fornire materiale a supporto. Le illustrazioni, le citazioni e le statistiche possono andare qui. Tali informazioni aiuteranno il lettore, ma non sono essenziali per la comprensione del messaggio. Tieni questa sezione chiara e concisa. La tua comunicazione può avere più «respiro» qui che nel sommario, ma ricordati che vuoi tenere l’attenzione dei tuoi lettori e non vuoi perderli, dunque evita di travolgerli di dettagli che a loro non servono.
Dividi 
i punti in paragrafi distinti, e usa il criterio del «front-loading»  in ogni paragrafo.
4
. Chiudi Il pezzo con il background o le informazioni aggiuntive.
Puoi chiudere la tua mail con dati
e informazioni che possono non essere direttamente collegati al tuo soggetto principale, ma che potrebbero aiutare qualcuno a capire meglio. Questo  può includere il background e i dettagli storici.

La
Piramide Rovesciata è l'ideale per scrivere le email. Probabilmente scrivi e leggi dozzine di email ogni giorno, quindi puoi ridurre il sovraccarico di informazioni. E quando devi scrivere report dettagliati che non sono adatti a questa tecnica, è possibile ed è molto utile al lettore includere una sintesi basata su questa tecnica.

Evitare Potenziali Insidie
La Piramide Rovesciata è uno strumento di scrittura  molto versatile, ma non è universale. Non raggruppa informazioni simili e non presenta in ordine cronologico. Quindi, se non costruite il messaggio a regola d’arte, potete rischiare di confondere il lettore. C’è anche il rischio di perdere i vostri lettori dopo il Sommario iniziale. Avranno ottenuto i punti chiave, ma se non vanno a avanti a leggere perderanno le informazioni a supporto e altre info  importanti. Non si presta dunque a tutte le situazioni di business. Per esempio, a volte, si vuole costruire un avvincente step-by-step nel discorso, oppure si deve  seguire un determinato template nello scrivere un rapporto. Oppure ancora, la vostra audience potrebbe privilegiare , avendo molto tempo a disposizione, un approccio più didascalico, consequenziale e di dettaglio.
In generale però, il principio guida della Piramide Rovesciata da più vantaggi che rischi, specialmente sul lavoro, perché ci obbliga a chiarire prima di tutto a noi stessi cosa vogliamo che l’altro sappia, dovesse avere a disposizione anche  solo pochi minuti. E ci rende agli occhi dei nostri interlocutori un manager focalizzato,  orientato al risultato, capace di gestire il tempo proprio e degli altri e di mettersi nei loro panni.