I RUOLI CHE GIOCHIAMO IN RIUNIONE

by The Kantor Institute

La teoria delle Dinamiche Strutturali descrive come funziona (e non funziona) la comunicazione nei sistemi umani, dunque anche nelle riunioni di lavoro. Dato che si basa su comportamenti osservabili, offre spunti molto pratici per migliorare la comunicazione e i risultati dei meeting.

Ci sono 4 approcci che vengono giocati da chi partecipa ad una riunione.
Tutti sono importanti e devono essere presenti. tutti hanno luci ed ombre.
Attenzione: non sono «categorie di persone» ma "modalita’ di esprimersi e agire".

Si può scegliere di MUOVERE = proporre una soluzione o un’azione, dicendo per esempio “Io farei così…. La soluzione è …E’ necessario muoverci…..Dobbiamo trovare subito una strada….. «
Si può scegliere di SEGUIRE = dare il proprio accordo e supporto alla proposta di un altro, per esempio dicendo “Sono d’accordo e aggiungo anche….. Per far questo è necessario fare …..»
Si può scegliere di OPPORSI = sollevare obiezioni , fare critiche, evidenziare errori o dimenticanze, dicendo per esempio « non son d’accordo….non è il momento….non funziona perchè…..»
Oppure si può scegliere di AVERE UN APPROCCIO LATERALE = vedere le cose da un altro punto di vista, e/o approfondire, dicendo per esempio: «abbiamo sentito le opinioni di Pietro e Luca, possiamo sentire anche tutti gli altri? …..stiamo guardando il problema nel modo sbagliato….ci sono impatti a medio lungo … ci sono impatti che non stiamo vedendo…»

Ciascuno di noi è in grado di attuare tutti e 4 gli approcci, anche se ce ne sono uno o due che ci vengono più naturali, specialmente quando una riunione si fa tesa e stressata: 
sotto stress tendiamo tutti a chiuderci su ciò che ci è più abituale, e ad avere meno frecce al nostro arco.

Lavorare bene in riunione significa scegliere quale approccio serve per il buon esito della riunione stessa, cioè per arrivare a prendere decisioni efficaci, di cui siamo convinti, nei tempi dati.
Cosa fare ?
  1. Osservate voi stessi e gli altri e notate quali dei 4 approcci sono presenti in quel momento intorno al tavolo 

  2. Apprezzate la buona intenzione che nella stragrande maggioranza dei casi sta dietro ogni approccio, anche se le modalità possono essere irritanti.
    In altri termini, non giudicate, non contraddicete in modo diretto, ma riconoscete e ringraziate per il contributo e l’intenzione positiva.

  3. Se ci sono approcci mancanti o poco rappresentati, decidete di cambiare il vostro approccio,
    per assumere un «cappello» diverso, più utile ad ottenere una discussione ricca e una decisione efficace

  4. Fate notare agli altri che alcuni approcci mancano o sono sottorappresentati, e chiedete chi ha voglia di ricoprire i ruoli mancanti.
    Ad esempio potete dire "non c’è nessuno che sta mettendo in discussione la decisione: chiedo che almeno uno di voi  faccia challenge"

  5. Se ci sono persone che si oppongono in modo tenace, chiedete loro «cosa ti serve per essere d’accordo ? Cosa ti serve per uscire da qui con una decisione concordata?» 

Essere consapevoli del ruolo giocato da voi e dalle diverse persone intorno al tavolo è il punto di partenza per comprendere le dinamiche di team e arrivare a buone decisioni in tempi equi.