PIU' PRODUTTIVITA': L'ANTI TIME MANAGEMENT

by Ivan Blatter

Nella pratica è impossibile applicare i metodi di Time Management classici. Sono troppo complicati, troppo costosi, e troppo inflessibili.
Il Time Management classico è vecchio e non offre risposte alle sfide di oggi. Nonostante tutti gli sforzi, lo stress, la pressione e l’insoddisfazione continuano a crescere.
Oggi abbiamo bisogno di una forma di anti time management.
Il problema non è riuscire a estrarre fino all'ultima goccia dal limone: oggi gestire il tempo significa sfruttare il nostro potenziale senza esaurire noi stessi.
E prima di tutto questo richiede allenamento.
Non c'è una formula magica e non c'è il suggerimento rivoluzionario, però la buona notizia è che abbiamo dentro di noi il potere di lavorare più produttivamente.

Perché il Time Management tradizionale non funziona.
Lavorare in modo più produttivo è una skill che possiamo imparare, anche se molte condizioni lo rendono difficile
1. A volte non è chiaro quello che è veramente importante, anche perché spesso non sappiamo che cos'è importante per noi, o non sappiamo precisamente cosa vogliamo
2. Abbiamo molti fattori da considerare: il nostro mondo è molto complesso
3. L'inaspettato spesso accade: cose impreviste e non pianificate a cui dobbiamo dare una risposta
4. Gli altri dipendono da noi. Non siamo liberi di decidere di tutto il nostro tempo: colleghi, collaboratori, capi, clienti vogliono tutti un pezzo di noi e contano su di noi
5. Siamo esseri umani: procrastiniamo, siamo inefficienti e a volte non abbiamo abbastanza voglia o energia. In più facciamo errori. Grazie a Dio non siamo robot
6. La tecnologia peggiora le cose. Non possiamo più lavorare senza computer, senza smartphone, senza tablet, e con queste nuove tecnologie sono emersi nuovi problemi: siamo sempre disponibili e siamo continuamente distratti.

Per gestire meglio il nostro tempo, e aumentare la nostra produttività sul lavoro, c’è fondamentalmente una singola cosa che dobbiamo fare: prendere decisioni consapevoli.
Il decision making non è solo una skill importante nel business, è anche una skill importante per gestire con successo il nostro tempo.
Quando non prendiamo decisioni consce, ci ritroviamo durante la giornata sbattuti qua e là come una pallina da flipper. Prendiamo decisioni continuamente "se faccio questo non faccio l'altro". Solo che le decisioni che prendiamo tendono ad essere più inconsce di quanto ci rendiamo conto. E se non prendiamo le nostre decisioni consciamente, succede che sono gli altri a decidere per noi, i colleghi, i capi, i collaboratori. Il Time Management efficace è prendere decisioni consce su quello che è importante.
Avremo sempre da fare di più di quello che realisticamente possiamo completare in un’unità di tempo: inevitabilmente dobbiamo prendere decisioni in favore di alcune cose contro altre, in altri termini dobbiamo discriminare. Il Time Management si basa sulla risposta ad una singola domanda: Qual è la cosa più importante per me adesso?

Per rispondere a questa domanda dobbiamo innanzitutto avere una comprensione molto chiara delle fondamenta del nostro lavoro, e questa comprensione origina da alcune decisioni, che a loro volta originano dalla risposta che diamo ad alcune domande:
Che cosa voglio fare?
Che cosa è importante per me ?
Quali valori contano per me?
Quali ruoli voglio interpretare ?
Quali ruoli devo interpretare?
ecc ecc

Solo una volta che avremo messo a fuoco gli aspetti fondativi per noi del nostro successo e della nostra riuscita, saremo pronti per implementare alcuni suggerimenti.
Forse non saranno "rocket science", come dicono gli inglese, sono utili nella pratica.

LA NOT TO DO LIST
La lista include le cose che non c'è bisogno che facciamo, che non sono utili al nostro scopo e non abbiamo più voglia di fare.
Per scrivere questa lista prestate particolare attenzione alle attività che vi trattengono dal raggiungere i vostri obiettivi.
E fate un check di questa lista tutte le settimane. 

DIRE NO
Prendere decisioni significa anche essere capaci di dire di no. Non importa quante ore abbiamo durante la giornata, non avremo mai abbastanza tempo per tutto.
Essere in grado di dire no è una forma di autodifesa: è l'arte di prendere la giusta decisione, nel momento giusto, e con il tono giusto.
Con tatto e con moderazione puoi dire no al tuo capo e al tuo cliente.

PULIRE L' INBOX
Normalmente rileggiamo le mail varie volte prima di decidere finalmente che farne: non usiamo il nostro inbox come una cassetta delle lettere, ma come una to-do-list, come un posto dove archiviamo delle cose.  Se pensiamo al nostro inbox come una cassetta delle lettere, quello che facciamo quotidianamente è questo: andiamo una ventina di volte ad aprire la cassetta delle lettere, tiriamo fuori la posta, apriamo le lettere nuove, le guardiamo brevemente e poi le rimettiamo dentro, poi riprendiamo le lettere vecchie e le rimettiamo nelle loro buste, poi richiudiamo la cassetta delle lettere. Folle, no?
Non penseremmo mai di usare in questo modo la nostra cassetta delle lettere, eppure lo facciamo col nostro Inbox.
Trattate le mail come delle vere lettere!
- Aprite l' inbox quando avete intenzione di processare le email
- Leggete ogni mail una volta e decidete che cosa dovete farci: dopo questa decisione non ci sarà più nessun’altra decisione da prendere, e la mail potrà essere archiviata o cancellata.

Se ci pensate bene non ci sono molte cose che possiamo fare con una mail :
- possiamo cancellarla se  non è rilevante
- possiamo leggerla, capire che non c'è niente da fare, e archiviarla immediatamente
- possiamo leggerla, capire che serve fare qualcosa per cui bastano meno di 5 minuti. E dopo cancellarla o archiviarla.
- possiamo leggerla, capire che serve fare qualcosa che prende più di 5 minuti, dunque metterla in una cartella che si chiama To do.